Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản phẩm sơn. COA được cấp như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Lưu ý quan trọng cần nắm rõ?
1. Giới thiệu về Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản phẩm sơn
Trong ngành sản xuất và phân phối sơn – đặc biệt là sơn xây dựng, sơn công nghiệp, sơn chuyên dụng cho thực phẩm, y tế hoặc điện – điện tử – thì tính ổn định và an toàn của sản phẩm là yếu tố bắt buộc. Một tài liệu không thể thiếu nhằm chứng minh chất lượng và thành phần sản phẩm chính là Giấy chứng nhận phân tích (COA – Certificate of Analysis).
Certificate of Analysis (COA) là bảng kết quả phân tích sản phẩm, do phòng thí nghiệm có thẩm quyền cấp, xác nhận các thông số kỹ thuật hoặc thành phần hóa học của một lô sản phẩm cụ thể. Trong ngành sơn, COA có vai trò:
Xác định rõ ràng các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm sơn như: độ phủ, độ bám dính, thời gian khô, VOC, kim loại nặng…
Chứng minh chất lượng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật công bố hoặc đặt hàng
Làm cơ sở pháp lý cho hoạt động công bố hợp quy, xuất khẩu, hoặc giải quyết khiếu nại
Câu hỏi thường gặp là: “Sản phẩm sơn có bắt buộc phải có Giấy chứng nhận phân tích COA không?”
Câu trả lời là CÓ, trong các trường hợp sau:
Khi xuất khẩu sang các thị trường có yêu cầu hồ sơ kỹ thuật sản phẩm (EU, Mỹ, Nhật…)
Khi thực hiện thủ tục công bố hợp quy theo QCVN 16:2019/BXD
Khi giao hàng cho dự án, công trình có vốn đầu tư công hoặc nhà nước
Khi doanh nghiệp muốn chứng minh chất lượng, truy xuất nguồn gốc rõ ràng trong chuỗi cung ứng
Việc không cung cấp COA có thể khiến sản phẩm bị từ chối nhập khẩu, trả hàng, mất cơ hội đấu thầu hoặc bị xử lý vi phạm thương mại.
2. Trình tự thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản phẩm sơn
Một câu hỏi thực tiễn từ nhiều doanh nghiệp là: “Muốn có COA cho sản phẩm sơn thì phải làm gì?”
Dưới đây là trình tự thủ tục cấp COA cho sơn công nghiệp và xây dựng:
Bước 1: Xác định lô hàng cần chứng nhận
COA được cấp cho từng lô hàng hoặc từng mẫu sản phẩm cụ thể, theo tiêu chuẩn đã công bố hoặc theo yêu cầu khách hàng. Doanh nghiệp cần xác định rõ:
Tên sản phẩm, mã sản phẩm
Số lô sản xuất
Mục đích xin COA (công bố hợp quy, xuất khẩu, nội bộ, dự án…)
Bước 2: Gửi mẫu thử nghiệm
Doanh nghiệp lấy mẫu đại diện và gửi đến phòng thử nghiệm được công nhận ISO/IEC 17025, hoặc các trung tâm được Bộ Xây dựng, Bộ Công Thương chỉ định như:
Quatest 1, 2, 3
Viện Vật liệu Xây dựng (VIBM)
SGS, TUV, Intertek (nếu cần COA quốc tế)
Bước 3: Phân tích các chỉ tiêu kỹ thuật
Tùy mục đích, COA có thể phân tích nhiều chỉ tiêu khác nhau. Với sơn xây dựng phổ biến, các chỉ tiêu bao gồm:
Độ phủ lý thuyết (m²/lít)
Độ bám dính (MPa)
Độ bóng, độ mịn, độ bền màu
Hàm lượng kim loại nặng (Pb, Cd, Hg, Cr6+)
Hàm lượng hợp chất hữu cơ bay hơi VOC (g/l)
Thời gian khô, khả năng chịu nước, chịu kiềm…
Thời gian thực hiện thử nghiệm thường từ 3–7 ngày làm việc, tùy loại chỉ tiêu.
