Chứng nhận truy xuất nguồn gốc cho sản xuất thực phẩm. Thủ tục, hồ sơ và những lưu ý quan trọng.
1. Giới thiệu về chứng nhận truy xuất nguồn gốc cho sản xuất thực phẩm
Chứng nhận truy xuất nguồn gốc là văn bản do tổ chức chứng nhận cấp cho doanh nghiệp sản xuất thực phẩm sau khi đánh giá hệ thống truy xuất theo các tiêu chuẩn được quy định. Mục đích của chứng nhận là xác minh rằng doanh nghiệp có khả năng theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng thực phẩm, từ nguyên liệu đầu vào đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Trong bối cảnh thị trường ngày càng khắt khe, đặc biệt với thực phẩm – lĩnh vực ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng – việc truy xuất nguồn gốc trở thành một yêu cầu bắt buộc tại:
Chuỗi siêu thị, nhà phân phối nội địa
Các thị trường xuất khẩu như EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản
Đấu thầu cung cấp thực phẩm cho trường học, bệnh viện
Chứng nhận này giúp:
Tăng độ tin cậy với người tiêu dùng
Đáp ứng điều kiện kiểm dịch thực phẩm
Quản lý và xử lý rủi ro nhanh chóng khi xảy ra sự cố an toàn thực phẩm
Căn cứ pháp lý điều chỉnh
Luật An toàn thực phẩm 2010
Thông tư 74/2011/TT-BNNPTNT về truy xuất nguồn gốc nông sản
Thông tư 36/2018/TT-BNNPTNT quy định chi tiết về quản lý truy xuất nguồn gốc sản phẩm nông, lâm, thủy sản
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12807:2019 về hệ thống truy xuất nguồn gốc sản phẩm thực phẩm
2. Trình tự thủ tục xin chứng nhận truy xuất nguồn gốc cho cơ sở sản xuất thực phẩm
Bước 1: Xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc
Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý dữ liệu cho phép ghi nhận, lưu trữ và truy ngược thông tin theo các giai đoạn:
Nguyên liệu đầu vào (nhà cung cấp, số lô, ngày nhận hàng)
Quá trình sản xuất (ngày sản xuất, thiết bị, công đoạn)
Lưu kho – phân phối (ngày xuất kho, khách hàng, số phiếu xuất)
Hệ thống này có thể dưới dạng thủ công (excel, hồ sơ giấy) hoặc ứng dụng phần mềm truy xuất mã QR, tùy quy mô sản xuất.
Bước 2: Đăng ký với tổ chức chứng nhận
Doanh nghiệp liên hệ với tổ chức chứng nhận được Bộ NN&PTNT hoặc Bộ Khoa học Công nghệ chỉ định để đăng ký đánh giá. Các tổ chức thường gặp như:
Trung tâm Chứng nhận phù hợp (QUACERT)
Vinacert
Bureau Veritas
SGS Việt Nam
Bước 3: Đánh giá hệ thống tại doanh nghiệp
Tổ chức chứng nhận sẽ cử đoàn chuyên gia xuống đánh giá:
Tính đầy đủ của tài liệu truy xuất
Hiệu quả truy xuất ngược và truy xuất xuôi
Việc lưu trữ thông tin – chứng từ
Tính nhất quán giữa các phòng ban (mua hàng, sản xuất, kho, QA)
Nếu đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận truy xuất nguồn gốc sản phẩm thực phẩm.
Bước 4: Cấp chứng nhận và giám sát định kỳ
Sau khi đạt đánh giá, chứng nhận có hiệu lực trong 03 năm, kèm theo điều kiện giám sát hàng năm. Doanh nghiệp cần duy trì hệ thống truy xuất và sẵn sàng cho các đợt đánh giá lại.
3. Thành phần hồ sơ xin chứng nhận truy xuất nguồn gốc thực phẩm
Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
Đơn đăng ký chứng nhận truy xuất nguồn gốc (theo mẫu tổ chức chứng nhận)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
Danh mục sản phẩm cần chứng nhận
Bản mô tả quy trình truy xuất nguồn gốc đang áp dụng
Tài liệu, biểu mẫu liên quan đến truy xuất:
Phiếu nhập kho nguyên liệu
Lịch sử sản xuất từng lô hàng
Hồ sơ kiểm tra chất lượng nội bộ
Phiếu xuất kho sản phẩm, thông tin khách hàng
Hồ sơ nhân sự phụ trách truy xuất: gồm sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động của người đảm nhiệm quản lý hệ thống truy xuất.
Nếu doanh nghiệp áp dụng truy xuất bằng phần mềm, cần nộp thêm:
Thông tin phần mềm truy xuất đang sử dụng
Mẫu mã QR code in trên bao bì (nếu có)
Toàn bộ hồ sơ nên được sắp xếp đầy đủ, thống nhất và lưu trữ dạng bản mềm để dễ trình bày khi đánh giá.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin chứng nhận truy xuất nguồn gốc
Hệ thống truy xuất phải thực thi thực tế, không chỉ trên giấy
Một lỗi phổ biến là doanh nghiệp lập tài liệu đầy đủ nhưng không thực hiện trên thực tế. Tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra hồ sơ ngẫu nhiên và yêu cầu truy xuất ngược một sản phẩm cụ thể – nếu không làm được sẽ bị đánh trượt.
Nên kết hợp truy xuất bằng mã QR
Để tăng minh bạch và thuận tiện, doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ QR code cho bao bì. Người tiêu dùng có thể tra cứu trực tiếp lịch sử sản phẩm – đây là xu hướng bắt buộc trong xuất khẩu vào thị trường châu Âu, Hàn Quốc, Nhật Bản.
Lưu trữ dữ liệu ít nhất 2 năm
Mọi thông tin liên quan đến truy xuất (sổ sách, phiếu giao nhận, kiểm tra chất lượng…) cần lưu ít nhất 02 năm, đề phòng truy cứu khi có sự cố an toàn thực phẩm.
Chọn đơn vị chứng nhận uy tín
Nên ưu tiên tổ chức chứng nhận có dấu công nhận của BoA (Văn phòng công nhận chất lượng Việt Nam) hoặc các tổ chức quốc tế như JAS-ANZ, UKAS, nhằm đảm bảo chứng nhận có hiệu lực ở cả thị trường trong và ngoài nước.
5. PVL Group – Đơn vị hỗ trợ chứng nhận truy xuất nguồn gốc uy tín cho doanh nghiệp thực phẩm
Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp thực phẩm, PVL Group cam kết là đối tác pháp lý hàng đầu trong việc:
Tư vấn xây dựng hệ thống truy xuất nguồn gốc bài bản
Hướng dẫn lựa chọn phần mềm truy xuất phù hợp với quy mô doanh nghiệp
Soạn thảo toàn bộ hồ sơ đúng chuẩn theo yêu cầu tổ chức chứng nhận
Đào tạo đội ngũ nội bộ để vận hành hệ thống hiệu quả
Đăng ký và đại diện làm việc với tổ chức chứng nhận
PVL Group cam kết xin chứng nhận truy xuất nguồn gốc cho doanh nghiệp chỉ trong 7 – 10 ngày làm việc, đảm bảo đạt chuẩn và hiệu quả khi sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, xuất khẩu.
👉 Xem thêm các dịch vụ pháp lý khác tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
