Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành là điều kiện bắt buộc với nhiều loại hàng xuất nhập khẩu. Tìm hiểu trình tự và hồ sơ xin cấp chi tiết tại đây cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (đối với hàng XNK)
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bên cạnh các thủ tục hải quan thông thường, nhiều mặt hàng còn phải trải qua các bước kiểm tra chuyên ngành để xác định có đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, an toàn vệ sinh, bảo vệ môi trường hay không. Những hàng hóa thuộc danh mục này phải được cơ quan chuyên môn có thẩm quyền kiểm tra và cấp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành thì mới được thông quan.
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành là văn bản xác nhận hàng hóa đã được cơ quan chức năng kiểm tra theo quy định pháp luật và đạt yêu cầu để xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Loại giấy này có thể do nhiều cơ quan khác nhau cấp tùy vào mặt hàng, như Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Công Thương, Bộ Thông tin & Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ…
Một số loại hàng hóa phổ biến phải xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành bao gồm:
Thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, vật tư y tế
Hóa chất, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật
Máy móc, thiết bị điện tử đã qua sử dụng
Vật liệu xây dựng, sắt thép
Sản phẩm tiêu dùng như đồ chơi trẻ em, điện gia dụng
Việc không thực hiện đúng quy định về kiểm tra chuyên ngành có thể dẫn đến bị từ chối thông quan, phạt hành chính, hoặc buộc tái xuất/lưu kho. Do đó, việc nắm rõ loại hàng của mình có thuộc diện phải kiểm tra hay không, và tiến hành thủ tục đúng quy định là vô cùng quan trọng.
Với kinh nghiệm chuyên sâu, Luật PVL Group hỗ trợ toàn diện thủ tục kiểm tra chuyên ngành, từ tra cứu danh mục hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ, đến đại diện làm việc với cơ quan nhà nước để giúp doanh nghiệp được cấp chứng nhận nhanh, hợp lệ và tiết kiệm thời gian.
2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Quy trình thực hiện thủ tục kiểm tra chuyên ngành sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng nhóm hàng và cơ quan quản lý chuyên ngành, nhưng nhìn chung gồm các bước sau:
Bước đầu tiên là xác định mã HS (mã phân loại hàng hóa) của mặt hàng, từ đó đối chiếu với các danh mục kiểm tra chuyên ngành được ban hành bởi các bộ, ngành. Đây là bước quan trọng để xác định cơ quan nào có thẩm quyền kiểm tra hàng hóa đó và hình thức kiểm tra là kiểm tra nhà nước, kiểm tra xác suất hay miễn kiểm.
Sau khi xác định đúng cơ quan kiểm tra, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn xin kiểm tra chuyên ngành đến đơn vị được phân cấp (có thể là chi cục kiểm nghiệm, trung tâm kỹ thuật, hoặc cơ quan chuyên ngành tại cửa khẩu).
Cơ quan chuyên ngành tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra thực tế (nếu cần), lấy mẫu xét nghiệm, kiểm định hoặc đánh giá chất lượng. Một số mặt hàng có thể được kiểm tra qua hồ sơ mà không cần lấy mẫu thực tế.
Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, cơ quan chuyên ngành sẽ cấp Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, làm cơ sở để doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục thông quan tại cơ quan hải quan. Trong trường hợp không đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được thông báo lý do, yêu cầu xử lý hoặc tái xuất theo quy định.
Thời gian cấp giấy chứng nhận có thể dao động từ 1 đến 10 ngày làm việc, tùy vào loại hàng, phương pháp kiểm tra (kiểm nghiệm, phân tích mẫu, hồ sơ…) và cơ quan thực hiện.
