Giấy phép sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, tư liệu có bản quyền trong sách là gì? Thủ tục xin cấp ra sao? Luật PVL Group hỗ trợ xin giấy phép nhanh chóng, đúng quy định, đảm bảo an toàn pháp lý.
1. Giới thiệu về giấy phép sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, tư liệu có bản quyền trong sách
Trong lĩnh vực xuất bản, đặc biệt là xuất bản sách giáo dục, sách nghiên cứu, sách kỹ năng hoặc tài liệu tham khảo, việc sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, bản đồ, biểu đồ, trích dẫn, đoạn văn, tư liệu lịch sử… là rất phổ biến. Tuy nhiên, không phải mọi nội dung đều được phép sử dụng tự do. Những nội dung này thường đã được đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan hoặc quyền sở hữu trí tuệ, do đó người sử dụng bắt buộc phải xin phép trước khi khai thác và tích hợp vào ấn phẩm của mình.
Giấy phép sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, tư liệu có bản quyền trong sách là văn bản xác nhận của chủ sở hữu quyền hoặc tổ chức đại diện quyền (như VCPMC, Trung tâm bản quyền ảnh, tác giả cá nhân hoặc pháp nhân…) cho phép người sử dụng được khai thác hợp pháp những nội dung có bản quyền trong phạm vi, thời gian và mục đích nhất định. Loại giấy phép này là điều kiện bắt buộc để nhà xuất bản đồng ý cấp giấy phép xuất bản chính thức và giúp người sử dụng tránh rủi ro pháp lý về vi phạm bản quyền.
Câu hỏi “Giấy phép sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, tư liệu có bản quyền trong sách là gì và thủ tục xin cấp ra sao?” là thắc mắc quen thuộc đối với nhiều tác giả, nhà biên soạn, nhà xuất bản và đơn vị thiết kế nội dung sách. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm được toàn bộ quy trình và lưu ý để xin giấy phép này một cách nhanh chóng, hợp pháp và an toàn.
2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, tư liệu có bản quyền trong sách
Thủ tục xin cấp giấy phép sử dụng dữ liệu, hình ảnh, hoặc tư liệu có bản quyền trong sách được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước đầu tiên, tổ chức hoặc cá nhân xác định nội dung cần xin phép sử dụng, bao gồm: ảnh minh họa, biểu đồ chuyên ngành, bản đồ địa lý, tác phẩm văn học – âm nhạc, dữ liệu khoa học, bài viết chuyên đề hoặc các đoạn văn bản đã xuất bản.
Sau đó, người sử dụng cần xác minh chủ sở hữu bản quyền của tư liệu cần sử dụng. Chủ thể có thể là cá nhân, tổ chức, cơ quan báo chí, cơ sở dữ liệu quốc tế, hoặc trung tâm đại diện quyền tác giả. Nếu không xác định được rõ ràng, nên liên hệ cơ quan pháp lý hoặc dịch vụ tư vấn bản quyền.
Tiếp theo, người sử dụng chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp phép và gửi yêu cầu đến chủ sở hữu quyền. Nếu được đồng ý, hai bên sẽ ký văn bản cho phép sử dụng nội dung, hoặc hợp đồng cấp quyền (license agreement) kèm theo điều khoản giới hạn về phạm vi, thời gian, hình thức sử dụng và chi phí (nếu có).
Trường hợp tác phẩm được quản lý bởi các tổ chức đại diện quyền tác giả như Hiệp hội quyền sao chép Việt Nam (VIETRRO) hoặc Trung tâm quyền tác giả Văn học – Nghệ thuật, người xin phép sẽ làm việc trực tiếp với các tổ chức này theo quy trình nội bộ của họ.
Sau khi có văn bản cấp phép hợp pháp, người sử dụng có thể gửi kèm giấy phép bản quyền vào hồ sơ xin giấy phép xuất bản tại nhà xuất bản hoặc Cục Xuất bản – In – Phát hành. Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính hợp pháp của việc sử dụng tư liệu trong sách, từ đó mới cấp giấy phép in và phát hành.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy phép sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, tư liệu có bản quyền trong sách
Hồ sơ xin cấp phép sử dụng nội dung có bản quyền để đưa vào sách bao gồm các thành phần sau:
Đơn đề nghị xin cấp phép sử dụng nội dung có bản quyền, nêu rõ tên nội dung, mục đích sử dụng (sách in, sách điện tử…), phạm vi sử dụng (trong nước/quốc tế), số bản phát hành và thời gian sử dụng.
