Giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn sản phẩm xuất/nhập khẩu là cơ sở pháp lý chứng minh sản phẩm tuân thủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật khi lưu thông qua biên giới. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn sản phẩm xuất/nhập khẩu
Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, hoạt động xuất nhập khẩu sản phẩm ngày càng đòi hỏi phải đáp ứng nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn và chất lượng. Một trong những thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo sự tuân thủ của sản phẩm với quy định pháp luật là xin giấy chứng nhận hợp quy và hợp chuẩn.
Giấy chứng nhận hợp quy là văn bản xác nhận sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) do cơ quan nhà nước ban hành và bắt buộc áp dụng. Trong khi đó, giấy chứng nhận hợp chuẩn thể hiện sự tuân thủ với tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) hoặc tiêu chuẩn quốc tế/tự nguyện, mang tính khuyến khích và thương mại.
Cả hai loại giấy chứng nhận này đóng vai trò quan trọng trong việc:
Làm thủ tục thông quan đối với hàng nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra chất lượng
Xin giấy phép xuất khẩu đối với một số mặt hàng như thực phẩm, vật liệu xây dựng, hóa chất, v.v.
Tạo uy tín sản phẩm khi đưa vào hệ thống phân phối nội địa hoặc quốc tế
Thực hiện công bố hợp quy/hợp chuẩn với cơ quan quản lý chuyên ngành như Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, v.v.
Thông thường, đối với hàng hóa nhập khẩu, sản phẩm thuộc danh mục phải chứng nhận hợp quy sẽ chỉ được phép thông quan sau khi có kết quả thử nghiệm và giấy chứng nhận từ tổ chức chứng nhận được chỉ định. Với hàng hóa xuất khẩu, việc có chứng nhận hợp chuẩn/hợp quy sẽ giúp hàng hóa được chấp nhận tại thị trường nước ngoài và dễ xin giấy phép kỹ thuật đi kèm như C/O, kiểm dịch, giấy phép chuyên ngành.
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn sản phẩm xuất/nhập khẩu
Tùy theo loại hàng hóa, phương thức đánh giá và quy định ngành nghề, thủ tục xin giấy chứng nhận hợp quy hoặc hợp chuẩn có thể chia thành các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Xác định loại chứng nhận cần thực hiện
Doanh nghiệp cần kiểm tra xem sản phẩm nằm trong danh mục bắt buộc chứng nhận hợp quy (theo QCVN) hay chứng nhận hợp chuẩn (tự nguyện theo TCVN). Danh mục này do các bộ ngành chuyên ngành công bố định kỳ.
Bước 2: Lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp
Chỉ những tổ chức chứng nhận được chỉ định hoặc công nhận theo quy định tại Nghị định 107/2016/NĐ-CP mới có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn. Doanh nghiệp có thể chọn tổ chức trong nước hoặc tổ chức quốc tế có văn phòng tại Việt Nam.
Bước 3: Gửi mẫu và hồ sơ tới tổ chức chứng nhận
Doanh nghiệp gửi sản phẩm mẫu hoặc trích mẫu hàng nhập khẩu cho tổ chức chứng nhận để tiến hành thử nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận. Song song, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ pháp lý theo yêu cầu.
Bước 4: Đánh giá, kiểm tra quá trình sản xuất (nếu cần)
Với một số sản phẩm, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá hệ thống quản lý chất lượng tại nhà máy sản xuất (trong nước hoặc nước ngoài) để đảm bảo tính ổn định của sản phẩm phù hợp.
Bước 5: Cấp giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn
Sau khi đánh giá đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp giấy chứng nhận hợp quy hoặc hợp chuẩn có giá trị trong vòng 1 – 3 năm. Doanh nghiệp sử dụng giấy này để công bố hoặc nộp cho cơ quan hải quan/kỹ thuật.
