Giấy phép sử dụng mã số mã vạch (nếu xuất bản phẩm có mã QR/ISBN) là gì? Tìm hiểu quy trình đăng ký, hồ sơ và các lưu ý pháp lý cần biết khi xuất bản sách có gắn mã vạch cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép sử dụng mã số mã vạch (nếu xuất bản phẩm có mã QR/ISBN)
Mã số mã vạch (MSMV) là công cụ nhận diện và truy xuất dữ liệu sản phẩm, dịch vụ thông qua mã hóa các thông tin thành dạng ký hiệu số hoặc hình ảnh (mã vạch, mã QR). Trong lĩnh vực xuất bản, việc sử dụng mã vạch ISBN (International Standard Book Number) hoặc mã QR không chỉ giúp quản lý, kiểm soát kho sách mà còn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động phân phối, phát hành, truy xuất nguồn gốc và thương mại điện tử.
Tại Việt Nam, theo quy định của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ, bất kỳ đơn vị nào muốn sử dụng MSMV cho sản phẩm (bao gồm xuất bản phẩm, sách, tạp chí, tài liệu in…) đều phải thực hiện đăng ký và được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch. Việc sử dụng mã vạch tự phát, không có giấy phép là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính, đình chỉ lưu hành.
Đối với các nhà xuất bản, công ty phát hành sách, đơn vị sản xuất tài liệu có gắn mã QR liên kết nội dung số hoặc mã ISBN quốc tế, việc đăng ký mã số mã vạch là bắt buộc nếu muốn phát hành trên diện rộng, niêm yết giá bán, xuất khẩu hoặc lưu hành trong hệ thống phân phối hiện đại như nhà sách, sàn thương mại điện tử, thư viện…
Trong bối cảnh xu hướng xuất bản tích hợp công nghệ số, mã hóa và quản lý thông minh ngày càng phổ biến, việc sớm thực hiện xin giấy phép sử dụng mã số mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp xuất bản đảm bảo tính hợp pháp, tối ưu hóa quản lý và gia tăng giá trị ấn phẩm.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp xuất bản, Luật PVL Group cam kết đồng hành và hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục đăng ký MSMV nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép sử dụng mã số mã vạch cho xuất bản phẩm
Việc xin giấy phép sử dụng mã số mã vạch cho xuất bản phẩm thực hiện theo quy trình do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hướng dẫn, gồm các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Đăng ký tài khoản và khai báo thông tin
Doanh nghiệp đăng ký tài khoản tại hệ thống trực tuyến của Tổng cục TĐC tại địa chỉ www.gs1.org.vn, điền đầy đủ thông tin về đơn vị, ngành nghề, sản phẩm xuất bản (loại hình, lĩnh vực).
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV
Sau khi hoàn tất khai báo thông tin, đơn vị tải lên các tài liệu pháp lý (giấy đăng ký kinh doanh, mô tả sản phẩm, đơn đề nghị cấp mã số…). Nếu sử dụng mã ISBN, cần đồng thời đăng ký tại Cục Xuất bản – Bộ Thông tin và Truyền thông.
Bước 3: Nộp lệ phí cấp mã số mã vạch
Sau khi hồ sơ được chấp thuận sơ bộ, Tổng cục TĐC sẽ gửi thông báo nộp lệ phí. Phí cấp quyền sử dụng MSMV được tính dựa trên số lượng mã đăng ký và quy mô doanh nghiệp.
Bước 4: Thẩm định và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV
Trong vòng 7–10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ và lệ phí, Tổng cục TĐC sẽ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, kèm theo dãy mã được cấp (ví dụ: đầu 893 đối với Việt Nam) và hướng dẫn cách xây dựng mã vạch trên từng ấn phẩm.
Bước 5: Thông báo sử dụng mã vạch và quản lý cập nhật dữ liệu
Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện khai báo danh mục sản phẩm sử dụng mã (ví dụ: tên sách, tên tác giả, số trang, năm phát hành…) trên hệ thống GS1. Các thay đổi về mã hoặc sản phẩm phải được cập nhật định kỳ.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy phép sử dụng mã số mã vạch cho xuất bản phẩm
Hồ sơ xin giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV bao gồm các tài liệu sau:
Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch (mẫu theo quy định của Tổng cục TĐC).
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập tổ chức (có công chứng hoặc bản scan rõ nét nếu nộp trực tuyến).
