Hợp đồng lưu giữ hàng hóa theo yêu cầu đặc biệt

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo các Hợp đồng lưu giữ hàng hóa theo yêu cầu đặc biệt, đặc biệt hữu ích trong các tình huống tranh chấp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG LƯU GIỮ HÀNG HÓA THEO YÊU CẦU ĐẶC BIỆT

Số: [SỐ HỢP ĐỒNG]

Hôm nay, ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm], tại [Địa điểm ký kết Hợp đồng], chúng tôi gồm có:

Căn cứ

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;¹

Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ²ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của các bên.

Thông tin các bên

BÊN A (BÊN GỬI HÀNG/CHỦ HÀNG):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

BÊN B (BÊN NHẬN GIỮ HÀNG/ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO BÃI):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng lưu giữ hàng hóa theo yêu cầu đặc biệt với các điều khoản và điều kiện sau đây:

Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng

Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B nhận lưu giữ, bảo quản các loại hàng hóa của Bên A tại kho của Bên B, trong đó hàng hóa yêu cầu các điều kiện bảo quản, quy trình xử lý, hoặc các dịch vụ đi kèm đặc biệt, vượt ngoài các tiêu chuẩn lưu giữ thông thường (sau đây gọi tắt là “Hàng hóa đặc thù”). Việc lưu giữ và các dịch vụ liên quan phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật chuyên ngành (nếu có) và các yêu cầu cụ thể, chi tiết của Bên A được quy định rõ trong Hợp đồng này và các Phụ lục kèm theo. Bên A cam kết Hàng hóa đặc thù được lưu giữ có nguồn gốc rõ ràng, hợp pháp, không thuộc danh mục cấm lưu thông, tàng trữ theo quy định của pháp luật Việt Nam và đã được cấp phép đầy đủ (nếu có).

Điều 2. Số lượng, chủng loại, chất lượng, yêu cầu đóng gói và điều kiện bảo quản đặc biệt của hàng hóa

Số lượng Hàng hóa đặc thù: Số lượng Hàng hóa đặc thù cụ thể được lưu giữ sẽ được xác định theo từng lô hàng, căn cứ vào Phiếu nhập kho/Biên bản giao nhận có xác nhận của cả hai bên. Tổng số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật định kỳ hoặc theo yêu cầu của một trong hai bên và là cơ sở để tính toán phí dịch vụ.
Chủng loại Hàng hóa đặc thù: Hàng hóa đặc thù lưu giữ bao gồm [liệt kê chủng loại hàng hóa, ví dụ: hóa chất nguy hiểm, vật liệu dễ cháy nổ, tác phẩm nghệ thuật, đồ cổ, thiết bị công nghệ cao nhạy cảm, hàng hóa có giá trị đặc biệt, hàng hóa cần kiểm soát nhiệt độ/độ ẩm chính xác, hàng hóa cần bảo mật cao…]. Chi tiết từng loại Hàng hóa đặc thù, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, quy cách đóng gói, và các thông tin nhận dạng khác sẽ được ghi rõ trong Phụ lục Hợp đồng hoặc Phiếu nhập kho.
Chất lượng và tình trạng Hàng hóa đặc thù: Bên A cam kết Hàng hóa đặc thù giao cho Bên B phải đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận hoặc tiêu chuẩn công bố áp dụng, không bị hư hỏng, lỗi, hoặc có bất kỳ tình trạng nào ảnh hưởng đến việc bảo quản và sử dụng sau này. Hàng hóa phải còn nguyên vẹn bao bì, nhãn mác, không có dấu hiệu bị can thiệp. Bên B sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, chủng loại và tình trạng bên ngoài của bao bì Hàng hóa đặc thù tại thời điểm nhập kho. Bất kỳ sự khác biệt hoặc dấu hiệu hư hỏng nào phải được ghi nhận vào biên bản giao nhận. Bên B không chịu trách nhiệm về chất lượng bên trong của Hàng hóa đặc thù hoặc các khuyết tật ẩn tì mà không thể phát hiện bằng mắt thường hoặc bằng các phương pháp kiểm tra thông thường tại thời điểm nhập kho.
Yêu cầu đóng gói và ghi nhãn: Hàng hóa đặc thù phải được đóng gói theo tiêu chuẩn chuyên biệt, phù hợp với tính chất và yêu cầu bảo quản của từng loại hàng hóa (ví dụ: thùng chống sốc, vật liệu chống ẩm, bao bì chống tĩnh điện, niêm phong đặc biệt). Bao bì phải đủ chắc chắn để bảo vệ hàng hóa khỏi các tác động bên ngoài và tuân thủ các quy định về vận chuyển, lưu trữ hàng hóa đặc thù. Bên A có trách nhiệm ghi nhãn rõ ràng, đầy đủ thông tin về hàng hóa, các cảnh báo an toàn, hướng dẫn xử lý đặc biệt và tên Bên A trên bao bì.
Điều kiện bảo quản và quy trình xử lý đặc biệt: Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chi tiết các yêu cầu về điều kiện bảo quản và quy trình xử lý đặc biệt cho từng loại Hàng hóa đặc thù, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Điều kiện môi trường: Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió, kiểm soát bụi, kiểm soát tĩnh điện (ESD), kiểm soát rung lắc, v.v. (ví dụ: kho lạnh, kho mát, kho chống cháy nổ, kho có kiểm soát độ ẩm, phòng sạch).
- An toàn và an ninh: Yêu cầu về hệ thống phòng cháy chữa cháy chuyên dụng, hệ thống báo động, camera giám sát 24/7, kiểm soát ra vào nghiêm ngặt, khu vực lưu trữ riêng biệt, biện pháp chống trộm cắp, chống phá hoại.
- Quy trình xử lý: Phương pháp xếp dỡ, lưu trữ, di chuyển nội bộ (ví dụ: sử dụng thiết bị chuyên dụng, quy trình xử lý hóa chất, quy trình xử lý vật liệu nhạy cảm, quy trình bảo mật thông tin).
- Giám sát và báo cáo: Yêu cầu về hệ thống giám sát tự động, tần suất ghi nhận dữ liệu, hình thức báo cáo (ví dụ: báo cáo nhiệt độ/độ ẩm liên tục, báo cáo tình trạng an ninh, báo cáo kiểm kê chi tiết).
- Giấy phép và chứng nhận: Các giấy phép, chứng nhận liên quan đến việc lưu giữ hàng hóa đặc thù mà Bên B phải có (ví dụ: giấy phép kho hóa chất, chứng nhận GSP, chứng nhận an toàn cháy nổ).
  Bên B cam kết trang bị, duy trì và vận hành kho bãi, thiết bị, và quy trình để đáp ứng các yêu cầu đặc biệt này 24/7, thực hiện các quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ và thông báo ngay lập tức cho Bên A về bất kỳ sự sai lệch nào hoặc sự cố phát sinh.