Bước 6: Công bố hợp quy/hợp chuẩn (nếu có yêu cầu công bố)
Đối với sản phẩm nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước, việc có chứng nhận hợp quy chưa đủ – doanh nghiệp cần thực hiện công bố hợp quy tại cơ quan quản lý nhà nước theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn sản phẩm
Tùy thuộc vào loại sản phẩm, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận hợp quy hoặc hợp chuẩn có thể thay đổi. Tuy nhiên, thành phần hồ sơ thông thường sẽ bao gồm:
Đơn đăng ký chứng nhận hợp quy hoặc hợp chuẩn theo mẫu của tổ chức chứng nhận
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đứng tên xin chứng nhận
Hợp đồng mua bán/hóa đơn thương mại của lô hàng xuất/nhập khẩu (nếu có)
Bản mô tả kỹ thuật, tài liệu kỹ thuật, catalog sản phẩm (nếu có)
Mẫu sản phẩm thực tế hoặc trích mẫu theo quy định (đối với hàng nhập khẩu)
Kết quả thử nghiệm (test report) do phòng thử nghiệm được công nhận cấp
Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng (nếu sản phẩm yêu cầu đánh giá quá trình sản xuất)
Các tài liệu chứng minh nguồn gốc nguyên vật liệu, quy trình sản xuất (với sản phẩm xuất khẩu)
Đối với một số sản phẩm như thực phẩm chức năng, vật liệu xây dựng, đồ chơi trẻ em, sản phẩm điện – điện tử, thiết bị y tế, hàng hóa có khả năng ảnh hưởng đến sức khỏe cộng đồng… thì giấy chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn là bắt buộc trước khi phân phối tại Việt Nam hoặc thông quan xuất nhập khẩu.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn cho sản phẩm xuất/nhập khẩu
Một trong những yếu tố doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là phân biệt rõ sản phẩm thuộc diện bắt buộc chứng nhận hợp quy hay không. Nếu sản phẩm thuộc danh mục quy định mà doanh nghiệp không có giấy chứng nhận hợp quy, thì hàng hóa có thể bị giữ lại tại cửa khẩu, bị từ chối thông quan hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.
Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn đúng tổ chức chứng nhận được chỉ định bởi các Bộ như Bộ Công Thương, Bộ NN&PTNT, Bộ Y tế, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Nếu sử dụng tổ chức không được công nhận, giấy chứng nhận sẽ không có giá trị pháp lý.
Một lưu ý khác là giấy chứng nhận hợp quy thường có thời hạn, từ 1 đến 3 năm tùy quy định và phương thức đánh giá. Doanh nghiệp cần theo dõi để tái chứng nhận đúng hạn, tránh gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu hoặc phân phối sản phẩm.
Về phía sản phẩm xuất khẩu, một số thị trường như EU, Mỹ, Nhật, Hàn Quốc có thể yêu cầu giấy chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế như ISO, CE, FDA, RoHS… Khi đó, giấy chứng nhận hợp chuẩn theo tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam sẽ giúp tiết kiệm chi phí chứng nhận tại nước ngoài.
Trường hợp hàng nhập khẩu theo hình thức tạm nhập tái xuất, hàng mẫu, hàng phi thương mại… cần xác minh rõ về phạm vi áp dụng chứng nhận hợp quy để tránh làm sai thủ tục.
5. Luật PVL Group – Dịch vụ tư vấn và xin giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn sản phẩm nhanh chóng, chuyên nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý và hỗ trợ xuất nhập khẩu, Luật PVL Group là đối tác tin cậy cho doanh nghiệp trong việc xin giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn đối với hàng hóa sản xuất trong nước và hàng hóa xuất/nhập khẩu.
Chúng tôi cung cấp trọn gói dịch vụ:
Tư vấn xác định sản phẩm có thuộc danh mục bắt buộc chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn không
Lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp theo lĩnh vực hàng hóa
Chuẩn bị, soạn thảo và nộp hồ sơ đầy đủ, đúng quy định
Hỗ trợ kiểm nghiệm sản phẩm tại phòng thử nghiệm đạt chuẩn
Làm việc trực tiếp với tổ chức chứng nhận, theo dõi tiến độ và xử lý mọi tình huống phát sinh
Đại diện doanh nghiệp thực hiện thủ tục công bố hợp quy tại cơ quan nhà nước nếu có yêu cầu
Luật PVL Group cam kết hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành thủ tục nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro liên quan đến hồ sơ kỹ thuật. Chúng tôi luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình khẳng định chất lượng sản phẩm và mở rộng thị trường quốc tế.
👉 Tham khảo thêm các bài viết pháp lý doanh nghiệp tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
