Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản xuất thực phẩm. Hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ và các lưu ý quan trọng.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản xuất thực phẩm
COA (Certificate of Analysis) – Giấy chứng nhận phân tích – là một tài liệu quan trọng trong ngành sản xuất thực phẩm. Đây là báo cáo kết quả kiểm nghiệm chi tiết của một lô hàng, sản phẩm hoặc nguyên liệu được thực hiện bởi phòng thí nghiệm có thẩm quyền.
COA ghi rõ các thông số kỹ thuật, thành phần hóa học, vi sinh, lý tính… nhằm xác minh rằng sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn công bố hoặc quy định của pháp luật.
COA không chỉ cần thiết trong khâu nguyên liệu đầu vào, mà còn là chứng từ bắt buộc trong khâu xuất xưởng, lưu hành sản phẩm ra thị trường hoặc phục vụ kiểm tra, hậu kiểm.
Vai trò của COA trong sản xuất thực phẩm
Xác nhận chất lượng, an toàn sản phẩm
Là bằng chứng khi đăng ký công bố sản phẩm thực phẩm
Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc lô hàng khi có sự cố
Đáp ứng yêu cầu của đối tác xuất khẩu, hệ thống phân phối, cơ quan chức năng
Ví dụ: một lô bột sữa nhập khẩu về Việt Nam cần có COA chứng minh không nhiễm kim loại nặng, vi sinh vật gây bệnh. Một lô bánh quy chuẩn bị xuất kho cần có COA chứng minh đạt chỉ tiêu chất lượng về độ ẩm, protein, E.coli…
Cơ sở pháp lý liên quan đến COA trong ngành thực phẩm
Luật An toàn thực phẩm 2010
Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật An toàn thực phẩm
Thông tư 28/2021/TT-BYT về quản lý phòng kiểm nghiệm thực phẩm
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7402:2004 – Hướng dẫn chuẩn bị COA thực phẩm
Codex Alimentarius – Quy định chung quốc tế về chứng nhận và phân tích thực phẩm
2. Trình tự thủ tục xin cấp COA cho sản phẩm thực phẩm
Bước 1: Xác định mục đích xin COA
COA có thể được cấp cho nhiều mục đích khác nhau:
Nguyên liệu đầu vào (ví dụ: hương liệu, bột sữa, chất tạo màu…)
Sản phẩm cuối cùng trước khi ra thị trường
Lô hàng phục vụ xuất khẩu
Phục vụ đăng ký công bố chất lượng, công bố hợp quy
Tùy vào mục đích mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm và phòng thí nghiệm phù hợp.
Bước 2: Chuẩn bị mẫu kiểm nghiệm
Doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu thực phẩm đại diện cho lô sản phẩm hoặc nguyên liệu cần xin COA. Mẫu cần:
Lấy đúng quy cách, đúng điều kiện bảo quản
Có nhãn sản phẩm đầy đủ
Ghi rõ thông tin: tên mẫu, ngày sản xuất, số lô, mục đích kiểm nghiệm
Bước 3: Gửi mẫu tới phòng kiểm nghiệm được công nhận
Mẫu cần được kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm đạt ISO/IEC 17025, được Bộ Y tế, Bộ NN&PTNT hoặc Bộ Công thương chỉ định. Một số đơn vị uy tín như:
Viện Kiểm nghiệm An toàn vệ sinh thực phẩm quốc gia
Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (QUATEST 3)
Trung tâm Vinacontrol, Eurofins, Intertek…
Tại đây, mẫu sẽ được kiểm tra theo chỉ tiêu hóa lý, vi sinh, kim loại nặng, độc tố, thuốc bảo vệ thực vật, phụ gia… tùy vào loại sản phẩm.
Bước 4: Nhận giấy chứng nhận COA
Sau khi hoàn tất kiểm nghiệm (3–7 ngày làm việc tùy chỉ tiêu), phòng thử nghiệm sẽ cấp COA cho doanh nghiệp. Giấy này có thể ở dạng:
Bản giấy có chữ ký, dấu đỏ
Bản điện tử (PDF có mã QR, mã số kiểm tra)
Doanh nghiệp lưu trữ COA để sử dụng cho mục đích pháp lý hoặc thương mại.
