Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khi thông quan thiết bị nhập khẩu là điều kiện bắt buộc khi thông quan thiết bị nhập khẩu. Thủ tục thế nào, hồ sơ cần gì? Xem chi tiết cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khi thông quan thiết bị nhập khẩu
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khi thông quan thiết bị nhập khẩu là văn bản xác nhận do cơ quan quản lý chuyên ngành cấp, nhằm chứng minh lô hàng thiết bị nhập khẩu đáp ứng các quy định kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, an toàn, vệ sinh, phòng chống cháy nổ hoặc các yêu cầu đặc thù khác trước khi được phép thông quan qua cửa khẩu.
Theo quy định tại Luật Hải quan 2014, Nghị định 74/2018/NĐ-CP và các văn bản chuyên ngành khác, nhiều loại thiết bị, máy móc nhập khẩu nằm trong danh mục phải kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan. Việc này nhằm bảo đảm rằng các sản phẩm đưa vào sử dụng tại Việt Nam không gây nguy hại đến sức khỏe, môi trường, an ninh hoặc vi phạm các quy định kỹ thuật bắt buộc.
Thông thường, kiểm tra chuyên ngành được thực hiện bởi các bộ như: Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Công Thương… Việc có giấy chứng nhận này là điều kiện tiên quyết để hoàn tất hồ sơ hải quan, lấy hàng về kho và đưa vào sử dụng hoặc cho thuê.
Vì quy trình liên quan đến nhiều thủ tục, tài liệu kỹ thuật và phối hợp giữa nhiều cơ quan nên việc xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành là một trong những bước dễ gây chậm trễ khi nhập khẩu thiết bị. Đây là lý do các doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và nên có đơn vị pháp lý uy tín hỗ trợ.
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khi thông quan thiết bị nhập khẩu
Việc xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành được thực hiện theo các bước chính dưới đây, tùy thuộc vào loại thiết bị và cơ quan quản lý:
Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ thiết bị nhập khẩu có thuộc danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Danh mục này được ban hành kèm theo các thông tư chuyên ngành, ví dụ như Thông tư 22/2018/TT-BKHCN về thiết bị kỹ thuật bắt buộc kiểm tra theo quy chuẩn QCVN.
Sau khi xác định, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc đơn vị được ủy quyền. Với nhiều thiết bị, việc kiểm tra có thể được ủy quyền cho các tổ chức thử nghiệm, giám định được Bộ chỉ định (ví dụ: Quatest, Vinacontrol, Intertek…).
Cơ quan kiểm tra sẽ tiếp nhận hồ sơ, sau đó cử cán bộ đi lấy mẫu tại kho, cảng hoặc đơn vị nhập khẩu. Mẫu thiết bị sẽ được đưa về phòng thử nghiệm để kiểm tra theo các chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng hoặc an toàn. Sau khi có kết quả đạt yêu cầu, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, có thể là:
Giấy chứng nhận hợp quy theo QCVN
Giấy chứng nhận an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy
Giấy xác nhận không thuộc diện quản lý chuyên ngành (nếu được miễn)
Khi có giấy chứng nhận này, doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ thông quan và làm thủ tục nhận hàng theo quy định của hải quan.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khi thông quan
Tùy theo loại thiết bị và cơ quan chuyên ngành, hồ sơ có thể khác nhau. Tuy nhiên, bộ hồ sơ phổ biến nhất để xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thường bao gồm các thành phần sau:
Đơn đề nghị kiểm tra chuyên ngành (theo mẫu của từng bộ quản lý chuyên ngành)
Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Vận đơn (Bill of Lading)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
Catalog kỹ thuật của thiết bị
Bản dịch thông số kỹ thuật (tiếng Việt)
Tờ khai hải quan đã đăng ký
Hình ảnh hoặc video mô tả thiết bị
Văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng đại diện (nếu thông qua công ty dịch vụ)
Ngoài ra, một số thiết bị yêu cầu phải kèm theo giấy chứng nhận hợp chuẩn hoặc tài liệu chứng minh phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế như CE, ISO, RoHS, FDA, tùy từng loại thiết bị.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thiết bị nhập khẩu
Do thủ tục liên quan đến cả kiểm tra chuyên ngành và thủ tục hải quan, nên doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để tránh chậm trễ trong thông quan:
Thứ nhất, nên tra cứu sớm danh mục thiết bị nhập khẩu có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành để chủ động chuẩn bị hồ sơ và thông báo với đơn vị vận chuyển. Việc phát hiện quá muộn có thể khiến lô hàng bị lưu kho kéo dài, phát sinh chi phí lớn.