Danh mục sản phẩm dự kiến sử dụng mã số mã vạch (ghi rõ tên xuất bản phẩm, tác giả, loại hình sách, năm phát hành, hình thức phát hành…).
Bản mô tả hoạt động sản xuất hoặc phát hành xuất bản phẩm (nêu rõ quy trình, hình thức quản lý, đơn vị in ấn, phát hành, đối tượng khách hàng).
Hợp đồng in hoặc tài liệu chứng minh quyền phát hành hợp pháp (nếu là công ty phát hành hoặc phát hành thông qua đối tác).
Giấy ủy quyền (nếu thông qua đơn vị tư vấn làm hồ sơ thay).
Ngoài ra, khi sử dụng mã ISBN, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm hồ sơ nộp tại Cục Xuất bản, bao gồm đơn đăng ký ISBN, bản thảo sách, quyết định xuất bản (đối với nhà xuất bản), kèm thông tin về người chịu trách nhiệm xuất bản.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép sử dụng mã số mã vạch trong xuất bản phẩm
Thứ nhất, mã số mã vạch được cấp cho tổ chức sử dụng, không cấp riêng cho từng ấn phẩm. Sau khi có dãy mã được cấp, doanh nghiệp sẽ tự xây dựng mã vạch cho từng sản phẩm cụ thể theo hướng dẫn của GS1.
Thứ hai, mỗi xuất bản phẩm chỉ được sử dụng một mã số duy nhất, không được sử dụng trùng lặp giữa các cuốn sách hoặc giữa sách và các loại tài liệu khác. Nếu thay đổi nội dung, tên sách hoặc lần tái bản, phải đăng ký mã mới.
Thứ ba, thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận là không giới hạn, nhưng tổ chức phải nộp phí duy trì hằng năm theo thông báo của Tổng cục TĐC. Nếu không nộp phí duy trì, mã sẽ bị thu hồi và doanh nghiệp không được sử dụng tiếp.
Thứ tư, mã ISBN quốc tế chỉ được cấp thông qua Cục Xuất bản. Nếu doanh nghiệp muốn đăng ký ISBN mà không có chức năng xuất bản, phải thông qua nhà xuất bản hoặc được ủy quyền hợp pháp từ đơn vị sở hữu nội dung.
Thứ năm, mã QR liên kết nội dung số phải được kiểm soát nội dung liên kết, đảm bảo không vi phạm bản quyền, không chứa nội dung cấm theo quy định pháp luật Việt Nam.
Cuối cùng, để tránh các lỗi sai khi xây dựng hồ sơ, phân loại mã, áp dụng mã vào thiết kế bìa sách, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị tư vấn pháp lý – kỹ thuật có kinh nghiệm như Luật PVL Group để đảm bảo thủ tục diễn ra đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
5. Liên hệ Luật PVL Group để được hỗ trợ xin giấy phép sử dụng mã số mã vạch nhanh chóng, chuyên nghiệp
Với kinh nghiệm tư vấn thực hiện hàng trăm hồ sơ mã số mã vạch cho doanh nghiệp xuất bản, thương mại và giáo dục, Luật PVL Group tự hào là đối tác pháp lý uy tín đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi thủ tục pháp lý liên quan đến mã số mã vạch.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói:
Tư vấn lựa chọn loại mã phù hợp (EAN, ISBN, QR, DataMatrix…).
Hướng dẫn chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ đăng ký đầy đủ, đúng mẫu.
Thực hiện đăng ký trực tuyến và đại diện làm việc với Tổng cục TĐC.
Hướng dẫn cách áp dụng mã vạch, kiểm tra in ấn đúng chuẩn kỹ thuật.
Hỗ trợ đăng ký ISBN tại Cục Xuất bản nếu có nhu cầu.
Tư vấn cách quản lý, duy trì mã số và xử lý tình huống phát sinh.
Chúng tôi cam kết:
Tư vấn chính xác – xử lý nhanh chóng – chi phí hợp lý – đồng hành lâu dài
👉 Tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Nếu đơn vị của bạn đang có kế hoạch phát hành sách, tài liệu hoặc xuất bản phẩm tích hợp mã vạch hoặc mã QR, hãy để Luật PVL Group đồng hành và hỗ trợ bạn hoàn thiện thủ tục xin giấy phép sử dụng mã số mã vạch một cách nhanh chóng, hợp pháp và hiệu quả nhất.
