Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho chế biến thực phẩm là gì? Tìm hiểu thủ tục, hồ sơ, lưu ý và vai trò COA trong kiểm soát chất lượng sản phẩm thực phẩm. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận phân tích (COA) cho chế biến thực phẩm
Giấy chứng nhận phân tích, thường được gọi là COA (Certificate of Analysis), là một tài liệu thể hiện kết quả kiểm nghiệm các chỉ tiêu chất lượng và an toàn của sản phẩm thực phẩm. COA do phòng kiểm nghiệm có thẩm quyền cấp và đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận rằng sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, vệ sinh an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật hoặc yêu cầu riêng của khách hàng, đối tác.
Trong lĩnh vực chế biến thực phẩm, COA là công cụ không thể thiếu để chứng minh tính hợp pháp và độ an toàn của nguyên liệu đầu vào, thành phẩm xuất xưởng, hoặc sản phẩm dùng trong xuất khẩu, đấu thầu và công bố chất lượng. Giấy chứng nhận phân tích thường được yêu cầu kèm theo khi doanh nghiệp làm thủ tục công bố sản phẩm, xin giấy phép lưu hành, hồ sơ hải quan hoặc đấu thầu vào siêu thị, chuỗi phân phối lớn.
Một COA thường bao gồm các thông tin như: tên sản phẩm, mẫu thử, ngày lấy mẫu, phương pháp phân tích, kết quả từng chỉ tiêu, tên phòng kiểm nghiệm và chữ ký của người phụ trách chuyên môn. Các chỉ tiêu phân tích trong COA có thể là lý hóa (độ ẩm, protein, chất béo, pH…), vi sinh vật (E. coli, Salmonella, nấm mốc…), kim loại nặng (Pb, Cd, As…), phụ gia thực phẩm, độc tố hoặc dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, kháng sinh.
Tại Việt Nam, để COA có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm nghiệm tại các phòng thí nghiệm được công nhận ISO/IEC 17025 hoặc được Bộ Y tế, Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chỉ định. COA không chỉ là minh chứng khoa học cho chất lượng sản phẩm mà còn là căn cứ quan trọng trong các hoạt động pháp lý, thanh tra, khiếu nại và xuất khẩu hàng hóa.
2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy chứng nhận phân tích (COA) cho chế biến thực phẩm
Việc xin giấy chứng nhận phân tích (COA) cần được thực hiện theo một trình tự cụ thể để đảm bảo kết quả phân tích hợp pháp, chính xác và phù hợp với yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản:
Bước đầu tiên, doanh nghiệp xác định mục đích sử dụng COA, từ đó lựa chọn các chỉ tiêu cần kiểm nghiệm. Nếu dùng để công bố sản phẩm, doanh nghiệp phải kiểm đủ các chỉ tiêu theo quy định trong QCVN 8-1:2011/BYT hoặc Thông tư 24/2019/TT-BYT. Nếu dùng để xuất khẩu, cần theo yêu cầu nước nhập khẩu.
Tiếp theo, doanh nghiệp lựa chọn đơn vị kiểm nghiệm có đủ năng lực. Nên chọn các trung tâm có chứng nhận ISO/IEC 17025 và được chỉ định bởi cơ quan quản lý để đảm bảo tính hợp pháp của COA. Một số đơn vị phổ biến như: Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (QUATEST 3), Vinacontrol, Eurofins, Intertek, SGS…
Doanh nghiệp tiến hành lấy mẫu sản phẩm (có thể là nguyên liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm). Việc lấy mẫu nên có biên bản, tem niêm phong và thực hiện đúng quy trình bảo quản để không làm sai lệch kết quả.
Sau khi nộp mẫu và đăng ký chỉ tiêu phân tích, phòng thử nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra trong thời gian từ 3 đến 7 ngày làm việc tùy số lượng chỉ tiêu. Các phương pháp kiểm tra sẽ tuân theo tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ISO, AOAC, Codex), hoặc tiêu chuẩn nội bộ đã được công nhận.
Khi có kết quả, phòng thử nghiệm sẽ phát hành giấy chứng nhận phân tích (COA) có chữ ký của chuyên gia kỹ thuật, dấu xác nhận và mã số kiểm nghiệm. Doanh nghiệp sử dụng COA này để đính kèm trong hồ sơ công bố, thủ tục hải quan hoặc trình cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
3. Thành phần hồ sơ cần thiết để thực hiện kiểm nghiệm và cấp giấy COA
Để được cấp giấy chứng nhận phân tích, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ và thông tin sau để quá trình kiểm nghiệm diễn ra thuận lợi, chính xác:
Phiếu đăng ký kiểm nghiệm: Ghi rõ thông tin doanh nghiệp, tên sản phẩm, mục đích kiểm nghiệm, các chỉ tiêu cần phân tích, phương pháp phân tích đề nghị (nếu có), đơn vị tính, thời gian yêu cầu trả kết quả…
Mẫu sản phẩm: Mẫu phải đại diện cho lô sản xuất, được bảo quản theo đúng yêu cầu kỹ thuật. Lượng mẫu tùy theo chỉ tiêu đăng ký nhưng thường khoảng 300 – 500g hoặc tương đương.
