Giấy phép mở văn phòng đại diện nước ngoài (nếu hợp tác quốc tế) là văn bản do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp cho thương nhân nước ngoài có nhu cầu thiết lập hiện diện thương mại tại Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng thể về giấy phép này, quy trình xin cấp, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý pháp lý quan trọng. Đồng thời, Luật PVL Group cam kết hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.
1. Giới thiệu về giấy phép mở văn phòng đại diện nước ngoài (nếu hợp tác quốc tế)
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc, không có chức năng kinh doanh trực tiếp nhưng được phép tiến hành các hoạt động như xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, kết nối đối tác, theo dõi hợp đồng… Việc thành lập văn phòng đại diện được điều chỉnh bởi Nghị định số 07/2016/NĐ-CP và Luật Thương mại năm 2005.
Để được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài phải xin Giấy phép thành lập văn phòng đại diện do Sở Công Thương (hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao…) tại địa phương cấp. Giấy phép này là cơ sở pháp lý để thương nhân nước ngoài mở rộng quan hệ hợp tác, triển khai chiến lược đầu tư tại Việt Nam một cách bài bản, minh bạch.
Việc mở văn phòng đại diện được nhiều doanh nghiệp nước ngoài lựa chọn như bước đi đầu tiên trước khi đầu tư chính thức hoặc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài. Đây cũng là mô hình phù hợp cho các tổ chức quốc tế hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, thương mại, tài chính, logistics, công nghệ thông tin, tư vấn, y tế…
Luật PVL Group có nhiều kinh nghiệm thực hiện thủ tục xin giấy phép mở văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, đặc biệt tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện từ khâu chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật công chứng, đến nộp và nhận kết quả.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép mở văn phòng đại diện nước ngoài
Quy trình xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam được quy định khá rõ ràng trong Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Thương nhân nước ngoài chuẩn bị hồ sơ hợp lệ theo quy định, bao gồm các tài liệu chứng minh tư cách pháp lý, năng lực tài chính và lý do thành lập văn phòng tại Việt Nam.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan cấp phép. Cụ thể:
Tại Hà Nội, TP.HCM và các tỉnh/thành khác: Sở Công Thương là cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Nếu văn phòng đại diện dự kiến đặt tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao: Ban quản lý khu công nghiệp là cơ quan cấp phép.
Bước 3: Cơ quan chức năng thẩm định hồ sơ. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối, phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 4: Sau khi được cấp phép, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu, khai thuế ban đầu và đăng ký lao động (nếu có). Văn phòng đại diện cũng phải đặt biển hiệu tại địa điểm được phê duyệt.
Bước 5: Văn phòng đại diện hoạt động theo đúng phạm vi được cấp phép, có nghĩa vụ báo cáo hoạt động hàng năm và tuân thủ các quy định về tài chính, lao động, pháp luật hiện hành.
Luật PVL Group hỗ trợ trọn gói từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật, nộp hồ sơ, nhận kết quả đến hỗ trợ pháp lý trong quá trình hoạt động của văn phòng đại diện.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép mở văn phòng đại diện nước ngoài
Theo quy định pháp luật hiện hành, hồ sơ xin cấp giấy phép mở văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu).
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự.
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
Bản sao hộ chiếu (nếu cá nhân là người nước ngoài) hoặc CMND/CCCD (nếu người Việt Nam) của người đứng đầu văn phòng.
Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu chứng minh hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm gần nhất.
Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm dự kiến đặt văn phòng đại diện (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…).
Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục nếu không tự mình thực hiện.
Lưu ý: Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt, có công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ, thống nhất về nội dung và thông tin để tránh bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Luật PVL Group sẽ kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ, hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng và chuẩn hóa toàn bộ mẫu biểu theo đúng quy định pháp luật Việt Nam.
4. Thời gian xử lý và hiệu lực của giấy phép mở văn phòng đại diện
Theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần xác minh thông tin, thời gian có thể kéo dài nhưng không quá 13 ngày làm việc.
Về hiệu lực, giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn 5 năm và có thể được gia hạn nhiều lần. Thời hạn gia hạn cũng tối đa là 5 năm cho mỗi lần gia hạn, với điều kiện thương nhân nước ngoài vẫn đang hoạt động hợp pháp tại nước ngoài và văn phòng đại diện tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ pháp lý tại Việt Nam.
Luật PVL Group sẽ nhắc lịch gia hạn định kỳ cho khách hàng, đồng thời hỗ trợ trọn gói thủ tục gia hạn giấy phép hoặc thay đổi thông tin văn phòng đại diện như địa chỉ, người đứng đầu, nội dung hoạt động…
5. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép mở văn phòng đại diện nước ngoài (nếu hợp tác quốc tế)
Thứ nhất, thương nhân nước ngoài phải có thời gian hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày được cấp giấy đăng ký kinh doanh tại nước sở tại. Đây là điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam.
Thứ hai, văn phòng đại diện không được phép kinh doanh trực tiếp, không phát sinh doanh thu, không ký hợp đồng mua bán hàng hóa mà chỉ được phép thực hiện các hoạt động đại diện, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, giám sát thực hiện hợp đồng đã ký giữa công ty mẹ và đối tác tại Việt Nam.
Thứ ba, địa điểm đặt văn phòng đại diện phải phù hợp quy hoạch sử dụng đất và không đặt tại căn hộ chung cư hoặc nhà ở xã hội. Cần cung cấp hợp đồng thuê và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê.
Thứ tư, văn phòng đại diện có nghĩa vụ nộp báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm cho Sở Công Thương, khai báo lao động nước ngoài nếu sử dụng người nước ngoài làm việc, và kê khai thuế nếu phát sinh các nghĩa vụ tài chính (như khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên…).
Thứ năm, các tài liệu do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng tại Việt Nam. Đây là khâu quan trọng và thường mất thời gian nếu không có kinh nghiệm xử lý.
Luật PVL Group có đội ngũ chuyên viên pháp lý am hiểu cả pháp luật Việt Nam và yêu cầu hồ sơ nước ngoài, sẵn sàng tư vấn và thực hiện dịch vụ pháp lý trọn gói cho doanh nghiệp nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam một cách bài bản, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Bạn đang tìm hiểu về giấy phép mở văn phòng đại diện nước ngoài (nếu hợp tác quốc tế) là gì? Hãy để Luật PVL Group đồng hành và hỗ trợ trọn gói thủ tục, từ chuẩn bị hồ sơ đến đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, giúp quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và đúng quy định.
Tham khảo thêm các bài viết liên quan tại:
🔗 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
