Giấy chứng nhận ISO 45001 (an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp) cần những thủ tục gì? Quy trình ra sao và doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì? Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận ISO 45001 (an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp)
ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (Occupational Health and Safety Management System – OHSMS), được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO). Đây là tiêu chuẩn thay thế và nâng cấp cho OHSAS 18001 trước đây, với mục tiêu giúp tổ chức chủ động phòng ngừa rủi ro, tai nạn lao động, bảo vệ sức khỏe cho người lao động và tạo ra môi trường làm việc an toàn.
Việc áp dụng và được cấp giấy chứng nhận ISO 45001 không chỉ thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp đối với quyền lợi và an toàn người lao động mà còn là tiêu chí bắt buộc trong nhiều hoạt động đấu thầu, hợp tác quốc tế, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, xây dựng, kho vận, hóa chất hoặc các ngành có nguy cơ cao về tai nạn lao động.
ISO 45001 giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống kiểm soát toàn diện, từ nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro, lập kế hoạch ứng phó đến kiểm tra, cải tiến liên tục nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và các yêu cầu liên quan đến an toàn – sức khỏe nghề nghiệp.
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận ISO 45001
Việc xin chứng nhận ISO 45001 bao gồm các bước từ xây dựng hệ thống quản lý đến đánh giá và cấp giấy chứng nhận bởi tổ chức đánh giá độc lập. Trình tự cụ thể như sau:
Bước 1: Khảo sát, đánh giá hiện trạng hệ thống an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Doanh nghiệp tiến hành đánh giá thực trạng về môi trường lao động, quy trình sản xuất, rủi ro nghề nghiệp để xác định khoảng cách giữa hiện tại và các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 45001.
Bước 2: Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe
Tổ chức thiết lập chính sách OH&S, phân công trách nhiệm, xây dựng quy trình kiểm soát rủi ro, đào tạo nhân sự, chuẩn bị tài liệu quản lý và triển khai thực tế tại các bộ phận. Thời gian áp dụng thử hệ thống thường kéo dài từ 1 đến 3 tháng.
Bước 3: Đăng ký đánh giá chứng nhận với tổ chức chứng nhận
Doanh nghiệp nộp hồ sơ và ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận đã được công nhận tại Việt Nam như Quacert, TUV, SGS, Bureau Veritas, URS, BSI…
Bước 4: Tổ chức đánh giá chứng nhận ISO 45001
Gồm 2 giai đoạn:
Đánh giá bước 1: xem xét tài liệu, hệ thống hồ sơ
Đánh giá bước 2: kiểm tra việc thực hiện hệ thống tại hiện trường
Bước 5: Cấp giấy chứng nhận ISO 45001
Nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp Giấy chứng nhận ISO 45001 có hiệu lực 3 năm và giám sát hàng năm. Nếu chưa đạt, tổ chức chứng nhận sẽ yêu cầu khắc phục và đánh giá lại.
3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi xin chứng nhận ISO 45001
Hồ sơ xin chứng nhận ISO 45001 chủ yếu bao gồm các tài liệu của hệ thống quản lý OH&S mà doanh nghiệp đã xây dựng và áp dụng. Cụ thể:
Chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S Policy)
Mục tiêu và chương trình hành động OH&S
Bản đánh giá rủi ro và mối nguy trong môi trường làm việc
Quy trình kiểm soát và đánh giá rủi ro nghề nghiệp
Quy trình phản ứng khẩn cấp, xử lý tai nạn lao động
Sơ đồ tổ chức quản lý OH&S và phân công trách nhiệm
Hồ sơ huấn luyện – đào tạo về an toàn lao động cho nhân viên
Biểu mẫu giám sát, kiểm tra định kỳ, báo cáo tai nạn
Hồ sơ họp xem xét lãnh đạo, biên bản đánh giá nội bộ
Tài liệu kiểm tra trang thiết bị, bảo hộ lao động
Hồ sơ cải tiến, xử lý không phù hợp
Các hồ sơ cần được ban hành có hệ thống, thống nhất giữa các phòng ban và đặc biệt phải được áp dụng thực tế, không chỉ tồn tại trên giấy tờ để vượt qua đánh giá.
4. Cơ sở pháp lý và hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 45001
Dù ISO 45001 là tiêu chuẩn tự nguyện nhưng tại Việt Nam, nhiều lĩnh vực đã bắt buộc doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý an toàn lao động bài bản để được phép hoạt động hoặc tham gia đấu thầu. Các quy định pháp lý liên quan bao gồm:
Luật An toàn vệ sinh lao động 2015
Nghị định 39/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật ATVSLĐ
Nghị định 140/2018/NĐ-CP (quy định về trách nhiệm xây dựng hệ thống quản lý an toàn)
ISO 45001:2018 – Tiêu chuẩn quốc tế ban hành năm 2018, thay thế OHSAS 18001
Giấy chứng nhận ISO 45001 có hiệu lực 3 năm. Trong thời gian này, doanh nghiệp sẽ phải duy trì áp dụng hệ thống và trải qua các đợt đánh giá giám sát hàng năm từ tổ chức chứng nhận.
Khi giấy chứng nhận hết hạn hoặc hệ thống có sự thay đổi lớn, doanh nghiệp phải đăng ký đánh giá tái chứng nhận. Việc không duy trì đúng quy trình có thể dẫn đến bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận.
5. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận ISO 45001
Việc xây dựng và duy trì ISO 45001 đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nghiêm túc cả về con người, quy trình và cam kết thực hiện. Một số lưu ý quan trọng gồm:
Xây dựng hệ thống phù hợp với thực tế doanh nghiệp, tránh sao chép máy móc từ mẫu bên ngoài
Đảm bảo mọi cấp bậc nhân sự đều hiểu và áp dụng đúng chính sách OH&S
Đánh giá rủi ro định kỳ, không chỉ làm một lần để lấy chứng nhận
Ghi chép đầy đủ các hoạt động: đào tạo, họp xem xét lãnh đạo, cải tiến, xử lý tai nạn
Có kế hoạch duy trì, kiểm tra nội bộ và đánh giá trước khi đến kỳ giám sát từ tổ chức chứng nhận
Lựa chọn đơn vị tư vấn và tổ chức đánh giá có uy tín, hiểu rõ lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Tránh tình trạng hệ thống “hình thức”, chỉ dùng để lấy giấy chứng nhận mà không mang lại hiệu quả thực tế
Việc đạt được ISO 45001 không chỉ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro mà còn nâng cao năng suất, giảm chi phí do tai nạn lao động, tăng tính tuân thủ pháp luật và tạo uy tín khi tiếp cận các thị trường lớn hoặc đối tác quốc tế.
Với năng lực và kinh nghiệm thực tế, Luật PVL Group tự tin là đối tác đồng hành đáng tin cậy cho doanh nghiệp trong hành trình xây dựng và đạt chứng nhận ISO 45001. Chúng tôi cung cấp:
Tư vấn lộ trình triển khai ISO 45001 phù hợp với từng lĩnh vực
Soạn thảo toàn bộ tài liệu, biểu mẫu hệ thống OH&S
Đào tạo nhận thức và huấn luyện áp dụng cho nhân viên
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, đánh giá nội bộ và khắc phục trước chứng nhận
Kết nối tổ chức chứng nhận uy tín và theo sát toàn bộ quá trình
Hãy liên hệ ngay với Luật PVL Group qua https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/ để được tư vấn chi tiết và triển khai thủ tục xin giấy chứng nhận ISO 45001 một cách nhanh – chuẩn – chuyên nghiệp.
