Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (Certificate of Analysis – CA) là gì và tại sao doanh nghiệp cần phải xin giấy này khi xuất nhập khẩu? Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giới thiệu về Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (CA)
Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (Certificate of Analysis – CA) là tài liệu chứng minh các chỉ tiêu kỹ thuật, hóa lý hoặc vi sinh của một lô hàng hóa, nguyên liệu, thành phẩm hoặc bán thành phẩm. Đây là loại giấy tờ quan trọng trong hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, đặc biệt đối với các ngành thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, hóa chất, vật tư y tế và nguyên liệu công nghiệp.
CA được cấp bởi các phòng thí nghiệm được công nhận, có năng lực phân tích theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 hoặc được cơ quan chức năng chỉ định. Nội dung của CA thường bao gồm các thông tin cụ thể về thành phần, hàm lượng, độ ẩm, độ pH, tạp chất, vi sinh vật, kim loại nặng, chỉ số độ an toàn và các tiêu chí khác tùy theo loại hàng hóa.
Việc sở hữu giấy CA không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ thông quan, mà còn là cơ sở pháp lý để chứng minh chất lượng, độ an toàn của sản phẩm trước đối tác nước ngoài và các cơ quan quản lý nhà nước. Đây là minh chứng cho việc doanh nghiệp đã tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy định về kiểm tra chuyên ngành.
2. Trình tự thủ tục xin Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (CA)
Thủ tục xin Giấy chứng nhận CA thường được thực hiện qua các phòng kiểm nghiệm độc lập hoặc đơn vị có chức năng phân tích được Bộ quản lý chuyên ngành chỉ định.
Tùy theo loại hàng hóa và yêu cầu của cơ quan nhập khẩu, quy trình thực hiện cơ bản bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định mẫu hàng hóa cần phân tích
Doanh nghiệp xác định số lượng mẫu cần phân tích, loại sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng (TCVN, QCVN, ISO, AOAC, Codex, USP,…), từ đó lựa chọn phương pháp kiểm nghiệm phù hợp. Mẫu hàng hóa có thể được lấy từ lô sản xuất, từ container nhập khẩu hoặc được lấy ngẫu nhiên theo tiêu chuẩn lấy mẫu.
Bước 2: Chọn đơn vị phân tích đủ điều kiện
Doanh nghiệp lựa chọn trung tâm kiểm nghiệm hoặc phòng thử nghiệm được công nhận phù hợp lĩnh vực, ví dụ: Trung tâm Kiểm nghiệm thuốc, thực phẩm; Quatest; Trung tâm Kiểm định chất lượng nông lâm thủy sản (NAFIQAD); Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng vùng 1, 2, 3 (QUATEST); Viện Pasteur, Viện Kiểm nghiệm ATVSTP,…
Bước 3: Ký hợp đồng thử nghiệm và nộp mẫu
Doanh nghiệp cung cấp mẫu hàng hóa cùng với thông tin kỹ thuật, MSDS (nếu có), mục tiêu thử nghiệm cụ thể để phòng thí nghiệm tiến hành phân tích. Hai bên thống nhất nội dung, thời gian, chi phí thử nghiệm.
Bước 4: Thực hiện phân tích và cấp chứng nhận CA
Trong vòng từ 3 – 10 ngày làm việc (tùy độ phức tạp), đơn vị kiểm nghiệm sẽ trả kết quả phân tích và cấp Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (CA), có chữ ký của trưởng phòng thí nghiệm và dấu pháp lý của đơn vị thực hiện.
