Những nghĩa vụ pháp lý của người đại diện theo pháp luật trong việc ký kết hợp đồng kinh doanh là gì? Bài viết cung cấp chi tiết về nghĩa vụ, ví dụ minh họa, vướng mắc và căn cứ pháp lý liên quan.
1) Những nghĩa vụ pháp lý của người đại diện theo pháp luật trong việc ký kết hợp đồng kinh doanh là gì?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc ký kết hợp đồng kinh doanh, đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thương mại, hợp tác, và thỏa thuận khác. Theo quy định pháp luật hiện hành, người đại diện theo pháp luật phải tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý sau đây khi ký kết hợp đồng kinh doanh:
- Bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng: Người đại diện phải đảm bảo rằng nội dung hợp đồng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành.
- Đảm bảo tính hợp lệ của các bên ký kết: Người đại diện phải đảm bảo rằng cả hai bên ký kết hợp đồng đều có đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự để thực hiện các nghĩa vụ trong hợp đồng. Đồng thời, người đại diện cần kiểm tra xem đối tác có quyền ký kết và thực hiện hợp đồng hay không.
- Thực hiện đúng quyền hạn được giao: Người đại diện chỉ được phép ký kết hợp đồng trong phạm vi quyền hạn được quy định trong điều lệ doanh nghiệp hoặc được ủy quyền bởi Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, hoặc các chủ sở hữu khác của doanh nghiệp.
- Chịu trách nhiệm về nội dung và điều khoản hợp đồng: Người đại diện phải đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng được soạn thảo rõ ràng, chính xác, đầy đủ và minh bạch, tránh gây ra hiểu lầm hoặc tranh chấp sau này. Người đại diện cũng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin cung cấp trong hợp đồng.
- Bảo đảm tính bảo mật thông tin: Trong quá trình ký kết hợp đồng, người đại diện phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin liên quan đến các bí mật kinh doanh, thông tin tài chính, và các thông tin nhạy cảm khác của doanh nghiệp.
- Tuân thủ các quy định về thủ tục ký kết hợp đồng: Người đại diện phải đảm bảo rằng các thủ tục ký kết hợp đồng được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, bao gồm việc ký tên, đóng dấu (nếu có), và thực hiện các yêu cầu khác theo quy định.
2) Ví dụ minh họa
Ví dụ điển hình là Công ty TNHH XYZ, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối thiết bị y tế. Ông Nguyễn Văn B, Giám đốc và người đại diện theo pháp luật của công ty, đã ký kết một hợp đồng mua bán thiết bị y tế với một đối tác nước ngoài.
Trong quá trình ký kết, ông Nguyễn Văn B đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp lệ của đối tác: Ông B xác minh rằng đối tác là công ty nước ngoài có giấy phép hoạt động hợp lệ và có thẩm quyền ký kết hợp đồng.
- Đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng: Ông B đã tham vấn bộ phận pháp lý của công ty để đảm bảo rằng nội dung hợp đồng tuân thủ đúng quy định của pháp luật về xuất nhập khẩu thiết bị y tế và không vi phạm các quy định quốc tế.
- Thực hiện đúng quyền hạn: Trước khi ký kết hợp đồng, ông B đã được Hội đồng thành viên ủy quyền ký kết hợp đồng với đối tác này, đảm bảo rằng ông thực hiện đúng quyền hạn được giao.
Nhờ tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý trên, Công ty TNHH XYZ đã ký kết hợp đồng thành công và tiến hành giao dịch suôn sẻ, tránh được các rủi ro pháp lý và tranh chấp.
3) Những vướng mắc thực tế
Xung đột về quyền hạn trong nội bộ doanh nghiệp là một vấn đề phổ biến khi người đại diện theo pháp luật ký kết hợp đồng. Trong một số trường hợp, người đại diện không được ủy quyền đầy đủ hoặc vượt quá phạm vi quyền hạn khi ký kết hợp đồng, dẫn đến tranh chấp nội bộ hoặc sự phản đối từ các cổ đông hoặc thành viên công ty.
Thiếu thông tin chính xác và minh bạch trong quá trình ký kết hợp đồng có thể gây ra rủi ro pháp lý. Người đại diện có thể ký kết hợp đồng mà không kiểm tra đầy đủ các điều khoản hoặc không xác thực tính hợp lệ của các bên đối tác, dẫn đến tranh chấp và thiệt hại cho doanh nghiệp.
Không tuân thủ đúng thủ tục ký kết hợp đồng là một thách thức khác. Một số doanh nghiệp không thực hiện đúng các bước cần thiết như ký tên, đóng dấu hoặc thực hiện các thủ tục xác nhận hợp đồng theo quy định, khiến cho hợp đồng không có giá trị pháp lý và gây ra rủi ro trong quá trình thực hiện.
Tranh chấp về trách nhiệm cá nhân của người đại diện theo pháp luật cũng có thể xảy ra. Trong trường hợp hợp đồng gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp, người đại diện có thể bị yêu cầu chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình. Điều này tạo ra áp lực lớn và đòi hỏi người đại diện phải thận trọng trong quá trình ký kết hợp đồng.
4) Những lưu ý quan trọng
Kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lệ của đối tác là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Người đại diện cần xác minh đầy đủ thông tin về đối tác, bao gồm giấy phép hoạt động, thẩm quyền ký kết hợp đồng, và các thông tin pháp lý liên quan khác.
Tuân thủ đầy đủ các thủ tục ký kết hợp đồng là điều kiện cần thiết để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng. Người đại diện cần đảm bảo rằng hợp đồng được ký kết đúng quy định, bao gồm việc ký tên, đóng dấu (nếu có), và thực hiện các yêu cầu khác theo quy định.
Tham vấn ý kiến của bộ phận pháp lý trong doanh nghiệp trước khi ký kết hợp đồng. Điều này giúp người đại diện đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng là hợp pháp và không gây ra rủi ro cho doanh nghiệp.
Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện trong quá trình ký kết hợp đồng. Doanh nghiệp cần quy định cụ thể về quyền và trách nhiệm của người đại diện trong điều lệ và các quy định nội bộ để tránh tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch.
Đảm bảo bảo mật thông tin trong quá trình ký kết hợp đồng. Người đại diện phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin để tránh rủi ro về mất thông tin hoặc vi phạm các quy định về bí mật kinh doanh.
5) Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật số 59/2020/QH14): Quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và quyền hạn, trách nhiệm trong quá trình ký kết hợp đồng kinh doanh.
- Bộ luật Dân sự 2015 (Luật số 91/2015/QH13): Đưa ra các quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng và quy định về người đại diện.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp: Hướng dẫn chi tiết về thủ tục đăng ký và thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Liên kết nội bộ: Để biết thêm chi tiết về các quy định doanh nghiệp khác, bạn có thể xem tại Doanh nghiệp.
Liên kết ngoại: Bạn có thể tìm thêm các quy định pháp luật liên quan tại Báo Pháp Luật.
