Giấy chứng nhận đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn là gì, có bắt buộc không và thủ tục xin cấp thực hiện ra sao? Tìm hiểu thủ tục xin giấy chứng nhận phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn. Luật PVL Group hỗ trợ đăng ký nhanh, trọn gói hồ sơ pháp lý, đảm bảo đúng quy định, tránh rủi ro cho cơ sở lưu trú.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn
Giấy chứng nhận đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn là văn bản do cơ quan chức năng hoặc tổ chức đánh giá độc lập cấp cho các cơ sở lưu trú sử dụng hệ thống phần mềm quản lý hoạt động lưu trú đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, an ninh, bảo mật và kết nối dữ liệu theo yêu cầu của pháp luật.
Phần mềm quản lý khách sạn (Hotel Management System – HMS) là công cụ hỗ trợ chủ cơ sở lưu trú trong việc:
Quản lý thông tin khách lưu trú
Tự động hóa quy trình đặt phòng, thanh toán, báo cáo
Tích hợp khai báo lưu trú với cơ quan công an
Kiểm soát nhân sự, tài sản, doanh thu
Việc sử dụng phần mềm không chỉ giúp tăng hiệu quả vận hành mà còn là yêu cầu bắt buộc tại nhiều địa phương nhằm đảm bảo kiểm soát tạm trú, chống gian lận và quản lý trật tự an ninh xã hội.
Theo hướng dẫn của Bộ Công an và Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch tại các tỉnh/thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng…, cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú phải triển khai phần mềm quản lý có chức năng kết nối dữ liệu khai báo tạm trú điện tử với công an khu vực. Phần mềm sử dụng cần được đăng ký và chứng nhận đáp ứng chuẩn kết nối kỹ thuật.
Luật PVL Group là đơn vị tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đăng ký phần mềm quản lý lưu trú đúng chuẩn, đảm bảo kết nối dữ liệu và hợp pháp hóa hoạt động, tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình kinh doanh.
2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy chứng nhận phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn
Để được chứng nhận phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Lựa chọn phần mềm có khả năng kết nối với cơ quan công an
Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có tính năng đồng bộ dữ liệu khách lưu trú với hệ thống của Bộ Công an (qua API hoặc giao diện quản lý dân cư).
Bước 2: Ký hợp đồng triển khai phần mềm với nhà cung cấp
Cơ sở lưu trú ký hợp đồng triển khai phần mềm với đơn vị cung cấp, lắp đặt và cấu hình hệ thống.
Bước 3: Đăng ký sử dụng phần mềm với cơ quan công an hoặc UBND phường/xã
Doanh nghiệp lập văn bản đăng ký sử dụng phần mềm và nộp cho cơ quan công an quản lý địa bàn hoặc UBND phường để được xác nhận và đưa vào hệ thống giám sát.
Bước 4: Thử nghiệm hệ thống và kiểm tra kết nối
Cơ quan công an hoặc đơn vị trung gian phối hợp kiểm tra khả năng kết nối dữ liệu tạm trú từ phần mềm đến hệ thống quốc gia.
Bước 5: Cấp giấy xác nhận/chứng nhận phần mềm đạt chuẩn
Khi hệ thống hoạt động ổn định và đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, cơ sở lưu trú sẽ được cấp văn bản xác nhận hoặc giấy chứng nhận đã đăng ký sử dụng phần mềm quản lý đạt chuẩn và được phép hoạt động hợp pháp.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn
Hồ sơ đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách sạn (đặc biệt liên quan đến khai báo tạm trú) thường bao gồm:
Văn bản đăng ký sử dụng phần mềm quản lý lưu trú gửi cơ quan công an hoặc UBND phường (theo mẫu)
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh
Hợp đồng mua/bản quyền sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Giấy xác nhận phần mềm có tích hợp kết nối với cơ quan công an (do nhà cung cấp phần mềm cấp)
Sơ đồ kết nối mạng và mô tả hạ tầng công nghệ thông tin tại cơ sở
Thông tin tài khoản quản trị phần mềm và người chịu trách nhiệm khai báo lưu trú
Biên bản nghiệm thu lắp đặt phần mềm (nếu có yêu cầu)
Một số địa phương có thể yêu cầu thêm tài liệu kỹ thuật như chứng nhận an ninh hệ thống, quy trình sao lưu dữ liệu hoặc phương án bảo vệ thông tin khách lưu trú.
4. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Để đảm bảo quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và không bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu ý:
Không sử dụng phần mềm không có kết nối khai báo tạm trú
Phần lớn các phần mềm bán sẵn không tích hợp chức năng gửi dữ liệu lên hệ thống của Bộ Công an. Do đó, cần kiểm tra kỹ hoặc chọn nhà cung cấp có hợp tác với công an địa phương.
Phải thực hiện khai báo tạm trú đúng thời gian
Ngay cả khi có phần mềm, nếu không khai báo kịp thời (trong vòng 12–24h kể từ khi khách đến), cơ sở vẫn có thể bị xử phạt theo Nghị định 144/2021/NĐ-CP với mức phạt từ 1–5 triệu đồng.
Chứng nhận phần mềm có thể là điều kiện khi xin giấy phép lưu trú
Một số quận/huyện yêu cầu chứng nhận đã đăng ký phần mềm quản lý đạt chuẩn là một trong các điều kiện để xin giấy phép đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trú.
Không chia sẻ tài khoản quản trị phần mềm lung tung
Dữ liệu khai báo lưu trú là thông tin bảo mật, do đó người chịu trách nhiệm quản trị phần mềm phải được chỉ định rõ và có trách nhiệm bảo mật thông tin khách hàng.
Nên thuê đơn vị chuyên nghiệp thực hiện trọn gói
Luật PVL Group có thể hỗ trợ khách hàng chọn phần mềm phù hợp, tư vấn quy trình pháp lý, hoàn thiện hồ sơ đăng ký và làm việc với công an để sớm nhận được xác nhận hợp pháp.
5. Luật PVL Group – Hỗ trợ đăng ký phần mềm quản lý khách sạn đạt chuẩn trọn gói, uy tín
Luật PVL Group là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp và hỗ trợ kỹ thuật triển khai phần mềm quản lý khách sạn cho hàng trăm cơ sở lưu trú trên toàn quốc.
Chúng tôi mang đến dịch vụ trọn gói bao gồm:
Tư vấn lựa chọn phần mềm đạt chuẩn theo quy định mới
Hướng dẫn quy trình khai báo tạm trú và sử dụng phần mềm đúng chuẩn
Soạn thảo hồ sơ đăng ký phần mềm gửi cơ quan công an/UBND
Phối hợp với công an khu vực kiểm tra kết nối và chứng nhận
Hướng dẫn lập sổ lưu trú, quản lý dữ liệu khách hàng và phòng tránh vi phạm pháp luật
Cam kết từ Luật PVL Group:
Thực hiện nhanh – đúng chuẩn – tiết kiệm thời gian
Hỗ trợ tận nơi, không cần chủ cơ sở tự đi lại nhiều
Chi phí minh bạch, hợp lý theo từng mô hình lưu trú
Bảo mật tuyệt đối thông tin nội bộ và khách lưu trú
📌 Tham khảo thêm các bài viết pháp lý về doanh nghiệp tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
