Có cần phải thông báo khi thay đổi người đại diện pháp luật của công ty không? Bài viết dưới đây Luật PVL sẽ hướng dẫn chi tiết quy định, cách thực hiện, ví dụ minh họa, lưu ý cần thiết và đưa ra các căn cứ pháp luật chính xác.
Có cần phải thông báo khi thay đổi người đại diện pháp luật của công ty không?
Căn cứ pháp luật:
Câu hỏi “Có cần phải thông báo khi thay đổi người đại diện pháp luật của công ty không?” được trả lời rõ ràng trong Luật Doanh nghiệp 2020. Theo quy định tại Điều 12 của Luật Doanh nghiệp 2020, khi công ty thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty phải thực hiện thủ tục thông báo thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
Người đại diện theo pháp luật của công ty là cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và điều hành hoạt động của công ty, đồng thời là người đại diện công ty trong các giao dịch với bên thứ ba, cơ quan nhà nước và tòa án. Do đó, khi có sự thay đổi về vị trí này, việc thông báo là bắt buộc để đảm bảo rằng thông tin về người đại diện được cập nhật chính xác và hợp pháp.
Cách thực hiện:
Để thực hiện việc thay đổi người đại diện pháp luật của công ty, các bước cần thực hiện bao gồm:
- Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Đây là mẫu do Phòng Đăng ký kinh doanh cung cấp.
- Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên), quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc quyết định của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật (nếu có).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới (CMND/CCCD/hộ chiếu).
- Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật:
- Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thẩm định và phê duyệt hồ sơ:
- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thẩm định hồ sơ và nếu hợp lệ, sẽ cập nhật thông tin về người đại diện theo pháp luật mới trên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý thường là 3-5 ngày làm việc.
- Công bố thông tin thay đổi người đại diện pháp luật:
- Sau khi thông tin về người đại diện theo pháp luật mới được cập nhật, công ty phải công bố thông tin này trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.
Những vấn đề thực tiễn:
Trong thực tiễn, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể gặp một số vấn đề như:
- Chậm trễ trong việc thông báo: Việc chậm trễ trong thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể dẫn đến việc công ty bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật. Mức phạt có thể lên đến 10.000.000 VND theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP.
- Xung đột trong nội bộ công ty: Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể dẫn đến xung đột nội bộ, đặc biệt là khi các thành viên hoặc cổ đông không đạt được sự đồng thuận về quyết định này. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và quản lý của công ty.
- Khó khăn trong việc xử lý giao dịch cũ: Nếu thông tin về người đại diện không được cập nhật kịp thời, các giao dịch đã được ký kết trước đó có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện, đặc biệt là khi đối tác yêu cầu xác nhận lại thông tin.
Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH XYZ quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật từ ông A sang bà B để phù hợp với chiến lược phát triển mới của công ty. Ban lãnh đạo công ty đã họp và ra quyết định chính thức về việc thay đổi này.
Sau khi hoàn tất hồ sơ và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh Hà Nội, thông tin về người đại diện theo pháp luật mới đã được cập nhật trong vòng 5 ngày làm việc. Công ty cũng thực hiện công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho các đối tác về sự thay đổi này để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Những lưu ý cần thiết:
- Thực hiện thủ tục kịp thời: Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được thông báo và đăng ký kịp thời để tránh vi phạm pháp luật và bị xử phạt hành chính.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ trong hồ sơ thay đổi người đại diện đều chính xác và đầy đủ để tránh bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
- Công bố thông tin: Sau khi hoàn tất thủ tục, công ty phải công bố thông tin thay đổi kịp thời để đảm bảo sự minh bạch và duy trì niềm tin của đối tác và khách hàng.
Kết luận:
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một quá trình quan trọng và có tác động lớn đến hoạt động của công ty. Việc thực hiện đúng quy trình và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật sẽ giúp công ty duy trì sự ổn định và tiếp tục phát triển. Các bên liên quan cần nắm rõ quy định và thực hiện đúng để đảm bảo quyền lợi và tránh các rủi ro pháp lý.
Tìm hiểu thêm về Luật Doanh nghiệp | Báo Pháp Luật Việt Nam