Thứ hai, cần dịch thuật và chuẩn hóa hồ sơ kỹ thuật của thiết bị, đặc biệt là bản mô tả kỹ thuật, thông số vận hành, hướng dẫn sử dụng. Những thiết bị không rõ thông số, nhãn mác mờ, không đủ căn cứ đánh giá sẽ bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu thử nghiệm lại.
Thứ ba, chọn đúng đơn vị được chỉ định kiểm tra, tránh sử dụng các trung tâm không được Bộ chuyên ngành công nhận. Giấy chứng nhận từ các tổ chức không có thẩm quyền sẽ không được chấp nhận trong hồ sơ thông quan.
Thứ tư, lưu ý về thời gian xử lý. Trung bình, kiểm tra chuyên ngành mất từ 5–10 ngày làm việc, chưa kể thời gian gửi mẫu, phản hồi bổ sung hồ sơ. Doanh nghiệp cần tính toán thời gian đặt hàng và giao hàng phù hợp.
Thứ năm, nên kết hợp dịch vụ kiểm tra chuyên ngành và khai báo hải quan trong một đầu mối để rút ngắn thời gian và tránh sai sót trong việc nộp, chuyển hồ sơ giữa các bên.
Cuối cùng, trong trường hợp thiết bị được miễn kiểm tra chuyên ngành (theo thông báo mới nhất), doanh nghiệp cần có văn bản xác nhận không thuộc diện kiểm tra để trình hải quan và hoàn thiện thủ tục đúng quy định.
5. Luật PVL Group – Hỗ trợ doanh nghiệp xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thiết bị nhập khẩu nhanh và uy tín
Với đội ngũ chuyên gia pháp lý, kỹ sư kỹ thuật và tư vấn viên có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thủ tục kiểm tra chuyên ngành, Luật PVL Group cam kết hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện trọn gói dịch vụ xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khi thông quan thiết bị nhập khẩu, cụ thể:
Tư vấn xác định thiết bị thuộc danh mục kiểm tra chuyên ngành hay không
Soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra chuyên ngành
Dịch thuật tài liệu kỹ thuật, hợp pháp hóa hồ sơ xuất xứ (nếu cần)
Kết nối với tổ chức chứng nhận hợp quy, giám định kỹ thuật uy tín được chỉ định
Theo dõi tiến độ và đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chuyên ngành
Kết hợp khai báo hải quan, đăng ký kiểm tra và thông quan nhanh gọn
Chúng tôi cam kết:
Rút ngắn thời gian xử lý còn 3–5 ngày làm việc
Chi phí hợp lý – minh bạch – không phát sinh
Tư vấn miễn phí lần đầu – hỗ trợ toàn quốc
Cập nhật kịp thời danh mục kiểm tra chuyên ngành theo từng năm
Luật PVL Group đã đồng hành với nhiều doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị trong các lĩnh vực như xây dựng, cơ khí, logistics, y tế, thương mại điện tử… và tự hào mang đến giải pháp pháp lý hiệu quả, nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.
Tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp khác tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Tổng kết: Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành khi thông quan thiết bị nhập khẩu là một phần không thể thiếu trong quy trình nhập khẩu thiết bị kỹ thuật vào Việt Nam. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và lựa chọn đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp như Luật PVL Group sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật trong hoạt động thương mại quốc tế.