Bước 4: Nhận COA từ phòng thử nghiệm
Sau khi phân tích hoàn tất, phòng thử nghiệm cấp COA chính thức, bao gồm:
Tên, mã sản phẩm
Các chỉ tiêu kỹ thuật đã kiểm tra và kết quả
Phương pháp thử áp dụng
Ngày thử nghiệm, người thực hiện và người phê duyệt
Dấu và mã số của phòng thử nghiệm
3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị để xin COA cho sản phẩm sơn
Một câu hỏi thực tế là: “Để xin giấy chứng nhận phân tích COA, cần chuẩn bị hồ sơ gì?”
Thành phần hồ sơ bao gồm:
Phiếu yêu cầu thử nghiệm (mẫu của phòng thí nghiệm hoặc do doanh nghiệp soạn)
Thông tin mô tả sản phẩm: tên sản phẩm, mục đích sử dụng, công thức (nếu có thể cung cấp)
Mẫu sản phẩm: được niêm phong và bảo quản đúng tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng (TCVN, ASTM, JIS, EN hoặc tiêu chuẩn cơ sở)
Giấy phép kinh doanh và thông tin liên hệ người yêu cầu
Hợp đồng thương mại (nếu phục vụ mục đích xuất khẩu)
Lưu ý: Mỗi phòng thí nghiệm có thể yêu cầu thêm thông tin tùy vào quy trình nội bộ hoặc yêu cầu của khách hàng.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin cấp COA cho sản phẩm sơn
Để đảm bảo hiệu lực và tính pháp lý của COA, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
Lưu ý 1: COA không phải bản tự cấp nội bộ
COA phải được cấp bởi phòng thí nghiệm độc lập, có chứng nhận ISO/IEC 17025, không phải do chính doanh nghiệp tự lập nội bộ, nếu không sẽ không có giá trị pháp lý.
Lưu ý 2: Chỉ tiêu COA phải phù hợp với mục đích sử dụng
Nếu COA dùng để công bố hợp quy, phải có các chỉ tiêu theo QCVN 16:2019/BXD. Nếu để xuất khẩu, phải theo tiêu chuẩn quốc tế như ASTM, EN, JIS,… Tùy mục tiêu cần xin đúng phương pháp thử.
Lưu ý 3: Không dùng lại COA của lô hàng khác
COA có giá trị cho từng lô hàng hoặc sản phẩm cụ thể, không dùng lại cho lô hàng khác. Việc sử dụng COA sai lô có thể bị coi là gian lận thương mại.
Lưu ý 4: COA là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết khiếu nại
Nếu xảy ra tranh chấp về chất lượng, COA là bằng chứng xác nhận chất lượng sản phẩm tại thời điểm sản xuất. Doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ COA của từng lô trong vòng ít nhất 2 năm.
5. PVL Group – Đơn vị hỗ trợ pháp lý và kỹ thuật về COA cho sản phẩm sơn
Công ty Luật PVL Group là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu và thương mại sơn trên cả nước. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói và chuyên sâu về COA, bao gồm:
Tư vấn chỉ tiêu COA phù hợp với từng mục đích sử dụng (hợp quy, xuất khẩu, dự án)
Hướng dẫn và hỗ trợ gửi mẫu đến phòng thử nghiệm uy tín, được công nhận quốc tế
Đại diện doanh nghiệp theo dõi quá trình phân tích, nhận COA nhanh chóng
Hỗ trợ kết nối COA với hồ sơ công bố hợp quy, hợp chuẩn, MSDS, TDS
Tư vấn pháp lý và xử lý tranh chấp nếu phát sinh từ COA hoặc chất lượng sản phẩm
Chúng tôi cam kết hỗ trợ chuyên sâu – nhanh chóng – bảo mật – chính xác, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, chất lượng và tuân thủ pháp lý khi cung cấp sản phẩm ra thị trường.
👉 Tham khảo thêm dịch vụ tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