Điều 3. Thời hạn và địa điểm lưu giữ

Thời hạn lưu giữ: Thời hạn lưu giữ Hàng hóa đặc thù được tính từ ngày Hàng hóa đặc thù được nhập kho và kết thúc khi Bên A nhận lại toàn bộ Hàng hóa đặc thù hoặc theo thỏa thuận khác của hai bên. Thời hạn cụ thể cho từng lô hàng sẽ được ghi rõ trong Phiếu nhập kho hoặc Phụ lục Hợp đồng. Các bên có thể thỏa thuận gia hạn thời hạn lưu giữ bằng văn bản, với điều kiện Hàng hóa đặc thù vẫn còn hạn sử dụng (nếu có) và đáp ứng các điều kiện bảo quản.
Địa điểm lưu giữ: Hàng hóa đặc thù sẽ được lưu giữ tại kho của Bên B có địa chỉ tại [Địa chỉ kho], cụ thể là tại khu vực [tên khu vực/phân khu chuyên biệt] được thiết kế và trang bị đặc biệt để đáp ứng các điều kiện bảo quản và quy trình xử lý đặc biệt đã nêu tại Điều 2.5 của Hợp đồng này. Bên B cam kết địa điểm này đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, giấy phép cần thiết để lưu giữ Hàng hóa đặc thù theo quy định của pháp luật và các tiêu chuẩn ngành.

