Giấy phép sử dụng phần mềm quản lý BĐS, CRM theo chuẩn dữ liệu là gì? Thủ tục đăng ký, hồ sơ pháp lý và những lưu ý quan trọng khi triển khai phần mềm đúng quy định. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu.
1. Giới thiệu về giấy phép sử dụng phần mềm quản lý bất động sản, CRM theo chuẩn dữ liệu
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trong ngành bất động sản, việc áp dụng phần mềm quản lý bất động sản (Property Management Software – PMS) và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) đã trở thành một xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, chăm sóc khách hàng và tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc triển khai sử dụng các hệ thống phần mềm này không đơn thuần là cài đặt và vận hành nội bộ. Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Luật An toàn thông tin mạng, Luật Công nghệ thông tin và các tiêu chuẩn kỹ thuật do Bộ Xây dựng, Bộ TT&TT ban hành, các phần mềm quản lý bất động sản, CRM có tích hợp dữ liệu khách hàng, giao dịch và hệ thống hạ tầng kỹ thuật phải được kiểm định, công bố hợp chuẩn/hợp quy và đăng ký sử dụng theo tiêu chuẩn dữ liệu ngành.
Việc xin giấy phép sử dụng phần mềm quản lý bất động sản, CRM theo chuẩn dữ liệu là cần thiết nhằm đảm bảo hệ thống phần mềm tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu, kết nối liên thông cơ sở dữ liệu đất đai, tài sản, giao dịch điện tử, và tránh rủi ro về pháp lý liên quan đến xử lý, lưu trữ thông tin khách hàng.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, các dự án lớn cần tích hợp với hệ thống dữ liệu công quốc gia hoặc hoạt động theo mô hình sàn giao dịch số, phần mềm cần đạt chuẩn để được cơ quan chức năng cấp phép hoạt động chính thức.
Công ty Luật PVL Group là đơn vị tư vấn uy tín, chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xin cấp phép sử dụng phần mềm quản lý BĐS, CRM đạt chuẩn – từ tư vấn pháp lý, chuẩn hóa hồ sơ kỹ thuật đến làm việc với cơ quan quản lý nhà nước để hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép sử dụng phần mềm quản lý bất động sản, CRM theo chuẩn dữ liệu
Thủ tục xin cấp phép sử dụng phần mềm quản lý BĐS và CRM đạt chuẩn dữ liệu được thực hiện theo hướng dẫn từ Bộ Thông tin và Truyền thông, kết hợp với các quy định chuyên ngành do Bộ Xây dựng hoặc Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành. Trình tự cụ thể như sau:
Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý và điều kiện phần mềm
Doanh nghiệp cần đánh giá phần mềm đang sử dụng hoặc dự kiến triển khai có nằm trong danh mục yêu cầu công bố hợp chuẩn, hợp quy theo quy định không. Đối với các phần mềm quản lý tài sản, đất đai, dân cư, dữ liệu khách hàng,… thường sẽ thuộc diện cần cấp phép.
Bước 2: Đánh giá phần mềm theo tiêu chuẩn kỹ thuật
Tiến hành kiểm định phần mềm tại các tổ chức được Bộ TT&TT chỉ định. Phần mềm phải đáp ứng yêu cầu về kiến trúc mở, bảo mật, khả năng kết nối dữ liệu, lưu trữ, phân quyền truy cập,… theo tiêu chuẩn Việt Nam như TCVN 11930:2017 hoặc các tiêu chuẩn chuyên ngành khác.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng phần mềm đạt chuẩn
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp phép hoặc đăng ký sử dụng phần mềm đạt chuẩn lên Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc Sở Thông tin & Truyền thông tùy thẩm quyền quản lý địa phương.
Bước 4: Thẩm định hồ sơ và đánh giá thực tế
Cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ và trong một số trường hợp có thể kiểm tra, đánh giá trực tiếp hệ thống tại đơn vị sử dụng. Kết quả thẩm định có thể bao gồm biên bản kiểm tra, đề xuất hoàn thiện, hoặc quyết định cấp phép chính thức.
Bước 5: Cấp giấy phép sử dụng phần mềm theo chuẩn dữ liệu
Khi hồ sơ hợp lệ và hệ thống phần mềm đạt tiêu chuẩn, cơ quan quản lý sẽ cấp giấy phép xác nhận phần mềm được phép sử dụng theo chuẩn dữ liệu cho mục đích quản lý bất động sản, giao dịch và chăm sóc khách hàng.