Thông tin kỹ thuật về sản phẩm (nếu có): Bảng thành phần dinh dưỡng, hướng dẫn sử dụng, điều kiện bảo quản, quy cách đóng gói. Thông tin này giúp phòng thử nghiệm xác định được chỉ tiêu phù hợp và tránh sai lệch.
Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (trong trường hợp yêu cầu COA cấp theo tên doanh nghiệp): Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm (nếu có), mã số thuế, địa chỉ sản xuất…
Yêu cầu đặc biệt của khách hàng hoặc cơ quan chức năng (nếu có): Một số COA phục vụ cho mục đích xuất khẩu hoặc thầu cung ứng có thể phải phân tích các chỉ tiêu đặc thù theo yêu cầu riêng, doanh nghiệp cần gửi trước để phòng thử nghiệm có thể xác nhận năng lực.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận phân tích (COA) cho chế biến thực phẩm
Quá trình xin COA tưởng như đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng chi tiết nhằm đảm bảo kết quả phân tích được chấp nhận hợp pháp và sử dụng đúng mục đích. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
Lựa chọn phòng thử nghiệm có thẩm quyền và được công nhận để tránh trường hợp COA không được công nhận khi nộp cho cơ quan nhà nước hoặc khách hàng quốc tế.
Mỗi sản phẩm phải được phân tích chỉ tiêu phù hợp với loại hình. Ví dụ, thực phẩm khô không yêu cầu phân tích vi sinh vật như Salmonella trong nước, trong khi thực phẩm tươi sống bắt buộc có kiểm nghiệm kim loại nặng và dư lượng thuốc bảo vệ thực vật.
Không sử dụng lại COA đã quá hạn. Đa số giấy COA có giá trị từ 6 – 12 tháng, tùy loại sản phẩm và mục đích sử dụng. Cần kiểm tra thời gian phát hành để đảm bảo hồ sơ luôn cập nhật.
Không chỉnh sửa, sao chép COA để sử dụng cho sản phẩm khác. Điều này dễ bị phát hiện khi kiểm tra chéo, có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc mất uy tín nghiêm trọng.
Doanh nghiệp nên lưu mẫu đối chứng cùng thời điểm gửi mẫu đi phân tích, đề phòng trường hợp xảy ra tranh chấp hoặc phản ánh từ phía khách hàng về chất lượng sản phẩm.
Nếu COA được dùng trong hồ sơ công bố sản phẩm hoặc hải quan, cần kiểm tra xem nội dung ghi trên COA (tên sản phẩm, địa chỉ, chỉ tiêu) có khớp với thông tin trên nhãn và hồ sơ pháp lý hay không.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ xin giấy chứng nhận phân tích (COA) nhanh chóng, uy tín và đúng quy định
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý thực phẩm và kiểm nghiệm chất lượng, Luật PVL Group tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp xin giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản phẩm chế biến thực phẩm một cách trọn gói, chuyên nghiệp và nhanh chóng.
Chúng tôi hỗ trợ các doanh nghiệp:
Tư vấn chỉ tiêu kiểm nghiệm phù hợp theo từng loại sản phẩm, ngành hàng và mục đích sử dụng (công bố, hải quan, xuất khẩu, bán lẻ, đấu thầu…)
Kết nối với các phòng kiểm nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025, được Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp hoặc Bộ Công Thương chỉ định
Soạn thảo hồ sơ đăng ký kiểm nghiệm, chuẩn hóa tên sản phẩm, mẫu mã và các thông tin kỹ thuật để phù hợp với COA
Theo dõi tiến độ kiểm nghiệm, xử lý các phát sinh và nhận kết quả nhanh đúng thời hạn
Kết hợp với dịch vụ công bố sản phẩm, công bố chất lượng, kiểm nghiệm định kỳ để đảm bảo doanh nghiệp vận hành đúng quy định pháp luật
Luật PVL Group cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo kết quả kiểm nghiệm hợp pháp – được công nhận toàn quốc.
Hãy liên hệ với Luật PVL Group ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ xin giấy chứng nhận phân tích (COA) cho cơ sở chế biến thực phẩm của bạn.
Xem thêm các bài viết liên quan tại chuyên mục: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
