Giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh là loại giấy phép xác nhận cơ sở kinh doanh có kho, thiết bị và quy trình bảo quản lạnh đảm bảo tiêu chuẩn an toàn theo quy định pháp luật. Đây là điều kiện tiên quyết đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm, dược phẩm, nông sản hoặc các sản phẩm yêu cầu chuỗi lạnh nghiêm ngặt. Xem thủ tục, hồ sơ và lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận tại Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh
Trong bối cảnh ngày càng nhiều sản phẩm cần bảo quản ở điều kiện nhiệt độ thấp để giữ nguyên chất lượng – từ rau củ, trái cây, sữa, thịt cá cho đến vaccine, dược phẩm – việc sở hữu hệ thống bảo quản lạnh đạt chuẩn là điều kiện bắt buộc để tham gia thị trường. Để chứng minh năng lực này, doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, tùy theo loại hình kinh doanh và sản phẩm cụ thể.
Theo quy định tại Luật An toàn thực phẩm, Luật Dược, Thông tư 36/2018/TT-BYT, Thông tư 38/2018/TT-BNNPTNT, cơ sở bảo quản sản phẩm có yêu cầu nhiệt độ thấp phải đảm bảo điều kiện về:
Kho lạnh đạt chuẩn kỹ thuật
Thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm ổn định
Nhân sự được đào tạo chuyên môn về vận hành kho lạnh
Quy trình nhập – xuất – bảo quản rõ ràng
Đảm bảo vệ sinh an toàn, phòng chống côn trùng, vi khuẩn gây hại
Tùy thuộc vào nhóm sản phẩm, việc bảo quản hàng lạnh có thể do Cục An toàn thực phẩm, Cục Quản lý Dược, Cục Bảo vệ thực vật, hoặc Chi cục Thú y địa phương thực hiện cấp phép.
Việc không có giấy chứng nhận này khi hoạt động có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động hoặc thậm chí tiêu hủy sản phẩm vi phạm điều kiện bảo quản.
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh
Doanh nghiệp muốn xin giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh cần thực hiện các bước theo đúng quy trình pháp lý như sau:
Bước 1: Khảo sát, chuẩn bị điều kiện kho lạnh
Doanh nghiệp cần đầu tư và hoàn thiện cơ sở hạ tầng kho lạnh bao gồm:
Tường cách nhiệt, sàn chống ẩm, cửa kho kín
Hệ thống làm lạnh bảo đảm nhiệt độ ổn định (thường từ 0 – 10°C đối với thực phẩm, và từ 2 – 8°C hoặc âm sâu với vaccine, dược phẩm)
Hệ thống kiểm soát, giám sát nhiệt độ (máy ghi nhiệt tự động, nhiệt kế kỹ thuật số, báo động nhiệt độ)
Biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, ô nhiễm
Quy trình bảo quản khoa học theo tiêu chuẩn HACCP hoặc ISO (nếu có)
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận
Sau khi đã hoàn thiện điều kiện thực tế, doanh nghiệp cần lập hồ sơ xin cấp chứng nhận gửi đến cơ quan có thẩm quyền tương ứng theo nhóm sản phẩm.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua mạng tùy cơ quan tiếp nhận. Một số cơ quan yêu cầu nộp bản cứng để kiểm tra thực tế và đối chiếu tài liệu.