Bước 5: Sử dụng CA để hoàn thiện hồ sơ xuất nhập khẩu hoặc lưu hành nội địa
CA được sử dụng như một phần hồ sơ bắt buộc hoặc bổ trợ trong các hồ sơ xin giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn, kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, kiểm dịch động/thực vật, công bố sản phẩm, chứng nhận an toàn thực phẩm, HALAL, HACCP, ISO 22000,…
3. Thành phần hồ sơ xin Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (CA)
Tùy theo từng đơn vị kiểm nghiệm cụ thể, hồ sơ gửi yêu cầu phân tích thường gồm:
Đơn đăng ký phân tích mẫu hàng hóa (theo mẫu của đơn vị thử nghiệm)
Mẫu sản phẩm (số lượng theo yêu cầu: thường từ 300g đến 1kg hoặc 3-5 mẫu tùy loại)
Tài liệu kỹ thuật kèm theo sản phẩm: MSDS (Material Safety Data Sheet), bảng công bố thành phần, tài liệu kỹ thuật khác (nếu có)
Hóa đơn, phiếu đóng gói, CO, hợp đồng thương mại (nếu liên quan đến lô hàng xuất/nhập khẩu)
Giấy phép kinh doanh hoặc giấy giới thiệu (trong một số trường hợp)
Đối với hàng nhập khẩu, có thể cần thêm:
Giấy tờ thông quan tạm thời (nếu lấy mẫu tại cảng)
Biên bản lấy mẫu tại cảng hoặc kho lưu hàng
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp đẩy nhanh tiến độ phân tích và giảm rủi ro bị trả hồ sơ do thiếu thông tin hoặc không đạt yêu cầu kỹ thuật.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (CA)
Lưu ý về đơn vị cấp CA: Không phải mọi phòng thí nghiệm đều được chấp nhận trong hồ sơ xuất nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành. Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị kiểm nghiệm được công nhận bởi Văn phòng công nhận chất lượng (BoA), hoặc được chỉ định bởi Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và PTNT, Bộ Công Thương, Bộ Khoa học và Công nghệ.
Lưu ý về thời hạn hiệu lực: CA thường có hiệu lực theo lô hàng hoặc trong khoảng thời gian ngắn (3 – 6 tháng). Không nên sử dụng CA cũ để áp dụng cho các lô hàng mới.
Lưu ý về phương pháp thử nghiệm: Phương pháp phân tích nên tuân theo chuẩn quốc tế như AOAC, ISO, USP, hoặc quy chuẩn Việt Nam (QCVN, TCVN). Một số quốc gia nhập khẩu có thể yêu cầu rõ phương pháp thử, do đó doanh nghiệp cần trao đổi trước với đơn vị phân tích.
Lưu ý khi dùng CA cho mục đích khác: Ngoài sử dụng cho thủ tục xuất nhập khẩu, giấy CA cũng có thể dùng trong các thủ tục đăng ký sản phẩm, công bố chất lượng, xin chứng nhận HALAL, HACCP, GlobalGAP,… Tuy nhiên cần đảm bảo nội dung CA phù hợp với yêu cầu của thủ tục liên quan.
Lưu ý về thời gian và chi phí: Tùy vào độ phức tạp của chỉ tiêu phân tích, thời gian có thể từ 3 đến 10 ngày hoặc lâu hơn nếu có các chỉ tiêu vi sinh hoặc kim loại nặng. Chi phí cũng dao động lớn từ vài trăm ngàn đến vài triệu đồng cho mỗi mẫu thử.
5. Dịch vụ hỗ trợ xin Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa tại Luật PVL Group
Với kinh nghiệm nhiều năm hỗ trợ doanh nghiệp trong các thủ tục pháp lý, xuất nhập khẩu và kiểm định chất lượng, Luật PVL Group cam kết đồng hành cùng quý khách hàng trong việc:
Tư vấn đầy đủ về yêu cầu phân tích, tiêu chuẩn áp dụng phù hợp với sản phẩm và mục đích sử dụng CA
Kết nối với các phòng thử nghiệm uy tín, được công nhận trong nước và quốc tế
Hỗ trợ lấy mẫu, vận chuyển và hoàn thiện hồ sơ phân tích
Rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo chi phí hợp lý
Hỗ trợ liên thông giấy CA vào các thủ tục công bố chất lượng, chứng nhận hợp quy, kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành,…
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xin Giấy chứng nhận phân tích thành phần hàng hóa (CA) một cách nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói.
Truy cập chuyên mục các bài viết liên quan tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
