Ai có quyền yêu cầu chứng thực? Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về quyền yêu cầu chứng thực của cá nhân và tổ chức theo quy định pháp luật.

1. Ai có quyền yêu cầu chứng thực?

Ai có quyền yêu cầu chứng thực? Đây là câu hỏi quan trọng đối với nhiều cá nhân và tổ chức khi cần xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản. Chứng thực là một thủ tục pháp lý giúp xác minh tính chính xác, hợp pháp của bản sao từ bản chính, chữ ký hoặc hợp đồng, giao dịch. Việc hiểu rõ ai có quyền yêu cầu chứng thực không chỉ giúp quá trình thực hiện thủ tục diễn ra thuận lợi mà còn đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

Theo quy định pháp luật Việt Nam, cụ thể là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về chứng thực, quyền yêu cầu chứng thực được mở rộng cho mọi cá nhân, tổ chức có nhu cầu. Điều này bao gồm:

• Công dân Việt Nam: Bất kỳ người Việt Nam nào cần chứng thực các giấy tờ, văn bản để sử dụng trong các giao dịch dân sự, hành chính, kinh tế đều có quyền yêu cầu chứng thực.
• Người nước ngoài: Người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam cũng có quyền yêu cầu chứng thực các giấy tờ, văn bản liên quan đến họ.
• Tổ chức trong và ngoài nước: Các doanh nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ hoạt động hợp pháp tại Việt Nam có thể yêu cầu chứng thực các tài liệu cần thiết cho hoạt động của mình.

Quyền yêu cầu chứng thực không bị giới hạn về đối tượng, miễn là người yêu cầu tuân thủ đúng các quy định về thủ tục và hồ sơ. Việc này nhằm đảm bảo mọi cá nhân, tổ chức có thể xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh tế, xã hội.

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bao gồm:

• Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp huyện: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản tiếng Việt.
• UBND cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản tiếng Việt, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở theo quy định.
• Các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Chứng thực các giấy tờ, văn bản theo quy định cho công dân Việt Nam ở nước ngoài.

Để yêu cầu chứng thực, người yêu cầu cần chuẩn bị:

• Bản chính của giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
• Bản sao để đối chiếu (đối với chứng thực bản sao từ bản chính).
• Giấy tờ tùy thân như chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu (để xác minh nhân thân).
• Các giấy tờ liên quan khác tùy theo yêu cầu của từng loại chứng thực.

Lưu ý, khi chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải trực tiếp ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Đối với người nước ngoài hoặc người không sử dụng được tiếng Việt, cần có thông dịch viên hỗ trợ và giấy tờ phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Kết luận, bất kỳ cá nhân, tổ chức nào có nhu cầu đều có quyền yêu cầu chứng thực, miễn là tuân thủ đúng các quy định pháp luật về thủ tục, hồ sơ và thẩm quyền. Việc hiểu rõ quyền này giúp đảm bảo quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người yêu cầu.

2. Ví dụ minh họa

Ví dụ 1: Anh Nguyễn Văn A là sinh viên mới tốt nghiệp đại học và đang chuẩn bị hồ sơ xin việc. Trong hồ sơ yêu cầu có bản sao chứng thực của bằng tốt nghiệp. Anh A mang bản chính bằng tốt nghiệp cùng bản sao đến UBND xã nơi anh cư trú để yêu cầu chứng thực. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra bản chính và bản sao, nếu hợp lệ sẽ tiến hành chứng thực và thu phí theo quy định. Như vậy, anh A đã thực hiện quyền yêu cầu chứng thực của mình một cách đúng đắn.

Ví dụ 2: Công ty TNHH XYZ cần chứng thực hợp đồng kinh tế với đối tác nước ngoài. Đại diện công ty mang hợp đồng đến Phòng Công chứng để yêu cầu chứng thực chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Tại đây, công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ pháp lý của công ty, giấy tờ tùy thân của người đại diện và nội dung hợp đồng. Sau khi xác minh, công chứng viên sẽ chứng thực chữ ký và đóng dấu pháp lý, giúp hợp đồng có hiệu lực pháp lý cao hơn.