Bước 4: Thẩm định hồ sơ và kiểm tra thực tế
Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ thành lập đoàn kiểm tra đến kho lạnh để đánh giá:
Kết cấu kho lạnh, điều kiện bảo quản
Quy trình vận hành kho
Hồ sơ kỹ thuật và sổ ghi chép theo dõi nhiệt độ
Nhân sự vận hành, quy định nội bộ
Bước 5: Cấp giấy chứng nhận
Nếu hồ sơ hợp lệ và điều kiện đạt yêu cầu, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh trong vòng 07 – 15 ngày làm việc. Trong trường hợp không đạt, cơ sở sẽ được thông báo yêu cầu khắc phục.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh
Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh thường bao gồm những tài liệu sau:
Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận (theo mẫu của từng cơ quan chuyên ngành)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao hợp lệ)
Bản thuyết minh cơ sở vật chất kỹ thuật, gồm:
Sơ đồ kho lạnh
Hệ thống thiết bị kiểm soát nhiệt độ
Sổ theo dõi và cảnh báo nhiệt độ
Bản mô tả quy trình bảo quản hàng lạnh, nêu rõ cách thức nhập hàng, xếp hàng, bảo trì, cấp đông, cấp mát, kiểm soát nhiệt độ
Danh sách nhân sự vận hành, kèm theo bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan (nếu có)
Hồ sơ chứng nhận hợp chuẩn thiết bị, máy móc (nếu có áp dụng)
Kế hoạch phòng chống sự cố mất điện, hư thiết bị lạnh
Tùy sản phẩm cụ thể, doanh nghiệp có thể phải bổ sung các giấy phép liên quan như giấy chứng nhận VSATTP, hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm, hoặc tài liệu nhập khẩu nếu là thiết bị lạnh từ nước ngoài.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh
Việc xin giấy chứng nhận này không chỉ là điều kiện pháp lý mà còn là một tiêu chí đảm bảo chất lượng và uy tín sản phẩm. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý:
Thiết kế kho lạnh theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật
Không gian bảo quản phải cách nhiệt, kiểm soát độ ẩm tốt và không bị ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp. Cần đầu tư hệ thống làm lạnh ổn định, dễ bảo trì, và có năng lực duy trì nhiệt độ theo yêu cầu của sản phẩm.
Lắp đặt hệ thống kiểm soát nhiệt độ tự động
Cơ quan cấp phép thường kiểm tra khả năng ghi nhận và lưu trữ dữ liệu nhiệt độ tối thiểu 7 ngày hoặc 30 ngày gần nhất. Doanh nghiệp nên đầu tư thiết bị ghi dữ liệu điện tử để đáp ứng yêu cầu này.
Vệ sinh, phòng chống sinh vật gây hại là yếu tố bắt buộc
Các doanh nghiệp thường bị từ chối cấp phép vì kho không đảm bảo vệ sinh hoặc có dấu hiệu nhiễm vi sinh vật. Cần có sổ ghi lịch vệ sinh kho lạnh định kỳ, danh mục hóa chất sử dụng và biện pháp phòng chống côn trùng.
Tài liệu nội bộ cần hoàn thiện rõ ràng
Quy trình nhập – xuất kho, sơ đồ phân khu, sổ theo dõi hàng hóa, phiếu kiểm nghiệm sản phẩm… đều cần đầy đủ, rõ ràng và sẵn sàng để đoàn kiểm tra đối chiếu.
Giấy chứng nhận có thời hạn và cần được cấp lại khi có thay đổi
Thông thường, giấy chứng nhận có giá trị 3 – 5 năm. Doanh nghiệp cần theo dõi để xin gia hạn hoặc cấp lại khi thay đổi vị trí kho, nâng cấp thiết bị hoặc thay đổi loại hình sản phẩm bảo quản.
5. Luật PVL Group – Hỗ trợ nhanh và trọn gói xin giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo quản hàng lạnh
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị đầu tư kho lạnh hoặc đã có kho nhưng chưa hoàn thiện hồ sơ pháp lý để xin giấy chứng nhận, Luật PVL Group là đối tác pháp lý đáng tin cậy giúp bạn giải quyết toàn bộ thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm:
Tư vấn tiêu chuẩn kỹ thuật kho lạnh phù hợp với sản phẩm và quy định pháp luật
Khảo sát, đánh giá hiện trạng kho và thiết lập kế hoạch cải tạo (nếu cần)
Soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý, biểu mẫu kỹ thuật theo mẫu chuẩn
Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chuyên ngành
Theo dõi tiến trình và xử lý các yêu cầu bổ sung, hiệu chỉnh hồ sơ
Hỗ trợ gia hạn, cấp lại, hoặc điều chỉnh giấy chứng nhận khi cần
Luật PVL Group luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đảm bảo sự tuân thủ pháp luật, nâng cao uy tín sản phẩm và tối ưu hóa quy trình hoạt động. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xin giấy phép ngành hàng đặc thù, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp nhanh – gọn – tiết kiệm cho mọi khách hàng.
Liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn miễn phí và nhận hỗ trợ thủ tục chuyên nghiệp!
Xem thêm các bài viết pháp lý liên quan đến lĩnh vực doanh nghiệp tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
