Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản phẩm vật liệu xây dựng. Vậy thủ tục xin COA được thực hiện ra sao, cần chuẩn bị những gì?
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản phẩm vật liệu xây dựng
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng, giấy chứng nhận phân tích – Certificate of Analysis (COA) là một tài liệu quan trọng, chứng minh sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về thành phần hóa lý, cơ học, độ bền… theo tiêu chuẩn kỹ thuật công bố.
COA do phòng thử nghiệm được công nhận cấp sau khi tiến hành phân tích mẫu sản phẩm theo các chỉ tiêu được quy định trong tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng (QCVN, TCVN hoặc tiêu chuẩn nội bộ). Giấy chứng nhận này thường đi kèm trong các hồ sơ:
Công bố hợp quy sản phẩm;
Chứng nhận chất lượng hàng hóa nhập khẩu;
Nghiệm thu vật liệu đầu vào cho công trình xây dựng;
Giao dịch thương mại, cung cấp vật liệu cho nhà thầu.
Câu hỏi thường gặp là: “Giấy chứng nhận phân tích (COA) có bắt buộc không?”
Trả lời: Trong nhiều trường hợp, COA là tài liệu bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện:
Xin giấy chứng nhận hợp quy (CR);
Thủ tục công bố phù hợp quy định;
Tham gia đấu thầu cung ứng vật liệu;
Giao hàng theo hợp đồng yêu cầu kiểm tra chất lượng theo lô hàng cụ thể.
Với xu hướng kiểm soát chất lượng ngày càng chặt chẽ trong ngành xây dựng, giấy COA không chỉ là tài liệu kỹ thuật mà còn là yếu tố nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận phân tích (COA) cho vật liệu xây dựng
COA không phải là giấy phép hành chính như các văn bản của cơ quan nhà nước, mà là tài liệu do phòng thử nghiệm (nội bộ doanh nghiệp hoặc đơn vị độc lập) cấp dựa trên kết quả kiểm nghiệm mẫu sản phẩm. Trình tự thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn cần kiểm nghiệm
Doanh nghiệp cần xác định sản phẩm được sản xuất hoặc nhập khẩu theo tiêu chuẩn nào:
Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN);
Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN);
Tiêu chuẩn cơ sở (do doanh nghiệp công bố);
Tiêu chuẩn ASTM, ISO, JIS… nếu xuất khẩu hoặc sử dụng theo hợp đồng quốc tế.
Tiêu chuẩn được chọn sẽ là cơ sở để phòng thử nghiệm xây dựng chỉ tiêu kiểm nghiệm trong COA.
Bước 2: Chuẩn bị mẫu sản phẩm
Doanh nghiệp cần lấy mẫu vật liệu đại diện đúng quy cách. Mỗi loại vật liệu có cách lấy mẫu riêng theo hướng dẫn tại TCVN hoặc các tiêu chuẩn quốc tế:
Xi măng: lấy từ bao, theo từng lô sản xuất;
Gạch, ngói: lấy số lượng mẫu tối thiểu quy định để đảm bảo đại diện cho lô hàng;
Kính: cắt mẫu theo kích thước yêu cầu;
Thép xây dựng: lấy đoạn cắt đầu/cuối…
Mẫu cần được niêm phong, ghi rõ nguồn gốc và ngày lấy mẫu.
Bước 3: Gửi mẫu đến phòng thử nghiệm
Mẫu sản phẩm được gửi tới một phòng thử nghiệm đạt ISO/IEC 17025, được công nhận bởi Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc tổ chức chứng nhận độc lập có uy tín. Một số đơn vị nổi bật tại Việt Nam gồm:
QUATEST 1, 2, 3;
Trung tâm VILAS;
Các trung tâm kiểm nghiệm thuộc các viện vật liệu xây dựng, kiểm định chất lượng xây dựng…
Bước 4: Nhận kết quả phân tích và cấp COA
Sau khi hoàn thành thử nghiệm, phòng kiểm nghiệm sẽ lập báo cáo kết quả phân tích và cấp Certificate of Analysis (COA), có thể kèm theo bảng số liệu, biểu đồ phân tích và đánh giá kết luận đạt/không đạt so với tiêu chuẩn.
