Giấy phép thông quan hàng hóa (tờ khai hải quan) là gì? Tìm hiểu quy trình khai báo, chuẩn bị hồ sơ và cách Luật PVL Group hỗ trợ thông quan nhanh, chính xác.
1. Giới thiệu về Giấy phép thông quan hàng hóa (tờ khai hải quan)
Giấy phép thông quan hàng hóa, hay còn gọi là tờ khai hải quan, là văn bản xác nhận của cơ quan hải quan cho phép lô hàng được phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu sau khi đã hoàn tất các thủ tục kiểm tra, xác minh và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Đây là tài liệu bắt buộc trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, đồng thời là bằng chứng pháp lý chứng minh tính hợp pháp của lô hàng.
Tờ khai hải quan được áp dụng theo hình thức điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS hoặc truyền thống tại chi cục hải quan nơi làm thủ tục. Trong nội dung tờ khai có đầy đủ thông tin về người xuất khẩu/nhập khẩu, mã hàng, xuất xứ, thuế suất, giá trị khai báo, mã loại hình, điều kiện giao hàng, cảng đi/cảng đến…
Thông quan hàng hóa là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam hoặc được phép xuất đi thị trường quốc tế. Nếu không có tờ khai hải quan hoặc tờ khai bị từ chối thông quan, hàng hóa có thể bị giữ lại, phạt hành chính, hoặc thậm chí bị tịch thu.
Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thời gian thông quan nhanh chóng, việc hiểu rõ về giấy phép thông quan hàng hóa (tờ khai hải quan) và quy trình thực hiện là yếu tố sống còn với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
2. Trình tự thủ tục xin cấp Giấy phép thông quan hàng hóa (tờ khai hải quan)
Thủ tục xin cấp tờ khai hải quan được thực hiện thông qua Hệ thống hải quan điện tử quốc gia, với quy trình chuẩn như sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và chứng từ liên quan đến lô hàng
Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình xuất nhập khẩu, mã HS, trị giá khai báo, xuất xứ, điều kiện giao hàng (Incoterms), thuế suất và các chính sách quản lý chuyên ngành áp dụng cho hàng hóa.
Bước 2: Khai báo tờ khai hải quan điện tử
Truy cập hệ thống VNACCS/VCIS hoặc phần mềm hải quan được cấp phép (ECUS5-VNACCS…) để tiến hành khai báo điện tử. Thông tin được khai bao gồm:
Tên người khai
Tên hàng, mã HS
Nước xuất xứ/nước đến
Trị giá hóa đơn
Số lượng, khối lượng, đơn giá
Thuế suất và số thuế dự kiến
Bước 3: Nộp chứng từ và nhận phân luồng kiểm tra
Sau khi khai báo thành công, hệ thống sẽ phân luồng tờ khai theo 1 trong 3 mức:
Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, được thông quan ngay.
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bước 4: Nộp thuế và hoàn tất thông quan
Nếu tờ khai được phân luồng xanh/vàng và đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp thuế (qua hệ thống nộp thuế điện tử hoặc tại ngân hàng). Sau khi xác nhận đã nộp đủ thuế, hệ thống sẽ trả kết quả thông quan và hàng hóa được phép ra/vào cảng.
Bước 5: Lấy hàng hoặc giao hàng cho khách hàng
Sau khi có thông báo thông quan, doanh nghiệp sẽ thực hiện lệnh giao hàng tại cảng/cửa khẩu để nhận hàng hoặc tổ chức giao hàng cho đối tác quốc tế nếu là hàng xuất khẩu.
3. Thành phần hồ sơ khai báo để được thông quan hàng hóa
Để đảm bảo quá trình khai báo hải quan diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như sau:
Chứng từ thương mại
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
Chứng từ pháp lý và kỹ thuật
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý)
Kết quả kiểm tra chất lượng, kiểm dịch (nếu có)
Chứng nhận hợp quy hoặc công bố chất lượng hàng hóa
Thông tin khai báo điện tử
Mã số thuế, mã loại hình, mã doanh nghiệp
Mã HS (Harmonized System) chính xác
Căn cứ tính thuế (FOB, CIF…)
Chứng từ nộp thuế
Chứng từ nộp thuế GTGT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Ngoài ra, đối với doanh nghiệp mới thành lập, cần đăng ký chữ ký số, tài khoản trên hệ thống hải quan và phần mềm khai báo phù hợp để khai tờ khai nhanh chóng, chính xác.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin tờ khai hải quan và thông quan hàng hóa
Mã HS ảnh hưởng trực tiếp đến thuế và kiểm tra chuyên ngành. Việc phân loại mã HS sai có thể dẫn đến khai sai thuế suất, bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính hoặc buộc tái xuất hàng hóa. Do đó, cần xác định mã HS thật chuẩn theo biểu thuế hiện hành.
Tờ khai phải khớp tuyệt đối với chứng từ. Thông tin về số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, tên hàng, quy cách… trong tờ khai phải khớp với hóa đơn, vận đơn, packing list và C/O để tránh bị yêu cầu khai sửa lại, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Lựa chọn đúng loại hình xuất nhập khẩu. Loại hình khai báo (ví dụ: A11, A12, B11, E31…) ảnh hưởng đến chính sách thuế, đối tượng miễn giảm thuế và cách xử lý sau thông quan.
Cần lưu ý đến các quy định quản lý chuyên ngành. Một số hàng hóa nhập khẩu như mỹ phẩm, thực phẩm, máy móc đã qua sử dụng, thiết bị y tế… cần có giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chất lượng từ các bộ/ngành như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT.
Không để hàng tồn tại cảng lâu. Nếu hàng hóa bị trễ thông quan do thiếu hồ sơ, khai sai hoặc bị phân luồng đỏ, sẽ phát sinh phí lưu kho, lưu bãi rất cao, ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh.
Doanh nghiệp mới nên sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp. Các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm nên sử dụng dịch vụ tư vấn và khai báo của đơn vị chuyên môn để tránh sai sót về kỹ thuật và pháp lý.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ xin Giấy phép thông quan hàng hóa (tờ khai hải quan) nhanh, chính xác và uy tín
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và pháp lý doanh nghiệp, Luật PVL Group tự hào mang đến giải pháp khai báo hải quan và xin thông quan nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói:
Tư vấn toàn diện về mã HS, chính sách thuế và thủ tục khai báo
Chuẩn bị và rà soát hồ sơ chứng từ hải quan
Thay mặt doanh nghiệp khai tờ khai điện tử, xử lý phân luồng và theo dõi kết quả thông quan
Làm việc với các đơn vị kiểm tra chuyên ngành nếu hàng thuộc diện kiểm dịch, kiểm định, giám định
Hỗ trợ xử lý vướng mắc sau thông quan hoặc truy thu thuế
Với mạng lưới cộng tác viên và đại lý hải quan trải dài tại các cảng biển, sân bay, cửa khẩu lớn trên toàn quốc, Luật PVL Group cam kết giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, giảm thiểu rủi ro pháp lý, tối ưu chi phí logistics.
Tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Hãy liên hệ với chúng tôi – Luật PVL Group cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi hành trình xuất nhập khẩu, với sự chuyên nghiệp, hiệu quả và tận tâm.
