Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho chế biến sữ là tài liệu xác nhận chất lượng sản phẩm sữa, bắt buộc khi công bố sản phẩm và xuất khẩu hàng hóa chế biến từ sữa. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận phân tích (COA) cho chế biến sữa
Trong ngành công nghiệp thực phẩm, đặc biệt là lĩnh vực chế biến sữa, việc đảm bảo chất lượng và an toàn sản phẩm là yếu tố then chốt để xây dựng lòng tin của người tiêu dùng cũng như đáp ứng các quy định pháp lý. Một trong những tài liệu quan trọng không thể thiếu là Giấy chứng nhận phân tích – hay còn gọi là Certificate of Analysis (COA).
COA là văn bản thể hiện kết quả phân tích các chỉ tiêu hóa lý, vi sinh, cảm quan của sản phẩm sữa. Giấy chứng nhận này do phòng kiểm nghiệm có năng lực cấp, thường là đơn vị được công nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025. COA không chỉ là bằng chứng về sự phù hợp chất lượng sản phẩm với tiêu chuẩn công bố, mà còn là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin cấp Giấy xác nhận công bố phù hợp quy định an toàn thực phẩm, đăng ký xuất khẩu sữa và sản phẩm sữa sang các thị trường yêu cầu nghiêm ngặt như Hoa Kỳ, EU, Nhật Bản.
Trong thực tế, COA được yêu cầu trong nhiều tình huống: đăng ký công bố thực phẩm, đấu thầu cung ứng sản phẩm sữa cho trường học, bệnh viện, hoặc thực hiện các hợp đồng gia công, OEM giữa các doanh nghiệp. Vì vậy, việc chuẩn bị và hiểu rõ quy trình cấp giấy chứng nhận COA là bước không thể thiếu trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp chế biến sữa.
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận phân tích (COA) cho sản phẩm sữa
Để được cấp giấy chứng nhận COA cho sản phẩm sữa, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị mẫu sản phẩm theo đúng điều kiện
Doanh nghiệp tiến hành lấy mẫu đại diện cho lô sản xuất, bảo quản đúng quy cách (thường bảo quản lạnh từ 2°C đến 8°C đối với sữa tươi) và gửi mẫu đến phòng kiểm nghiệm được công nhận.
Bước 2: Lựa chọn chỉ tiêu phân tích phù hợp
Tùy vào loại sản phẩm (sữa tươi, sữa tiệt trùng, sữa đặc có đường, sữa bột…) và mục đích sử dụng, doanh nghiệp cần xác định bộ chỉ tiêu cần phân tích như: độ ẩm, chất khô tổng số, chỉ tiêu vi sinh (Tổng số vi khuẩn hiếu khí, Coliforms, E.Coli, Salmonella…), kim loại nặng (chì, thủy ngân…), dư lượng kháng sinh…
Bước 3: Nộp đơn và mẫu tại phòng kiểm nghiệm
Doanh nghiệp điền phiếu yêu cầu phân tích (theo mẫu của phòng thử nghiệm), nộp cùng mẫu sản phẩm và thanh toán chi phí phân tích. Thời gian phân tích thường dao động từ 5 – 10 ngày làm việc tùy vào số lượng chỉ tiêu.
Bước 4: Nhận kết quả và giấy chứng nhận COA
Sau khi hoàn tất phân tích, phòng kiểm nghiệm sẽ trả về bản Certificate of Analysis có đóng dấu, chữ ký của người phụ trách kỹ thuật. Giấy này thể hiện đầy đủ thông tin mẫu, phương pháp thử, chỉ tiêu phân tích, đơn vị đo và kết quả.
Bước 5: Lưu trữ COA trong hồ sơ chất lượng
COA là tài liệu cần lưu trong hồ sơ chất lượng sản phẩm, phục vụ việc đăng ký công bố, xin giấy phép lưu hành, chứng minh nguồn gốc và xuất xứ khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.
3. Thành phần hồ sơ yêu cầu khi đề nghị cấp giấy COA
Khi gửi mẫu sản phẩm để xin giấy COA, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thông tin đi kèm như sau:
Phiếu yêu cầu phân tích hoặc đề nghị cấp giấy chứng nhận COA theo mẫu của trung tâm kiểm nghiệm (mỗi đơn vị có thể có mẫu riêng).