Ví dụ 3: Bà Trần Thị B muốn bán mảnh đất của mình và cần chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Bà B và bên mua cùng đến UBND cấp xã nơi có đất để thực hiện chứng thực hợp đồng. Cán bộ địa chính sẽ hướng dẫn hai bên hoàn thiện hợp đồng, kiểm tra giấy tờ liên quan và tiến hành chứng thực. Việc này giúp giao dịch mua bán đất đai của bà B được pháp luật công nhận và bảo vệ.

3. Những vướng mắc thực tế

Trong quá trình yêu cầu chứng thực, nhiều cá nhân và tổ chức gặp phải các vướng mắc như:

• Thiếu hiểu biết về thủ tục: Nhiều người không nắm rõ cần chuẩn bị những giấy tờ gì, đến cơ quan nào có thẩm quyền, dẫn đến việc đi lại nhiều lần, mất thời gian.
• Giấy tờ không hợp lệ: Bản chính giấy tờ bị hư hỏng, tẩy xóa, sửa chữa hoặc không rõ ràng, khiến cơ quan chứng thực từ chối thực hiện.
• Ngôn ngữ giấy tờ: Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài nhưng không có bản dịch công chứng sang tiếng Việt, dẫn đến cơ quan chứng thực không thể tiếp nhận.
• Phí và lệ phí: Một số người không rõ về mức phí chứng thực, dẫn đến tranh cãi hoặc hiểu lầm với cơ quan chức năng.
• Thẩm quyền chứng thực: Đến sai cơ quan có thẩm quyền, ví dụ yêu cầu chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất tại UBND xã không có thẩm quyền, phải chuyển lên Phòng Công chứng hoặc UBND cấp huyện.

Ngoài ra, còn có tình trạng:

• Quá tải tại cơ quan chứng thực: Vào những thời điểm cao điểm, lượng người yêu cầu chứng thực đông, gây ùn tắc và kéo dài thời gian chờ đợi.
• Thiếu thông tin cập nhật: Một số người không biết về các thay đổi trong quy định pháp luật, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ không đúng yêu cầu.

4. Những lưu ý cần thiết

Để quá trình chứng thực diễn ra suôn sẻ, người yêu cầu cần chú ý:

• Tìm hiểu kỹ quy định pháp luật: Đọc các văn bản pháp luật liên quan như Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Thông tư hướng dẫn để hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
• Chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn hồ sơ: Mang theo bản chính, bản sao, giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan khác. Đảm bảo giấy tờ không bị hư hỏng, tẩy xóa.
• Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền: Tùy theo loại chứng thực, đến đúng Phòng Công chứng, Phòng Tư pháp hoặc UBND cấp xã để yêu cầu.
• Kiểm tra ngôn ngữ giấy tờ: Đối với giấy tờ tiếng nước ngoài, cần có bản dịch công chứng sang tiếng Việt.
• Hiểu rõ về phí và lệ phí: Tham khảo biểu phí được niêm yết công khai tại cơ quan chứng thực để chuẩn bị kinh phí phù hợp.
• Sắp xếp thời gian hợp lý: Tránh đi vào giờ cao điểm hoặc cuối tuần, lên kế hoạch để không ảnh hưởng đến công việc cá nhân.

Ngoài ra, nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, nên:

• Liên hệ trước với cơ quan chứng thực: Gọi điện hoặc đến trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể về thủ tục và hồ sơ.
• Nhờ tư vấn từ luật sư hoặc chuyên gia pháp lý: Đối với các trường hợp phức tạp, việc tư vấn chuyên môn sẽ giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi hơn.
• Theo dõi các thông tin cập nhật: Thường xuyên cập nhật các thay đổi trong quy định pháp luật để đảm bảo thực hiện đúng và đủ các yêu cầu.

5. Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
• Luật Công chứng năm 2014: Quy định về hoạt động công chứng, quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng.
• Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung về chứng thực.
• Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 12/10/2015 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về phí và lệ phí trong lĩnh vực chứng thực.
• Luật Đất đai năm 2013 và các văn bản hướng dẫn thi hành: Liên quan đến chứng thực hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

Việc nắm vững các căn cứ pháp lý không chỉ giúp người yêu cầu chứng thực thực hiện đúng quy trình mà còn bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình trong các giao dịch pháp lý.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các thủ tục hành chính liên quan, quý độc giả có thể tham khảo tại đây. Việc hiểu rõ “ai có quyền yêu cầu chứng thực” sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc thực hiện các giao dịch và thủ tục pháp lý trong cuộc sống hàng ngày.