Giấy phép sử dụng phần mềm có kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông là yêu cầu bắt buộc với doanh nghiệp vận tải. Thủ tục xin cấp phép và những lưu ý cần nắm rõ. Cùng tìm hiểu chi tiết cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép sử dụng phần mềm có kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông
Với sự phát triển của công nghệ thông tin trong quản lý vận tải, việc ứng dụng phần mềm quản lý phương tiện có kết nối trực tuyến với cơ quan nhà nước là một bước tiến quan trọng trong việc giám sát, minh bạch hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả điều hành giao thông.
Theo quy định tại Nghị định 10/2020/NĐ-CP về kinh doanh và điều kiện kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, các doanh nghiệp kinh doanh vận tải (gồm xe hợp đồng, xe du lịch, xe buýt, xe taxi công nghệ…) bắt buộc phải trang bị thiết bị giám sát hành trình và sử dụng phần mềm có kết nối dữ liệu với cơ quan quản lý giao thông (Tổng cục Đường bộ Việt Nam hoặc Sở GTVT địa phương).
Phần mềm này được sử dụng để truyền dữ liệu về hành trình xe, thời gian lái xe, số lượng chuyến, vị trí GPS, thời gian dừng đỗ… giúp cơ quan chức năng kiểm soát phương tiện, đảm bảo an toàn và hạn chế vi phạm.
Đối với một số hệ thống phần mềm quản lý điều hành, gọi xe, điều phối chuyến, hệ thống phải được đăng ký sử dụng chính thức, được cơ quan có thẩm quyền cấp phép kết nối và xác nhận tiêu chuẩn kỹ thuật.
Do đó, giấy phép sử dụng phần mềm kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông là điều kiện pháp lý cần thiết đối với các doanh nghiệp vận tải công nghệ hoặc vận tải hợp đồng muốn hoạt động đúng quy định và tránh bị xử phạt.
2. Trình tự thủ tục xin cấp phép sử dụng phần mềm kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông
Tùy vào loại hình phần mềm sử dụng và cơ quan kết nối (Tổng cục Đường bộ Việt Nam hoặc Sở GTVT tỉnh/thành phố), trình tự thủ tục đăng ký phần mềm sẽ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp lựa chọn phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật
Phần mềm phải có khả năng kết nối qua API với hệ thống dữ liệu quốc gia về giám sát hành trình, định danh phương tiện, khai báo hành trình… như hệ thống của Tổng cục Đường bộ, Cục Đăng kiểm, hoặc Sở GTVT địa phương.
Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký sử dụng phần mềm đến cơ quan có thẩm quyền
Doanh nghiệp sẽ gửi văn bản đề nghị, kèm mô tả hệ thống phần mềm, địa chỉ máy chủ kết nối, tài liệu kỹ thuật, bản sao hợp đồng dịch vụ phần mềm (nếu sử dụng phần mềm của bên thứ ba).
Bước 3: Cơ quan chuyên môn thẩm định và phản hồi
Trong vòng 7 – 10 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra tính tương thích của phần mềm, yêu cầu thử nghiệm kết nối dữ liệu hoặc hiệu chỉnh nếu chưa đáp ứng.
Bước 4: Xác nhận kết nối thành công và cấp phép sử dụng
Sau khi thử nghiệm thành công và phần mềm truyền dữ liệu đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ cấp xác nhận hoặc thông báo chấp thuận việc kết nối chính thức.
Nếu là phần mềm nội bộ của doanh nghiệp, quy trình thẩm định có thể kéo dài hơn do yêu cầu bảo mật và kiểm tra hệ thống máy chủ.
3. Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng phần mềm kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông
Để được cấp phép hoặc xác nhận kết nối phần mềm quản lý vận tải với cơ quan giao thông, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
Văn bản đề nghị sử dụng phần mềm và kết nối dữ liệu gửi cơ quan quản lý (Sở GTVT hoặc Tổng cục Đường bộ Việt Nam).
Mô tả kỹ thuật phần mềm: tính năng, quy trình hoạt động, khả năng kết nối và truyền dữ liệu thời gian thực.
Hợp đồng cung cấp phần mềm (nếu sử dụng phần mềm bên ngoài).
