Giấy phép khai hải quan điện tử (ECUS, VNACCS) là gì? Hướng dẫn quy trình đăng ký, hồ sơ cần thiết và những lưu ý quan trọng trong hoạt động khai hải quan điện tử. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giới thiệu về giấy phép khai hải quan điện tử (ECUS, VNACCS)
Giấy phép khai hải quan điện tử hay thủ tục đăng ký sử dụng hệ thống khai hải quan điện tử ECUS/VNACCS là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa qua mạng internet tại Việt Nam. Thay vì khai báo thủ công bằng hồ sơ giấy như trước, hệ thống điện tử hiện đại giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian, giảm chi phí và minh bạch hóa các giao dịch với cơ quan hải quan.
Hệ thống khai báo điện tử gồm hai nền tảng chính:
ECUS (Electronic Customs): Là phần mềm do các đơn vị như Thái Sơn, Tsoft phát triển, giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu khai báo với Tổng cục Hải quan.
VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System): Là hệ thống quản lý dữ liệu hải quan tiên tiến do Nhật Bản viện trợ kỹ thuật, triển khai từ năm 2014 và hiện là hệ thống chủ đạo của Hải quan Việt Nam.
Để sử dụng ECUS/VNACCS, doanh nghiệp phải đăng ký giấy phép khai hải quan điện tử với cơ quan hải quan (qua Tổng cục Hải quan hoặc Chi cục Hải quan địa phương), đồng thời thực hiện thủ tục đăng ký chữ ký số, tài khoản truy cập và kết nối mạng.
Việc thực hiện khai báo qua ECUS/VNACCS là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay. Không có tài khoản, không khai báo điện tử đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể làm thủ tục hải quan.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép khai hải quan điện tử (ECUS, VNACCS)
Để được cấp quyền khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hệ thống với cơ quan hải quan theo các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật cần thiết
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Máy tính có kết nối internet
Phần mềm ECUS (mua từ nhà cung cấp hoặc dùng bản miễn phí)
Đăng ký chữ ký số (Token) do tổ chức được Bộ Tài chính chứng nhận
Có cán bộ chuyên trách nắm rõ quy trình khai báo, hoặc thuê ngoài đơn vị chuyên môn
Bước 2: Đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan
Doanh nghiệp đăng ký chữ ký số thông qua hệ thống của Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: https://pus.customs.gov.vn.
Thông tin đăng ký gồm:
Mã số thuế
Tên doanh nghiệp
Tên người đại diện pháp luật
Mã chữ ký số (serial) đã được cấp
Bước 3: Đăng ký tham gia hệ thống VNACCS
Sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp truy cập hệ thống VNACCS và đăng ký tham gia bằng cách:
Điền tờ khai đăng ký sử dụng hệ thống (Mẫu 01 theo Thông tư 22/2014/TT-BTC)
Nộp trực tiếp hoặc gửi qua mạng đến Chi cục Hải quan quản lý
Cập nhật mã doanh nghiệp, địa chỉ IP truy cập, mã phân quyền người dùng
Bước 4: Cấp tài khoản truy cập hệ thống VNACCS/ECUS
Sau khi xét duyệt hồ sơ, cơ quan Hải quan sẽ gửi lại thông tin tài khoản, mật khẩu đăng nhập và hướng dẫn kết nối vào hệ thống VNACCS hoặc phần mềm ECUS. Doanh nghiệp có thể tiến hành thử nghiệm trước khi sử dụng chính thức.
Bước 5: Chính thức khai báo hải quan điện tử
Từ thời điểm này, doanh nghiệp có thể sử dụng ECUS hoặc VNACCS để:
Khai báo tờ khai xuất/nhập khẩu
Khai sửa đổi, bổ sung
Kết nối thanh toán thuế điện tử
Tra cứu thông tin tờ khai, tờ nộp thuế
Giao tiếp với cơ quan hải quan thông qua hệ thống một cửa quốc gia
3. Thành phần hồ sơ đăng ký khai hải quan điện tử
Hồ sơ đăng ký khai báo hải quan điện tử được quy định tại Thông tư 22/2014/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Hải quan. Thành phần gồm:
Tờ khai đăng ký sử dụng hệ thống khai hải quan điện tử (theo mẫu 01)
Bao gồm thông tin:Mã số thuế của doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp
Địa chỉ trụ sở chính
Tên người sử dụng hệ thống, chức vụ, số điện thoại, email
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng hoặc bản scan PDF)
Giấy đăng ký chữ ký số đã khai với cơ quan Hải quan
Thông tin phần mềm khai báo sử dụng (ECUS, Tsoft, Viettel,…)
Văn bản xác nhận IP truy cập (đối với doanh nghiệp có sử dụng mạng riêng)
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin của Tổng cục Hải quan. Sau khi tiếp nhận, cơ quan Hải quan sẽ cấp tài khoản và gửi thông báo qua email đăng ký.
4. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký khai hải quan điện tử
Thứ nhất, hệ thống khai báo VNACCS yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số hợp lệ đã đăng ký. Mỗi doanh nghiệp chỉ sử dụng một chữ ký số duy nhất cho khai hải quan.
Thứ hai, việc khai sai, khai thiếu thông tin có thể dẫn đến rủi ro bị cảnh báo đỏ hoặc dừng thông quan, nhất là đối với doanh nghiệp mới tham gia khai hải quan điện tử.
Thứ ba, doanh nghiệp nên đào tạo nhân sự phụ trách nghiệp vụ xuất nhập khẩu, có hiểu biết về khai hải quan điện tử, mã HS, thuế suất, ưu đãi FTA,… để tránh sai sót và bị xử phạt.
Thứ tư, phải cập nhật phần mềm ECUS thường xuyên từ nhà cung cấp, để đảm bảo tương thích với hệ thống VNACCS và các quy định mới từ Tổng cục Hải quan.
Thứ năm, thời hạn sử dụng chữ ký số phải còn hiệu lực và được gia hạn kịp thời, nếu không hệ thống sẽ từ chối truy cập.
Thứ sáu, nếu doanh nghiệp không đủ điều kiện hoặc không có nhân sự chuyên môn, nên sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp để đăng ký giấy phép khai hải quan điện tử, tránh lỗi hệ thống hoặc hồ sơ không hợp lệ.
5. Luật PVL Group – hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký khai hải quan điện tử nhanh và chuyên nghiệp
Với đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu về pháp lý thương mại, hải quan và CNTT, Luật PVL Group tự hào là đơn vị tiên phong hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký khai hải quan điện tử ECUS/VNACCS nhanh, đúng quy trình và không sai sót.
Chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ:
Tư vấn điều kiện cần thiết và chuẩn bị hệ thống
Đăng ký chữ ký số và kết nối với Tổng cục Hải quan
Soạn hồ sơ, nộp đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS/ECUS
Cài đặt phần mềm ECUS và hướng dẫn sử dụng
Hỗ trợ doanh nghiệp khai báo hải quan mẫu đầu tiên
Tư vấn, xử lý lỗi khai báo, tờ khai sai sót
Nếu doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị bước vào hoạt động xuất nhập khẩu, hoặc chưa có kinh nghiệm trong việc đăng ký khai hải quan điện tử, hãy liên hệ ngay với Luật PVL Group để được hỗ trợ đầy đủ từ A đến Z.
Xem thêm các bài viết liên quan tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Luật PVL Group – Chuyên nghiệp – Uy tín – Nhanh chóng trong thủ tục khai hải quan điện tử và pháp lý thương mại quốc tế.
Liên hệ ngay để được tư vấn và đồng hành hiệu quả cùng doanh nghiệp bạn!