Danh sách chi tiết các tư liệu cần xin phép: kèm theo trích dẫn cụ thể, số trang, ảnh, biểu đồ, đoạn trích cần sử dụng.
Thông tin về tác phẩm: như tên tác phẩm được sử dụng, nơi xuất bản lần đầu, tên tác giả hoặc tổ chức sở hữu bản quyền.
Văn bản xác nhận quyền sở hữu của tác giả hoặc tổ chức nắm quyền: bản sao giấy chứng nhận đăng ký bản quyền hoặc văn bản cam kết bản quyền thuộc về người cấp phép.
Văn bản cấp phép hoặc hợp đồng cấp quyền sử dụng: do chính chủ sở hữu bản quyền hoặc đơn vị đại diện quyền ký. Phải thể hiện rõ phạm vi và thời hạn sử dụng, có thể kèm phí bản quyền nếu thỏa thuận.
Giấy ủy quyền hợp pháp (nếu thông qua trung gian hoặc luật sư).
Ngoài ra, nếu sử dụng hình ảnh từ nguồn nước ngoài, người xin phép cần chuẩn bị thêm bản dịch tiếng Việt của văn bản cấp phép, công chứng nếu có yêu cầu từ nhà xuất bản hoặc cơ quan chức năng.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép sử dụng dữ liệu số, hình ảnh, tư liệu có bản quyền trong sách
Việc sử dụng nội dung có bản quyền trong sách tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không xin phép đầy đủ. Dưới đây là các lưu ý bạn cần quan tâm:
Thứ nhất, chỉ sử dụng nội dung đã được cho phép bằng văn bản rõ ràng. Việc trích dẫn mà không có sự đồng ý hoặc căn cứ “trích dẫn hợp lý” mơ hồ có thể dẫn đến vi phạm bản quyền.
Thứ hai, phạm vi sử dụng phải đúng theo giấy phép: nếu giấy phép chỉ cho phép dùng trong sách in, bạn không được tự ý sử dụng cho sách điện tử, web hay video nếu không có điều khoản tương ứng.
Thứ ba, không nên sử dụng ảnh, biểu đồ, bản đồ, hoặc trích đoạn văn học từ internet mà không xác định được chủ sở hữu quyền. Nhiều trường hợp vi phạm xảy ra vì sử dụng hình ảnh “miễn phí” mà không kiểm tra kỹ điều khoản sử dụng.
Thứ tư, nếu nội dung đã thuộc tài sản công cộng (public domain) hoặc được cấp phép theo Creative Commons, cần lưu ý tuân thủ đúng điều kiện cấp phép như ghi nguồn, không thương mại hóa, hoặc không chỉnh sửa…
Thứ năm, để tránh mất thời gian, chi phí phát sinh hoặc bị từ chối cấp phép xuất bản, bạn nên làm việc với đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp như Công ty Luật PVL Group, giúp kiểm tra nguồn tư liệu, liên hệ đúng chủ sở hữu bản quyền và soạn văn bản xin phép đúng mẫu.
5. Liên hệ Luật PVL Group – Đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ xin giấy phép sử dụng nội dung có bản quyền trong sách
Với đội ngũ luật sư, chuyên viên sở hữu trí tuệ dày dạn kinh nghiệm, Công ty Luật PVL Group là đối tác tin cậy của các nhà xuất bản, tác giả, trường đại học và tổ chức phát hành sách trong việc xin phép sử dụng dữ liệu, hình ảnh, tư liệu có bản quyền một cách nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói:
Tư vấn pháp lý về bản quyền nội dung sách, hình ảnh, dữ liệu số
Liên hệ chủ sở hữu bản quyền hoặc tổ chức đại diện quyền để xin phép
Soạn thảo đơn xin phép và hợp đồng cấp quyền theo đúng quy định pháp luật
Đại diện nộp hồ sơ, đàm phán, làm việc với tổ chức đại diện quyền trong và ngoài nước
Hỗ trợ hồ sơ liên quan đến xuất bản, pháp lý bản quyền toàn diện
Luật PVL Group cam kết bảo mật thông tin, hỗ trợ đúng tiến độ và đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối cho mọi ấn phẩm xuất bản có sử dụng nội dung bên thứ ba.
👉 Tham khảo thêm các bài viết pháp lý hữu ích tại chuyên mục Doanh nghiệp:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
LUẬT PVL GROUP – Đồng hành pháp lý cho mọi cuốn sách, bảo vệ sáng tạo, gìn giữ giá trị nội dung bản quyền!
