Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH là gì?Tìm hiểu quy định, ví dụ minh họa, vướng mắc và căn cứ pháp lý tại đây.
1. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH là gì?
Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, việc thành lập văn phòng đại diện là một trong những lựa chọn phổ biến của các công ty TNHH nhằm tăng cường sự hiện diện tại các khu vực khác nhau. Tuy nhiên, để thành lập văn phòng đại diện, công ty TNHH phải đáp ứng một số điều kiện và thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật.
Khái niệm văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện các chức năng như giao dịch, quảng bá sản phẩm và dịch vụ, nhưng không được tiến hành các hoạt động kinh doanh sinh lời.
Văn phòng đại diện có quyền đại diện cho công ty mẹ trong các công việc như ký kết hợp đồng, gặp gỡ khách hàng và đối tác, nhưng không có quyền trực tiếp tham gia vào các hoạt động kinh doanh và sinh lợi nhuận.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, để thành lập văn phòng đại diện, công ty TNHH cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Đã được thành lập hợp pháp: Công ty TNHH muốn thành lập văn phòng đại diện phải là doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tức là đã thành lập hợp pháp tại Việt Nam.
- Lĩnh vực hoạt động của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời. Thay vào đó, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các chức năng như đại diện cho công ty TNHH trong các giao dịch thương mại, quảng bá sản phẩm, và hỗ trợ hoạt động của công ty.
- Trụ sở của văn phòng đại diện: Công ty TNHH cần đảm bảo rằng văn phòng đại diện có trụ sở hợp pháp. Trụ sở của văn phòng đại diện phải có địa chỉ rõ ràng và nằm trong lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này không được phép là căn hộ chung cư dùng để ở.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện: Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH hoặc một cá nhân khác được công ty ủy quyền. Người đứng đầu phải đáp ứng các tiêu chí về năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm các bước chính sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm giấy đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, quyết định của công ty TNHH về việc thành lập văn phòng đại diện, biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty về việc thành lập văn phòng đại diện (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), và giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bước 2: Nộp hồ sơ: Công ty nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Bước 3: Xử lý hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét và xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trong thời gian từ 3-5 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, công ty sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Bước 4: Công bố thông tin: Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, công ty phải thực hiện công bố thông tin về văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.
2. Ví dụ minh họa
Giả sử công ty TNHH XYZ, có trụ sở chính tại Hà Nội, muốn mở rộng thị trường và quyết định thành lập một văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh. Công ty TNHH XYZ cần thực hiện các thủ tục để thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định pháp luật.
Tình huống cụ thể
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Công ty TNHH XYZ chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm giấy đề nghị đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, quyết định của công ty về việc thành lập văn phòng đại diện, biên bản họp Hội đồng thành viên, và bản sao chứng thực CMND của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bước 2: Nộp hồ sơ: Công ty nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh.
- Bước 3: Nhận kết quả: Sau 5 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho công ty TNHH XYZ.
- Bước 4: Công bố thông tin: Công ty TNHH XYZ thực hiện công bố thông tin về việc thành lập văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
3. Những vướng mắc thực tế
Trong thực tế, việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH có thể gặp một số vướng mắc như sau:
- Thủ tục hành chính phức tạp: Một số công ty gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục hành chính do không nắm rõ các quy định pháp luật hoặc thiếu nhân sự có kinh nghiệm.
- Trụ sở văn phòng đại diện không hợp pháp: Việc lựa chọn địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện là căn hộ chung cư hoặc những địa chỉ không phù hợp theo quy định pháp luật có thể dẫn đến việc từ chối hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện.
- Khó khăn trong việc cập nhật thông tin: Một số doanh nghiệp không thực hiện công bố thông tin về việc thành lập văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn quy định, dẫn đến bị xử phạt hành chính.
- Quyền hạn và chức năng của văn phòng đại diện: Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa chức năng của văn phòng đại diện và chi nhánh, dẫn đến việc sử dụng sai mục đích hoạt động của văn phòng đại diện, gây vi phạm pháp luật.
4. Những lưu ý quan trọng
Khi thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH, cần lưu ý các điểm sau:
- Tuân thủ điều lệ công ty: Công ty TNHH phải tuân thủ đúng các quy định trong điều lệ công ty liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện, đặc biệt là các quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc chủ sở hữu công ty.
- Xác định đúng chức năng của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện không được phép tiến hành hoạt động kinh doanh sinh lợi. Công ty cần đảm bảo rằng văn phòng đại diện chỉ thực hiện các chức năng như quảng bá sản phẩm, giao dịch thương mại và đại diện cho công ty mẹ.
- Đảm bảo trụ sở hợp pháp: Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định của pháp luật về địa điểm kinh doanh và không được là căn hộ chung cư dùng để ở.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện: Công ty cần lựa chọn người đứng đầu văn phòng đại diện có đủ năng lực, kinh nghiệm và đáp ứng đủ điều kiện về pháp lý để quản lý và điều hành văn phòng đại diện.
- Thực hiện thủ tục công bố thông tin: Sau khi thành lập văn phòng đại diện, công ty cần thực hiện thủ tục công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn quy định.
5. Căn cứ pháp lý
Các quy định về điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH được quy định tại các văn bản pháp lý sau:
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về thành lập văn phòng đại diện, quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện, và thủ tục đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp, bao gồm đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Để tìm hiểu thêm về các quy định liên quan đến doanh nghiệp, bạn có thể truy cập Luật PVL Group và Báo Pháp Luật.
Cuối cùng, xin cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết. Luật PVL Group luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong việc hiểu rõ các điều kiện để thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH.