Mẫu sản phẩm đại diện, đúng khối lượng tối thiểu theo yêu cầu (thường từ 100ml đến 500ml tùy loại sữa).
Thông tin chi tiết về mẫu: tên sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản, nơi sản xuất.
Bản sao nhãn sản phẩm, thông tin công bố tiêu chuẩn áp dụng (nếu có) để làm căn cứ xác định chỉ tiêu phân tích.
Giấy phép kinh doanh và thông tin liên hệ của doanh nghiệp gửi mẫu.
Nếu doanh nghiệp có yêu cầu cấp COA bằng tiếng Anh hoặc phục vụ xuất khẩu, cần ghi rõ trong yêu cầu để phòng thí nghiệm có thể cung cấp phiên bản song ngữ.
Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan kiểm tra có thể yêu cầu cung cấp chứng nhận ISO 22000, HACCP hoặc các tài liệu kiểm soát nội bộ kèm theo để chứng minh sự phù hợp của lô hàng.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận phân tích COA cho sữa
Một số vấn đề cần đặc biệt lưu ý để quá trình xin giấy chứng nhận COA diễn ra thuận lợi:
Chọn đúng đơn vị kiểm nghiệm được công nhận
Doanh nghiệp nên ưu tiên gửi mẫu tại các trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm uy tín, được Bộ Y tế, Sở Công Thương hoặc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng công nhận đạt chuẩn ISO/IEC 17025. Đây là điều kiện để COA có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong các thủ tục nhà nước.
Lựa chọn bộ chỉ tiêu phù hợp với loại sản phẩm
Tùy từng dòng sữa mà yêu cầu kiểm nghiệm khác nhau. Ví dụ, sữa bột cần phân tích chỉ tiêu độ ẩm, chỉ số hòa tan, trong khi sữa thanh trùng yêu cầu tập trung vào chỉ tiêu vi sinh.
Cập nhật định kỳ COA cho từng lô sản phẩm
Giấy COA chỉ có giá trị với lô sản phẩm đã lấy mẫu. Do đó, nếu sản phẩm được sản xuất nhiều lần, cần kiểm nghiệm định kỳ hoặc tối thiểu 6 tháng/lần để đảm bảo hồ sơ chất lượng luôn được cập nhật.
Không chỉnh sửa, giả mạo giấy COA
Tất cả giấy chứng nhận COA phải được cấp trực tiếp từ phòng kiểm nghiệm. Mọi hành vi sử dụng giấy chứng nhận giả, chỉnh sửa thông tin, hoặc in lại mà không được phép đều có thể bị xử lý nghiêm theo quy định pháp luật.
Sử dụng COA đúng mục đích
Doanh nghiệp cần phân biệt COA phục vụ công bố trong nước với COA xuất khẩu. Một số thị trường yêu cầu COA phải do phòng kiểm nghiệm nước ngoài hoặc cơ quan chỉ định cấp. Việc sử dụng sai loại có thể khiến lô hàng bị trả lại hoặc từ chối thông quan.
5. Luật PVL Group – Đơn vị tư vấn cấp giấy chứng nhận COA nhanh chóng và chính xác
Với kinh nghiệm thực tiễn trong ngành thực phẩm, Luật PVL Group là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp sản xuất và chế biến sữa trên cả nước. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn trọn gói trong việc kiểm nghiệm, công bố sản phẩm và xin các loại giấy chứng nhận như COA, HACCP, ISO 22000, FSSC 22000.
Các lợi thế nổi bật của Luật PVL Group:
Tư vấn lựa chọn phòng kiểm nghiệm phù hợp với từng loại sản phẩm và mục đích sử dụng COA.
Hướng dẫn điền hồ sơ, soạn thảo phiếu yêu cầu phân tích đúng chuẩn.
Hỗ trợ gửi mẫu, theo dõi tiến độ và nhận kết quả nhanh nhất.
Dịch thuật và hợp thức hóa giấy chứng nhận COA phục vụ mục tiêu xuất khẩu.
Kết hợp triển khai hồ sơ công bố thực phẩm, đăng ký giấy phép sản xuất và giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.
Chúng tôi cam kết dịch vụ nhanh, chính xác, chi phí hợp lý và bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng. Hãy liên hệ với Luật PVL Group để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện kiểm nghiệm sản phẩm sữa hiệu quả nhất.
Tham khảo thêm các bài viết pháp lý liên quan tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
