Giấy chứng nhận đăng ký mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói

1) Giới thiệu về giấy chứng nhận đăng ký mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói

Giấy chứng nhận đăng ký mã số, mã vạch là văn bản do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Bộ Khoa học và Công nghệ) cấp cho doanh nghiệp nhằm xác nhận việc đăng ký mã doanh nghiệp để tạo mã vạch (barcode) cho sản phẩm phần mềm đóng gói. Mã vạch được gắn lên bao bì, nhãn sản phẩm hoặc tài liệu phân phối để hỗ trợ công tác quản lý kho, kiểm soát xuất nhập, bán hàng và truy xuất nguồn gốc.

Việc sử dụng mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói mang lại nhiều lợi ích:

• Giúp sản phẩm dễ dàng được phân phối qua hệ thống siêu thị, đại lý, cửa hàng, nhà sách.

• Tạo thuận lợi trong quá trình quản lý kho, kiểm kê, vận hành chuỗi cung ứng.

• Góp phần chống hàng giả, hàng nhái, giúp người tiêu dùng xác minh nguồn gốc.

• Tăng độ tin cậy và nhận diện thương hiệu khi bán hàng online hoặc xuất khẩu.

Đặc biệt đối với các phần mềm đóng gói có bán lẻ trên thị trường (ví dụ: phần mềm kế toán, phần mềm học tiếng Anh, phần mềm diệt virus…), việc có mã vạch là yêu cầu gần như bắt buộc nếu muốn đưa vào hệ thống phân phối chuyên nghiệp.

2) Trình tự thủ tục xin cấp giấy chứng nhận mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói

Câu hỏi “Giấy chứng nhận đăng ký mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói là gì và thủ tục xin cấp như thế nào?” có thể được trả lời cụ thể qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết và mẫu đơn đăng ký theo đúng mẫu của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch

Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia (trụ sở tại Hà Nội) hoặc nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến tại địa chỉ: https://dvc.gov.vn

Bước 3: Xét duyệt và cấp mã doanh nghiệp

Trong vòng 3–5 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp mã doanh nghiệp để bắt đầu tạo mã vạch cho sản phẩm.

Bước 4: Tạo mã vạch sản phẩm phần mềm

Sau khi được cấp mã doanh nghiệp (GS1), doanh nghiệp tiến hành gán số cho từng phần mềm đóng gói, tạo mã vạch tương ứng (theo định dạng EAN-13, UPC-A…) và dán lên bao bì sản phẩm.

Bước 5: Sử dụng mã vạch hợp pháp

Doanh nghiệp có thể in mã lên nhãn, bao bì hoặc tích hợp vào hệ thống bán hàng, phần mềm quản lý kho. Việc sử dụng mã vạch chỉ hợp lệ khi doanh nghiệp duy trì hiệu lực đăng ký hàng năm.

3) Thành phần hồ sơ đăng ký mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói

Hồ sơ đăng ký giấy chứng nhận mã số mã vạch bao gồm:

• Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu GS1 Việt Nam).

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có công chứng hoặc xác nhận điện tử).

• Bản giới thiệu sản phẩm phần mềm đóng gói (tài liệu mô tả, hình ảnh bao bì, tem, đĩa CD/USB hoặc ảnh sản phẩm nếu có).

• Danh sách sản phẩm dự kiến đăng ký mã vạch (gồm tên sản phẩm, loại phần mềm, mã nội bộ…).

• Chứng từ nộp lệ phí cấp mã vạch theo quy định hiện hành (1 lần cấp và phí duy trì hàng năm).

• Giấy ủy quyền (nếu Luật PVL Group hoặc đơn vị khác đại diện làm thủ tục).

Tất cả hồ sơ có thể nộp bản giấy hoặc bản điện tử trên cổng dịch vụ công nếu doanh nghiệp có chữ ký số hợp lệ.

4) Những lưu ý quan trọng khi đăng ký mã số, mã vạch cho phần mềm

Thứ nhất, mã số mã vạch không tự sinh ra mà phải được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Việc sử dụng mã vạch tự tạo không có giá trị pháp lý và có thể bị xử lý nếu sử dụng trên sản phẩm thương mại.

Thứ hai, phần mềm đóng gói dù không phải hàng hóa tiêu dùng điển hình nhưng nếu được phát hành dưới dạng vật lý thì vẫn được phép và khuyến khích đăng ký mã số, mã vạch để lưu hành trong hệ thống phân phối.

Thứ ba, sau khi được cấp mã doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tạo nhiều mã vạch cho nhiều sản phẩm khác nhau, nhưng phải tuân thủ cấu trúc mã GS1 và khai báo sản phẩm đúng theo quy định.

Thứ tư, doanh nghiệp cần duy trì phí sử dụng mã vạch hàng năm. Nếu quá hạn không nộp, mã số doanh nghiệp sẽ bị thu hồi và không còn hiệu lực pháp lý.

Thứ năm, khi thay đổi thông tin về sản phẩm, doanh nghiệp, bao bì hoặc cấu trúc mã, cần cập nhật lại thông tin với Trung tâm Mã số Mã vạch Quốc gia để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ.

5) Luật PVL Group – Hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch phần mềm đóng gói chuyên nghiệp và nhanh chóng

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và am hiểu quy trình đăng ký mã số mã vạch, Luật PVL Group tự hào là đơn vị tư vấn và thực hiện thủ tục pháp lý cho hàng trăm doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ, phần mềm và sản phẩm kỹ thuật số.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói:

• Tư vấn cách đăng ký mã số mã vạch phù hợp với mô hình sản phẩm phần mềm đóng gói.

• Soạn hồ sơ, điền biểu mẫu và đại diện doanh nghiệp nộp tại cơ quan chức năng.

• Hướng dẫn cách gán mã sản phẩm, tạo mã vạch chuẩn quốc tế (EAN, QR Code…).

• Cung cấp phần mềm tạo mã vạch hoặc tích hợp vào hệ thống quản lý bán hàng.

• Hỗ trợ duy trì mã số hàng năm và xử lý thủ tục cập nhật, bổ sung sản phẩm mới.

👉 Tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/

Kết luận
Giấy chứng nhận đăng ký mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói không chỉ là công cụ quản lý, bán hàng hiệu quả mà còn là minh chứng pháp lý cho tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong quá trình phát hành sản phẩm ra thị trường. Nếu bạn đang tìm hiểu “Giấy chứng nhận đăng ký mã số, mã vạch cho phần mềm đóng gói là gì và thủ tục xin cấp như thế nào?”, hãy để Luật PVL Group hỗ trợ toàn diện từ khâu hồ sơ đến triển khai thực tế, đảm bảo đúng pháp luật và tối ưu hiệu quả kinh doanh.