Giấy chứng nhận hệ thống quản lý an toàn theo ISM Code

1. Giới thiệu về giấy chứng nhận hệ thống quản lý an toàn theo ISM Code

Trong ngành hàng hải, việc đảm bảo an toàn cho tàu và môi trường là yêu cầu tối quan trọng. Một trong những công cụ quản lý hiệu quả nhất được quốc tế công nhận chính là ISM Code (International Safety Management Code) – Bộ quy tắc quốc tế về quản lý an toàn vận hành tàu và phòng ngừa ô nhiễm môi trường.

Theo Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng trên biển (SOLAS), tất cả các tàu biển có trọng tải từ 500 GT trở lên, hoạt động quốc tế, đều phải có Giấy chứng nhận hệ thống quản lý an toàn (Safety Management Certificate – SMC) được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền sau khi đánh giá đạt tiêu chuẩn ISM Code. Đối với công ty quản lý tàu, cần có Document of Compliance (DOC) tương ứng.

Tại Việt Nam, Bộ Giao thông Vận tải đã chỉ đạo Cục Đăng kiểm Việt Nam là đơn vị thực hiện chứng nhận ISM Code đối với các chủ tàu và công ty khai thác tàu. Đây là điều kiện pháp lý bắt buộc để được cấp phép vận hành tàu biển trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Việc áp dụng hệ thống ISM giúp doanh nghiệp hàng hải:

• Xây dựng quy trình kiểm soát an toàn và môi trường minh bạch.

• Nâng cao uy tín trong hoạt động vận tải quốc tế.

• Giảm rủi ro tai nạn, thất thoát tài sản và tổn hại môi trường.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và am hiểu hệ thống chứng nhận quốc tế, Luật PVL Group cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu xây dựng hệ thống quản lý, lập hồ sơ đến hỗ trợ đánh giá và cấp chứng nhận ISM một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý an toàn theo ISM Code

Bước 1: Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý an toàn (SMS)

Công ty quản lý tàu phải xây dựng hệ thống SMS phù hợp với ISM Code, bao gồm các nội dung về:

• Chính sách an toàn và bảo vệ môi trường.

• Cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm.

• Quy trình vận hành, kiểm soát rủi ro.

• Ứng phó khẩn cấp và huấn luyện nhân viên.

Bước 2: Đăng ký kiểm tra đánh giá chứng nhận

Công ty gửi văn bản đề nghị Cục Đăng kiểm hoặc tổ chức đăng kiểm được ủy quyền để đăng ký kiểm tra và đánh giá hệ thống quản lý an toàn.

Bước 3: Tiến hành đánh giá sơ bộ tại văn phòng (cho DOC)

Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá tại trụ sở công ty để xác minh mức độ phù hợp của hệ thống SMS. Nếu đạt yêu cầu, tổ chức sẽ cấp Chứng nhận văn bản tuân thủ (DOC).

Bước 4: Đánh giá trực tiếp trên tàu (cho SMC)

Sau khi có DOC, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành kiểm tra hệ thống SMS đã được áp dụng trên tàu cụ thể. Nếu đạt, tổ chức sẽ cấp Chứng nhận quản lý an toàn (SMC) cho từng tàu.

Bước 5: Giám sát định kỳ và tái chứng nhận

Chứng nhận có hiệu lực 5 năm, trong thời gian này, tổ chức đăng kiểm sẽ thực hiện ít nhất 1 lần giám sát hàng năm. Trước khi hết hạn, doanh nghiệp phải đăng ký đánh giá lại để tái cấp chứng nhận.

3. Thành phần hồ sơ xin cấp chứng nhận ISM Code

Một bộ hồ sơ đầy đủ xin chứng nhận hệ thống quản lý an toàn theo ISM Code gồm các tài liệu:

• Văn bản đề nghị đánh giá và cấp chứng nhận ISM.

• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép khai thác tàu…).

• Hệ thống tài liệu SMS đã xây dựng gồm:

  • Chính sách an toàn và môi trường.

  • Quy trình quản lý rủi ro, ứng phó sự cố.

  • Hồ sơ huấn luyện, đào tạo định kỳ.

  • Quy trình kiểm tra nội bộ và báo cáo sự cố.

• Danh sách các tàu quản lý, hồ sơ kỹ thuật và thông tin thuyền viên.

• Các hồ sơ về việc triển khai SMS trên thực tế (biên bản họp, nhật ký tàu, báo cáo khẩn cấp…).

• Biên lai nộp phí, lệ phí chứng nhận.

Lưu ý: Tài liệu có thể được nộp bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, tùy theo yêu cầu của tổ chức đăng kiểm. Tuy nhiên, các tài liệu nội bộ và chính sách nên có song ngữ để dễ dàng sử dụng trong môi trường quốc tế.

4. Những lưu ý quan trọng khi xin chứng nhận ISM Code

Hệ thống SMS phải được vận hành thực tế

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp là chỉ xây dựng tài liệu trên giấy, không áp dụng thực tế. Tổ chức đánh giá sẽ yêu cầu minh chứng vận hành hệ thống, bao gồm báo cáo huấn luyện, nhật ký ghi chép sự cố, báo cáo định kỳ…

Cần tối thiểu 3 tháng triển khai thử nghiệm

Trước khi đăng ký đánh giá, doanh nghiệp cần vận hành thử hệ thống ít nhất 3 tháng để có cơ sở kiểm chứng tính hiệu quả và sự tuân thủ.

Nhân sự phải được huấn luyện bài bản

Thuyền viên và cán bộ quản lý phải được huấn luyện theo quy định của ISM Code. Việc thiếu chứng chỉ đào tạo sẽ bị đánh giá không đạt.

Chứng nhận DOC và SMC phải phù hợp nhau

DOC là cơ sở để cấp SMC cho từng tàu. Nếu doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức, loại tàu hoặc địa bàn khai thác, cần đánh giá lại hệ thống.

Phải duy trì hệ thống thường xuyên

Không chỉ là thủ tục xin cấp ban đầu, doanh nghiệp phải duy trì vận hành SMS xuyên suốt hoạt động. Nếu phát hiện vi phạm trong quá trình giám sát định kỳ, chứng nhận có thể bị thu hồi.

5. Luật PVL Group – đồng hành pháp lý đạt chứng nhận ISM Code chuyên nghiệp

Quá trình xây dựng và xin chứng nhận hệ thống ISM Code đòi hỏi sự hiểu biết sâu về quản trị an toàn, hàng hải quốc tế và hệ thống pháp lý Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia tư vấn và pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực hàng hải – vận tải, Luật PVL Group sẵn sàng:

• Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý an toàn theo ISM Code phù hợp thực tế doanh nghiệp.

• Soạn thảo toàn bộ tài liệu SMS song ngữ Việt – Anh.

• Đào tạo nhân sự, huấn luyện ứng phó sự cố, đánh giá nội bộ.

• Đại diện doanh nghiệp làm việc với Cục Đăng kiểm và tổ chức đăng kiểm quốc tế.

• Hỗ trợ thủ tục duy trì và tái đánh giá định kỳ chứng nhận.

Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chuẩn bị, tiết kiệm chi phí và đạt chứng nhận ISM Code đúng chuẩn quốc tế.

👉 Tìm hiểu thêm các bài viết pháp lý khác về lĩnh vực doanh nghiệp và logistics tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/

Liên hệ Luật PVL Group ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ chuyên sâu trong việc đạt chứng nhận ISM Code và các thủ tục pháp lý liên quan đến vận hành tàu biển quốc tế.