3. Thành phần hồ sơ cần thiết để xin giấy chứng nhận COA
Dù thủ tục xin COA khá đơn giản, nhưng để đảm bảo kết quả hợp lệ và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Phiếu yêu cầu kiểm nghiệm (theo mẫu của phòng thử nghiệm)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao – nếu phòng kiểm nghiệm yêu cầu)
Tài liệu liên quan đến sản phẩm:
Bản tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) hoặc tiêu chuẩn công bố
Thông tin lô hàng: mã lô, ngày sản xuất, ngày hết hạn
Mẫu thực phẩm cần kiểm nghiệm, đóng gói đúng quy cách (100g – 500g tùy loại)
Hợp đồng dịch vụ hoặc phiếu giao nhận mẫu
Biên lai thanh toán phí kiểm nghiệm
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận phân tích (COA)
COA có giá trị theo từng lô sản phẩm
Mỗi COA chỉ có hiệu lực đối với lô hàng cụ thể ghi trên giấy. Vì vậy, doanh nghiệp không thể sử dụng một COA cho nhiều lô hàng khác nhau. Việc dùng lại COA cũ sẽ bị cơ quan chức năng xử lý.
Lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp
Tùy vào mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể chọn kiểm tra:
Chỉ tiêu hóa lý (hàm lượng đạm, đường, độ ẩm…)
Chỉ tiêu vi sinh (E.coli, Coliforms, Salmonella…)
Chỉ tiêu kim loại nặng (Chì, Cadimi, Thủy ngân…)
Chất cấm, thuốc bảo vệ thực vật, chất bảo quản
Không cần kiểm tất cả chỉ tiêu nếu không phục vụ công bố – xuất khẩu – kiểm dịch.
Phòng kiểm nghiệm phải có năng lực phù hợp
Để COA có giá trị sử dụng trong hồ sơ pháp lý (công bố chất lượng, xuất khẩu…), phòng kiểm nghiệm cần được:
Bộ Y tế chỉ định (đối với thực phẩm chức năng, dinh dưỡng)
Bộ NN&PTNT chỉ định (đối với thực phẩm nông nghiệp)
Có dấu hiệu công nhận ISO/IEC 17025
Tránh gửi mẫu vào phòng thử nghiệm không có thẩm quyền vì kết quả có thể không được chấp nhận.
Lưu giữ COA và hồ sơ gốc tối thiểu 2 năm
Mọi COA đều cần lưu bản gốc hoặc bản điện tử kèm hồ sơ mẫu kiểm nghiệm. Khi xảy ra khiếu nại sản phẩm hoặc yêu cầu hậu kiểm, doanh nghiệp phải xuất trình ngay COA của lô hàng liên quan.
5. PVL Group – Hỗ trợ xin COA nhanh chóng, hợp lệ và tiết kiệm cho doanh nghiệp thực phẩm
Việc xin COA tuy đơn giản nhưng nếu không hiểu rõ yêu cầu pháp lý hoặc gửi sai nơi kiểm nghiệm, doanh nghiệp có thể bị:
Trả hồ sơ công bố sản phẩm
Chậm tiến độ xuất khẩu
Bị xử phạt hành chính khi hậu kiểm
PVL Group hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình xin COA:
Tư vấn lựa chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm đúng chuẩn
Lựa chọn phòng kiểm nghiệm được chỉ định và uy tín
Hướng dẫn chuẩn bị mẫu và hồ sơ
Đại diện doanh nghiệp làm việc với đơn vị thử nghiệm
Hỗ trợ tích hợp COA vào hồ sơ công bố chất lượng, chứng nhận HACCP, ISO, xuất khẩu
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết:
✅ Thời gian thực hiện nhanh – từ 3 đến 5 ngày làm việc
✅ Chi phí tối ưu, minh bạch, hợp lý
✅ Hồ sơ được soát lỗi, hoàn thiện 100% trước khi nộp
👉 Tìm hiểu thêm các dịch vụ pháp lý liên quan tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