Thời gian thực hiện: thường từ 3 – 7 ngày làm việc, tùy loại vật liệu và mức độ phức tạp.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp COA cho sản phẩm vật liệu xây dựng
Hồ sơ xin COA không phức tạp, nhưng cần đầy đủ và nhất quán về thông tin sản phẩm, bao gồm:
Phiếu yêu cầu phân tích sản phẩm: do doanh nghiệp lập theo mẫu của phòng thử nghiệm;
Bản mô tả sản phẩm: ghi rõ tên sản phẩm, mã lô hàng (nếu có), thành phần chính, mục đích sử dụng;
Mẫu sản phẩm: lấy đúng quy cách, được niêm phong, có thông tin nguồn gốc;
Tiêu chuẩn áp dụng để kiểm nghiệm: doanh nghiệp nộp bản sao TCVN/QCVN/tiêu chuẩn cơ sở;
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
Hợp đồng kiểm nghiệm hoặc giấy ủy quyền (nếu làm qua đơn vị dịch vụ).
Tùy từng đơn vị thử nghiệm, có thể yêu cầu thêm các giấy tờ liên quan như:
Bản vẽ kỹ thuật sản phẩm;
Tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất;
Hồ sơ lô hàng nhập khẩu (nếu là hàng ngoại nhập).
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận phân tích COA
Trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do thiếu kinh nghiệm hoặc chưa hiểu rõ vai trò của COA. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
Không lấy mẫu đại diện đúng quy định: Mẫu không đại diện đúng cho lô hàng sẽ cho kết quả không phản ánh chính xác, ảnh hưởng đến quá trình công bố hợp quy hoặc giao hàng.
Chọn phòng thử nghiệm không đủ năng lực: Kết quả phân tích từ đơn vị không được công nhận sẽ không có giá trị pháp lý, bị cơ quan chức năng từ chối.
Sai lệch giữa COA và thông tin công bố: Ví dụ sai mã lô, sai thông số kỹ thuật… dễ gây mất uy tín với đối tác.
Thiếu kiểm tra định kỳ: COA chỉ phản ánh chất lượng tại thời điểm kiểm nghiệm. Với sản phẩm sản xuất hàng loạt, cần lên kế hoạch thử nghiệm định kỳ.
Không biết kết hợp COA trong các thủ tục khác: COA là một phần quan trọng trong hồ sơ xin hợp quy, công bố chất lượng, hoặc đăng ký chứng nhận ISO, CE…
5. PVL Group – Hỗ trợ chuyên nghiệp xin giấy chứng nhận COA cho sản phẩm vật liệu xây dựng
Hiểu rõ vai trò quan trọng của giấy COA trong kiểm soát chất lượng và thủ tục pháp lý, Công ty Luật PVL Group cung cấp dịch vụ trọn gói giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và chính xác các thủ tục liên quan:
Tư vấn lựa chọn tiêu chuẩn kỹ thuật phù hợp với từng sản phẩm;
Hỗ trợ lấy mẫu, đóng gói và gửi mẫu đến phòng thử nghiệm;
Phối hợp với đơn vị kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025 để cấp COA;
Liên kết hồ sơ COA vào các thủ tục công bố hợp quy, hợp chuẩn, ISO, CE…;
Hướng dẫn doanh nghiệp lưu trữ và sử dụng COA hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, đấu thầu, nhập khẩu.
Với phương châm “nhanh – chính xác – hiệu quả – đúng luật”, PVL Group là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng trên toàn quốc.
📞 Hãy liên hệ ngay với PVL Group để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thủ tục xin COA chuyên nghiệp:
🔗 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
