Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản xuất cà phê. Quy trình, hồ sơ, lưu ý khi xin COA để đảm bảo chất lượng cà phê đạt chuẩn xuất khẩu và tiêu thụ nội địa.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản xuất cà phê
Trong chuỗi cung ứng thực phẩm, đặc biệt là cà phê – một mặt hàng có giá trị xuất khẩu cao, giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – COA) là tài liệu không thể thiếu. Đây là chứng từ xác nhận rằng sản phẩm cà phê đã được kiểm nghiệm và đạt các chỉ tiêu chất lượng theo quy định hiện hành hoặc theo tiêu chuẩn riêng của từng thị trường xuất khẩu.
COA giúp khẳng định rằng lô cà phê đã qua kiểm nghiệm về các chỉ tiêu như độ ẩm, hàm lượng caffeine, dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, vi sinh vật, độc tố nấm mốc (như aflatoxin), kim loại nặng và các yếu tố cảm quan khác. Tài liệu này không chỉ giúp bảo đảm chất lượng sản phẩm đầu ra, mà còn là yêu cầu bắt buộc khi thông quan xuất khẩu hoặc lưu hành sản phẩm trong nước theo quy định của Bộ Y tế và Bộ Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn.
COA thường được cấp bởi các phòng kiểm nghiệm được công nhận, có thể là đơn vị của nhà nước hoặc các trung tâm độc lập có chứng nhận ISO/IEC 17025.
Việc sở hữu giấy COA còn là minh chứng cho việc doanh nghiệp sản xuất cà phê tuân thủ đúng quy trình kiểm soát chất lượng, tạo niềm tin với đối tác, nhà nhập khẩu và người tiêu dùng.
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận phân tích COA cho cà phê
Để được cấp giấy COA cho sản phẩm cà phê, các cơ sở sản xuất cần thực hiện đầy đủ các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị mẫu cà phê cần kiểm nghiệm
Doanh nghiệp lấy mẫu cà phê đại diện cho từng lô hàng hoặc loại sản phẩm cần phân tích. Việc lấy mẫu phải tuân theo các quy định về phương pháp lấy mẫu chuẩn như quy định tại TCVN 4193:2005 hoặc tiêu chuẩn tương đương.
Bước 2: Lựa chọn phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn
Cơ sở sản xuất gửi mẫu tới một trong các phòng kiểm nghiệm được Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp chỉ định. Các phòng thí nghiệm này phải được công nhận theo ISO/IEC 17025 để bảo đảm kết quả có giá trị pháp lý.
Một số đơn vị phổ biến như:
Trung tâm Chất lượng Nông Lâm Thủy sản (NAFIQAD)
Trung tâm Kiểm nghiệm thuốc – mỹ phẩm – thực phẩm
Các chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng tỉnh, thành phố.
Bước 3: Gửi mẫu và đề nghị kiểm nghiệm
Cơ sở sản xuất điền Phiếu yêu cầu phân tích, đính kèm thông tin về sản phẩm, tiêu chí cần kiểm nghiệm (theo TCVN, Codex hoặc yêu cầu riêng của đối tác), sau đó nộp kèm mẫu sản phẩm.
Bước 4: Nhận kết quả kiểm nghiệm và cấp COA
Sau khi thực hiện phân tích, phòng kiểm nghiệm sẽ cấp báo cáo kết quả phân tích kèm theo giấy chứng nhận COA nếu tất cả chỉ tiêu đều đạt yêu cầu.
Thời gian thực hiện kiểm nghiệm và cấp COA thường kéo dài từ 3 – 7 ngày làm việc, tùy số lượng chỉ tiêu và loại sản phẩm.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy chứng nhận COA cho cà phê
Khi đề nghị phân tích và cấp giấy chứng nhận COA, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ như sau:
Phiếu yêu cầu phân tích (theo mẫu của từng trung tâm kiểm nghiệm)
Mẫu cà phê: lấy đại diện cho lô hàng, khoảng 300 – 500g tùy loại
Giấy tờ doanh nghiệp: bản sao Giấy đăng ký kinh doanh
Thông tin sản phẩm: bảng công bố tiêu chuẩn áp dụng, nhãn sản phẩm
Tài liệu về tiêu chuẩn áp dụng: ví dụ TCVN 4193:2005, TCVN 5251:2015, ISO 22000, HACCP nếu doanh nghiệp có áp dụng
Các tài liệu bổ sung (nếu có): Hợp đồng xuất khẩu, yêu cầu kỹ thuật từ đối tác nhập khẩu.
Nếu doanh nghiệp cần làm nhanh để kịp tiến độ xuất hàng, Luật PVL Group có thể hỗ trợ rút ngắn thời gian và hỗ trợ trọn gói thủ tục.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy COA cho sản xuất cà phê
Việc xin giấy COA tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh những sai sót sau:
Sai sót trong mẫu gửi phân tích
Nhiều doanh nghiệp tự lấy mẫu không đúng cách, khiến mẫu không đại diện, ảnh hưởng đến kết quả kiểm nghiệm. Do đó, cần lấy mẫu đúng quy trình kỹ thuật, lưu trữ và vận chuyển đúng điều kiện (nhất là với cà phê rang xay, cà phê hòa tan).
Không nắm rõ chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp
Tùy theo từng loại cà phê (hạt nhân, rang xay, hòa tan…) và thị trường đích, chỉ tiêu kiểm nghiệm sẽ khác nhau. Ví dụ: thị trường EU yêu cầu kiểm tra aflatoxin, dư lượng thuốc BVTV chặt chẽ hơn. Nếu xác định sai chỉ tiêu sẽ tốn thời gian và chi phí kiểm nghiệm lại.
Không biết chọn phòng kiểm nghiệm uy tín
Kết quả kiểm nghiệm từ phòng không đạt chuẩn ISO 17025 có thể không được công nhận bởi hải quan hoặc đối tác. Vì vậy cần chọn trung tâm được công nhận, có mã VILAS hoặc được Bộ chỉ định.
5. PVL Group – Hỗ trợ doanh nghiệp xin COA sản phẩm cà phê nhanh chóng và hiệu quả
Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp và công bố chất lượng sản phẩm, PVL Group tự tin đồng hành cùng các cơ sở sản xuất cà phê trên toàn quốc trong việc xin giấy chứng nhận phân tích (COA). Chúng tôi cam kết:
Tư vấn đầy đủ chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp từng sản phẩm
Hướng dẫn lấy mẫu đúng quy chuẩn
Liên kết phòng thí nghiệm uy tín, thời gian trả kết quả nhanh
Hỗ trợ trọn gói thủ tục hành chính, không phát sinh chi phí bất ngờ
Quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