Luật PVL Group có thể đại diện khách hàng thực hiện đầy đủ thủ tục, liên hệ với các cơ quan kiểm định như Cục An toàn thực phẩm, Cục Khoa học kỹ thuật, Trung tâm kỹ thuật 3, Quatest… để giúp quá trình xin cấp chứng nhận diễn ra nhanh chóng, đúng pháp luật và tránh bị xử lý chậm thông quan.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Tùy vào loại hàng hóa và yêu cầu của từng bộ ngành, thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành có thể bao gồm các tài liệu sau:
Đơn đề nghị kiểm tra chuyên ngành (theo mẫu quy định của từng cơ quan)
Hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Vận đơn (Bill of Lading)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
Tờ khai hải quan hoặc số đăng ký tờ khai
Catalogue hoặc mô tả kỹ thuật hàng hóa
Kết quả kiểm nghiệm từ nhà sản xuất hoặc cơ quan kiểm định nước ngoài (nếu có)
Bản công bố hợp quy, hợp chuẩn (đối với hàng hóa bắt buộc phải công bố)
Mẫu hàng hóa để kiểm nghiệm thực tế (tùy yêu cầu từng nhóm hàng)
Ngoài ra, một số nhóm hàng cụ thể có thể yêu cầu:
Giấy phép nhập khẩu (đối với hàng hạn chế nhập khẩu)
Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu liên quan đến sản phẩm nông nghiệp)
Giấy chứng nhận ISO, chứng nhận an toàn hóa chất, MSDS…
Việc thiếu một tài liệu trong danh mục có thể khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý. Luật PVL Group luôn hỗ trợ khách hàng rà soát đầy đủ hồ sơ, soạn mẫu đơn đúng quy định, và tư vấn chi tiết tài liệu phù hợp theo từng loại hàng cụ thể.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Không phải mọi loại hàng hóa nhập khẩu đều cần xin giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành. Việc tra cứu danh mục kiểm tra theo mã HS là bắt buộc để xác định đúng yêu cầu và tránh nộp sai hồ sơ gây mất thời gian.
Doanh nghiệp cần chủ động đăng ký kiểm tra chuyên ngành trước khi mở tờ khai hải quan hoặc ngay sau khi hàng về cảng, tùy theo yêu cầu từng loại hình. Nếu chậm đăng ký hoặc không đăng ký, cơ quan hải quan có thể xử lý vi phạm và không cho thông quan.
Một số mặt hàng thuộc dạng kiểm tra xác suất, doanh nghiệp có thể được miễn kiểm nếu đã từng kiểm tra lô trước đó. Tuy nhiên, điều này cần xác nhận bằng văn bản từ cơ quan quản lý chuyên ngành.
Thủ tục kiểm tra chuyên ngành hiện đã được đưa lên Cổng thông tin một cửa quốc gia, tuy nhiên nhiều loại hàng vẫn cần thực hiện thủ công hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại cửa khẩu. Việc nắm rõ quy trình cụ thể từng mặt hàng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Nếu hàng bị kết luận không đạt yêu cầu, doanh nghiệp có thể khiếu nại hoặc xin kiểm tra lại tại đơn vị độc lập thứ hai. Tuy nhiên, thời gian giải quyết sẽ kéo dài và có thể phát sinh thêm chi phí.
Luật PVL Group với kinh nghiệm xử lý hàng ngàn hồ sơ kiểm tra chuyên ngành trong các lĩnh vực thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, máy móc, thiết bị… luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xử lý mọi phát sinh nhanh gọn, hợp lệ và hiệu quả.
5. Kết luận
Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu đối với hàng hóa có yêu cầu đặc thù về chất lượng, kỹ thuật, an toàn và vệ sinh. Việc thực hiện đúng thủ tục, đầy đủ hồ sơ và tuân thủ quy định pháp luật là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được thông quan thuận lợi và tránh các rủi ro phát sinh.
Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc không rõ hàng hóa của mình có thuộc diện kiểm tra hay không, hãy liên hệ với Luật PVL Group để được tư vấn miễn phí, hỗ trợ soạn hồ sơ, làm việc với cơ quan kiểm tra và đảm bảo tiến độ thông quan.
Luật PVL Group – Đồng hành pháp lý chuyên nghiệp trong từng lô hàng xuất nhập khẩu.
Xem thêm các bài viết pháp lý doanh nghiệp tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