Bước 6: Giám sát và tái kiểm tra định kỳ (nếu có)
Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp có trách nhiệm duy trì hệ thống đúng chuẩn, thực hiện các đợt kiểm tra định kỳ theo yêu cầu của cơ quan cấp phép.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp phép sử dụng phần mềm quản lý bất động sản, CRM
Một bộ hồ sơ đầy đủ xin cấp phép sử dụng phần mềm quản lý bất động sản và CRM bao gồm:
Văn bản đề nghị cấp phép sử dụng phần mềm (theo mẫu ban hành)
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức xin cấp phép
Tài liệu mô tả kỹ thuật phần mềm: chức năng, cấu trúc hệ thống, sơ đồ cơ sở dữ liệu, mô hình bảo mật, hệ thống phân quyền
Báo cáo kết quả kiểm tra phần mềm của tổ chức đánh giá độc lập (nếu có)
Kết quả công bố hợp chuẩn/hợp quy (nếu phần mềm thuộc danh mục phải công bố)
Bản cam kết bảo đảm an toàn thông tin, quyền riêng tư người dùng và tuân thủ quy định pháp luật về an toàn dữ liệu
Thỏa thuận cấp quyền sử dụng phần mềm giữa đơn vị phát triển và đơn vị vận hành (trong trường hợp sử dụng phần mềm thuê ngoài, theo hình thức SaaS)
Ảnh chụp phần mềm, video mô tả quy trình hoạt động (nếu được yêu cầu)
Bản sao hợp đồng hoặc kế hoạch triển khai phần mềm trong doanh nghiệp
Hồ sơ cần được đóng dấu, ký tên của người đại diện theo pháp luật và có thể nộp bản giấy kèm bản điện tử để phục vụ công tác đối chiếu.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép phần mềm quản lý BĐS, CRM theo chuẩn dữ liệu
Trước khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ phần mềm có phục vụ chức năng nào: quản lý dự án, quản lý giao dịch, lưu trữ dữ liệu khách hàng hay chỉ đơn thuần là hệ thống chăm sóc khách hàng? Mỗi mục đích sử dụng sẽ dẫn đến yêu cầu pháp lý khác nhau.
Việc lựa chọn phần mềm cần chú trọng đến nguồn gốc, bản quyền rõ ràng và có thể cung cấp được tài liệu kỹ thuật phục vụ công bố hợp chuẩn/hợp quy. Trong nhiều trường hợp, sử dụng phần mềm nước ngoài hoặc phần mềm mã nguồn mở không được hỗ trợ bởi đơn vị uy tín sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong thẩm định.
Hệ thống phải tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật thông tin cá nhân theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP và có cơ chế lưu trữ, mã hóa dữ liệu rõ ràng. Đối với phần mềm CRM, việc lưu trữ, phân tích dữ liệu khách hàng, hành vi tiêu dùng cần bảo đảm không vi phạm quyền riêng tư theo Luật Dân sự và Luật An toàn thông tin mạng.
Nếu phần mềm tích hợp kết nối với dữ liệu từ hệ thống nhà nước (đăng ký đất đai, quản lý cư trú, mã số thuế,…), thì việc xin cấp phép càng trở nên bắt buộc và phải tuân thủ yêu cầu kỹ thuật chặt chẽ hơn.
Doanh nghiệp cũng nên lưu ý cập nhật giấy phép định kỳ, nhất là khi phần mềm được nâng cấp chức năng, mở rộng quy mô sử dụng hoặc thay đổi đơn vị phát triển. Cơ quan quản lý hoàn toàn có thể thu hồi giấy phép nếu phát hiện vi phạm hoặc không đảm bảo điều kiện vận hành phần mềm an toàn.
5. Luật PVL Group – Đồng hành pháp lý trong việc xin cấp phép phần mềm quản lý bất động sản, CRM chuyên nghiệp và hiệu quả
Hiểu rõ sự phức tạp trong việc chuẩn hóa phần mềm theo quy định pháp luật, Luật PVL Group cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xin cấp phép sử dụng phần mềm quản lý bất động sản và CRM theo chuẩn dữ liệu một cách toàn diện và chuyên sâu.
Chúng tôi hỗ trợ:
Đánh giá phần mềm hiện hành của doanh nghiệp có thuộc diện cần xin phép không
Chuẩn hóa tài liệu kỹ thuật, bảo mật, kiến trúc hệ thống theo mẫu chuẩn
Đại diện làm việc với đơn vị kiểm định phần mềm và cơ quan nhà nước
Soạn thảo và nộp hồ sơ cấp phép đúng quy định
Tư vấn cập nhật giấy phép định kỳ hoặc điều chỉnh khi mở rộng chức năng phần mềm
Với đội ngũ luật sư, chuyên gia công nghệ thông tin và kỹ sư phần mềm am hiểu quy định pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ nhanh gọn, chính xác và tiết kiệm chi phí tối đa cho khách hàng.
Để xem thêm các dịch vụ pháp lý dành cho doanh nghiệp và hoạt động chuyển đổi số trong bất động sản, vui lòng truy cập chuyên mục:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Nếu bạn đang triển khai phần mềm quản lý bất động sản, CRM hoặc sàn giao dịch điện tử và cần tư vấn xin phép hợp pháp theo quy định, hãy liên hệ Luật PVL Group ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và đồng hành pháp lý từ A đến Z.