Giấy phép kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp, có ngành nghề vận tải liên quan.
Bản cam kết tuân thủ các yêu cầu về bảo mật, lưu trữ và truyền dữ liệu.
Địa chỉ máy chủ, địa chỉ IP, thông tin tài khoản kỹ thuật phục vụ thử nghiệm kết nối.
Báo cáo kiểm tra hệ thống phần mềm (nếu đã qua sử dụng nội bộ).
Biên bản thử nghiệm kết nối (đối với phần mềm đã truyền dữ liệu thành công trong giai đoạn thử nghiệm).
Một số Sở GTVT yêu cầu doanh nghiệp phải ký hợp đồng hỗ trợ kỹ thuật hoặc xác nhận sử dụng phần mềm đã được Bộ GTVT phê duyệt.
4. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký phần mềm kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông
Việc đăng ký và sử dụng phần mềm có kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông là thủ tục kỹ thuật – pháp lý đặc thù. Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro trong quá trình hoạt động:
Thứ nhất, không phải phần mềm nào cũng đủ điều kiện kết nối. Cần lựa chọn phần mềm đã được xác nhận đạt chuẩn kết nối API của Tổng cục Đường bộ hoặc có kinh nghiệm triển khai thực tế cho các doanh nghiệp vận tải.
Thứ hai, hệ thống phần mềm phải truyền dữ liệu liên tục, ổn định. Nếu bị mất kết nối, truyền sai dữ liệu hành trình, cơ quan chức năng có quyền đình chỉ hoạt động hoặc xử phạt theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP.
Thứ ba, cần bảo mật thông tin người dùng, hành trình xe, dữ liệu doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải ký cam kết bảo mật thông tin và lưu trữ dữ liệu tối thiểu 6 tháng.
Thứ tư, phần mềm quản lý phải đồng bộ với thiết bị giám sát hành trình gắn trên xe. Nếu phần mềm không tương thích với thiết bị giám sát hành trình, dữ liệu sẽ bị sai lệch, ảnh hưởng đến hoạt động cấp phù hiệu, kiểm tra…
Thứ năm, với các doanh nghiệp taxi công nghệ, hệ thống phần mềm không chỉ kết nối dữ liệu giao thông mà còn phải đảm bảo hiển thị hành trình, tính cước, hóa đơn điện tử và thông tin tài xế – phương tiện rõ ràng, đúng quy định.
5. Dịch vụ tư vấn sử dụng phần mềm kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông tại Luật PVL Group
Luật PVL Group cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý – kỹ thuật về việc đăng ký sử dụng phần mềm quản lý vận tải, phần mềm điều hành có kết nối với cơ quan giao thông.
Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp trong các hạng mục:
Tư vấn lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình vận tải (hợp đồng, taxi, xe buýt, du lịch…).
Soạn thảo hồ sơ đăng ký kết nối phần mềm với Tổng cục Đường bộ/Sở GTVT.
Hỗ trợ thử nghiệm kết nối, truyền dữ liệu, xử lý lỗi hệ thống.
Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng phần mềm đúng quy định, bảo mật dữ liệu, duy trì kết nối.
Đào tạo đội ngũ kỹ thuật nội bộ hoặc kết nối đội ngũ hỗ trợ phần mềm bên ngoài.
Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước trong quá trình xin xác nhận và nghiệm thu hệ thống.
Với kinh nghiệm hỗ trợ các doanh nghiệp vận tải, logistics trên toàn quốc, Luật PVL Group đảm bảo thủ tục được thực hiện đúng quy định – nhanh chóng – tiết kiệm thời gian và chi phí.
👉 Xem thêm các dịch vụ doanh nghiệp tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Kết luận
Việc sử dụng phần mềm có kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với các doanh nghiệp vận tải hiện đại, đặc biệt là xe hợp đồng, taxi công nghệ, xe buýt, xe du lịch… Đây không chỉ là một giải pháp quản lý hiệu quả mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan chức năng kiểm soát hoạt động vận tải.
Nếu bạn còn thắc mắc giấy phép sử dụng phần mềm có kết nối dữ liệu với cơ quan giao thông có bắt buộc không, hãy liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn chuyên sâu, hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