Điều 4. Phí dịch vụ và phương thức thanh toán

Phí dịch vụ: Phí dịch vụ lưu giữ Hàng hóa đặc thù sẽ được tính dựa trên [đơn vị tính, ví dụ: khối lượng, thể tích, số lượng pallet, diện tích sử dụng, thời gian lưu giữ…] và đơn giá là [Đơn giá] VNĐ. Do tính chất đặc biệt của Hàng hóa đặc thù và yêu cầu về điều kiện bảo quản, quy trình xử lý, đơn giá này sẽ cao hơn đáng kể so với hàng hóa thông thường và đã bao gồm chi phí vận hành các hệ thống kiểm soát điều kiện đặc biệt, chi phí an ninh, chi phí tuân thủ các quy định chuyên ngành. Tổng phí dịch vụ sẽ được tính toán và thông báo định kỳ theo [chu kỳ thanh toán, ví dụ: tháng, quý…] hoặc theo từng lô hàng/đợt dịch vụ. Các chi phí phát sinh khác (nếu có) như chi phí xử lý sự cố, kiểm định định kỳ, bảo hiểm chuyên biệt, chi phí xử lý chất thải đặc biệt, v.v., sẽ được thỏa thuận và thanh toán riêng.
Phương thức thanh toán: Bên A sẽ thanh toán phí dịch vụ cho Bên B bằng hình thức [chuyển khoản/tiền mặt] vào tài khoản của Bên B theo thông tin đã cung cấp tại mục thông tin các bên. Thời hạn thanh toán là [Số ngày] ngày kể từ ngày Bên B gửi hóa đơn/phiếu thanh toán. Trường hợp Bên A chậm thanh toán, Bên A sẽ phải chịu lãi suất chậm trả theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quyền của Bên A:
- Yêu cầu Bên B bảo quản Hàng hóa đặc thù đúng cách, đảm bảo duy trì các điều kiện bảo quản và quy trình xử lý đặc biệt đã thỏa thuận và chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ.
- Kiểm tra tình trạng Hàng hóa đặc thù và điều kiện kho lưu giữ định kỳ hoặc đột xuất (có thông báo trước, tuân thủ quy định an toàn và vệ sinh của Bên B, và có sự giám sát của Bên B).
- Yêu cầu Bên B giao trả lại Hàng hóa đặc thù đúng số lượng, chủng loại và chất lượng, tình trạng đã giao.
- Được bồi thường thiệt hại nếu Hàng hóa đặc thù bị hư hỏng, mất mát do lỗi của Bên B trong việc không duy trì đúng điều kiện bảo quản, không tuân thủ quy trình xử lý hoặc các lỗi khác.
- Yêu cầu Bên B cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình tồn kho, nhập xuất, tình trạng bảo quản và các hoạt động xử lý định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Nghĩa vụ của Bên A:
- Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin liên quan đến Hàng hóa đặc thù, bao gồm tính chất, đặc điểm, yêu cầu về điều kiện bảo quản, các cảnh báo an toàn, và các giấy phép cần thiết (nếu có).
- Giao Hàng hóa đặc thù đúng số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng đã thỏa thuận, đảm bảo bao bì, đóng gói phù hợp với yêu cầu bảo quản đặc biệt và an toàn trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ.
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác cho Bên B theo Hợp đồng.
- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của Hàng hóa đặc thù được lưu giữ và tuân thủ mọi quy định pháp luật liên quan đến Hàng hóa đặc thù.
- Phối hợp chặt chẽ với Bên B trong việc xử lý các sự cố phát sinh liên quan đến Hàng hóa đặc thù (ví dụ: thu hồi, tiêu hủy, kiểm tra chất lượng, xử lý tràn đổ).
Quyền của Bên B:
- Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, hồ sơ, chứng từ cần thiết và hợp lệ về Hàng hóa đặc thù và các yêu cầu bảo quản, xử lý.
- Yêu cầu Bên A thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác.
- Từ chối tiếp nhận Hàng hóa đặc thù không đạt yêu cầu, không đúng với khai báo, không có đủ giấy tờ hợp lệ hoặc không tuân thủ quy định về an toàn, điều kiện bảo quản.
- Được bồi thường thiệt hại nếu Bên A vi phạm các điều khoản của Hợp đồng gây thiệt hại cho Bên B, đặc biệt là các thiệt hại phát sinh từ việc không khai báo đúng tính chất nguy hiểm của hàng hóa.
- Áp dụng các biện pháp khẩn cấp cần thiết để đảm bảo an toàn cho kho, nhân sự và các hàng hóa khác trong trường hợp Hàng hóa đặc thù của Bên A gây nguy hiểm hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng.
Nghĩa vụ của Bên B:
- Tiếp nhận và lưu giữ Hàng hóa đặc thù của Bên A tại kho theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện bảo quản và quy trình xử lý đặc biệt đã thỏa thuận tại Điều 2.5.
- Trang bị và vận hành các hệ thống, thiết bị cần thiết để duy trì và giám sát liên tục các điều kiện bảo quản đặc biệt (nhiệt độ, độ ẩm, chống tĩnh điện, an ninh, v.v.), đảm bảo hệ thống cảnh báo hoạt động hiệu quả.
- Thực hiện các biện pháp phòng ngừa cháy nổ, an ninh, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và các biện pháp bảo vệ chuyên biệt theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn ngành đối với Hàng hóa đặc thù.
- Giao trả lại Hàng hóa đặc thù cho Bên A hoặc người được Bên A ủy quyền đúng số lượng, chủng loại và chất lượng, tình trạng khi Hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Bên A.
- Thông báo kịp thời cho Bên A về bất kỳ sự sai lệch nào về điều kiện bảo quản, sự cố liên quan đến Hàng hóa đặc thù (hư hỏng, mất mát, rò rỉ, v.v.) và các biện pháp khắc phục đã thực hiện.
- Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A nếu Hàng hóa đặc thù bị hư hỏng, mất mát do lỗi của Bên B trong quá trình lưu giữ hoặc xử lý.
- Duy trì hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc nhập, xuất, tồn kho và điều kiện bảo quản, quy trình xử lý Hàng hóa đặc thù.

Điều 6. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại