Hợp đồng lưu giữ hàng hóa trong kho tự động

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo các Hợp đồng lưu giữ hàng hóa trong kho tự động, đặc biệt hữu ích trong các tình huống tranh chấp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG LƯU GIỮ HÀNG HÓA TRONG KHO TỰ ĐỘNG

Số: [SỐ HỢP ĐỒNG]

Hôm nay, ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm], tại [Địa điểm ký kết Hợp đồng], chúng tôi gồm có:

Căn cứ

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;¹

Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ²ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của các bên.

Thông tin các bên

BÊN A (BÊN GỬI HÀNG/CHỦ HÀNG):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

BÊN B (BÊN NHẬN GIỮ HÀNG/ĐƠN VỊ VẬN HÀNH KHO TỰ ĐỘNG):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng lưu giữ hàng hóa trong kho tự động với các điều khoản và điều kiện sau đây:

Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng

Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B nhận lưu giữ, bảo quản hàng hóa của Bên A tại hệ thống kho tự động (Automated Storage and Retrieval System – AS/RS) hoặc các loại kho được vận hành tự động khác thuộc sở hữu hoặc quản lý của Bên B. Việc lưu giữ bao gồm các hoạt động tiếp nhận hàng hóa tại điểm giao nhận, tự động hóa quá trình nhập kho, lưu trữ, quản lý tồn kho, xuất kho và giao hàng theo yêu cầu của Bên A, được thực hiện chủ yếu bởi các hệ thống máy móc, robot và phần mềm quản lý kho tự động. Bên A cam kết hàng hóa được lưu giữ không thuộc danh mục cấm lưu thông, tàng trữ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều 2. Số lượng, chủng loại, chất lượng, yêu cầu đóng gói và dữ liệu hàng hóa

Số lượng hàng hóa: Số lượng hàng hóa cụ thể được lưu giữ sẽ được xác định theo từng lô hàng, căn cứ vào dữ liệu nhập liệu vào hệ thống quản lý kho (WMS) của Bên B và Phiếu nhập kho/Biên bản giao nhận có xác nhận của cả hai bên. Số lượng này sẽ được cập nhật liên tục thông qua hệ thống tự động và là cơ sở để tính toán phí dịch vụ.
Chủng loại hàng hóa: Hàng hóa lưu giữ bao gồm [liệt kê chủng loại hàng hóa, ví dụ: linh kiện điện tử, phụ tùng ô tô, dược phẩm đóng gói, hàng tiêu dùng đóng gói sẵn, thành phẩm…]. Chi tiết từng chủng loại hàng hóa, bao gồm mã sản phẩm, quy cách, kích thước, trọng lượng, và các thông tin nhận dạng khác sẽ được Bên A cung cấp đầy đủ và chính xác để tích hợp vào hệ thống quản lý của Bên B.
Chất lượng và tình trạng hàng hóa: Bên A cam kết hàng hóa giao cho Bên B phải đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận hoặc tiêu chuẩn công bố áp dụng, đảm bảo không bị hư hỏng, lỗi hoặc các tình trạng khác ảnh hưởng đến việc bảo quản và vận hành tự động. Bên B sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, chủng loại và tình trạng bên ngoài của bao bì hàng hóa tại điểm giao nhận. Bất kỳ sự khác biệt hoặc dấu hiệu hư hỏng nào phải được ghi nhận vào biên bản giao nhận. Bên B không chịu trách nhiệm về chất lượng bên trong của hàng hóa hoặc các khuyết tật ẩn tì mà không thể phát hiện bằng mắt thường hoặc bằng các phương pháp kiểm tra thông thường tại thời điểm nhập kho.
Yêu cầu đóng gói và ghi nhãn: Hàng hóa phải được đóng gói chắc chắn, đồng nhất, phù hợp với kích thước và trọng lượng tối đa của hệ thống kho tự động. Bao bì phải đủ bền để chịu được quá trình vận chuyển và xếp dỡ tự động. Bên A có trách nhiệm ghi nhãn rõ ràng, đầy đủ thông tin (mã vạch, mã QR, RFID tag…) theo tiêu chuẩn kỹ thuật của Bên B để hệ thống tự động có thể nhận diện và xử lý. Hàng hóa không đáp ứng yêu cầu đóng gói và ghi nhãn có thể bị từ chối hoặc phát sinh chi phí xử lý bổ sung.
Dữ liệu hàng hóa: Bên A có trách nhiệm cung cấp dữ liệu hàng hóa chính xác và kịp thời cho Bên B thông qua giao diện hệ thống hoặc phương thức đã thỏa thuận. Dữ liệu này là cơ sở để hệ thống kho tự động quản lý và xử lý hàng hóa.

Điều 3. Thời hạn và địa điểm lưu giữ

Thời hạn lưu giữ: Thời hạn lưu giữ hàng hóa được tính từ ngày hàng hóa được nhập vào hệ thống kho tự động và kết thúc khi Bên A nhận lại toàn bộ hàng hóa hoặc theo thỏa thuận khác của hai bên. Thời hạn cụ thể cho từng lô hàng sẽ được ghi rõ trong Phiếu nhập kho hoặc Phụ lục Hợp đồng. Hợp đồng có thể được gia hạn theo thỏa thuận bằng văn bản của hai bên.
Địa điểm lưu giữ: Hàng hóa sẽ được lưu giữ tại hệ thống kho tự động của Bên B có địa chỉ tại [Địa chỉ kho tự động], là cơ sở được trang bị công nghệ tự động hóa hiện đại. Bên B cam kết duy trì các điều kiện bảo quản phù hợp với từng loại hàng hóa và đảm bảo an ninh, an toàn cho hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ, bao gồm cả an toàn vận hành của hệ thống tự động.

Điều 4. Phí dịch vụ và phương thức thanh toán

Phí dịch vụ: Phí dịch vụ lưu giữ hàng hóa trong kho tự động sẽ được tính dựa trên [đơn vị tính, ví dụ: khối lượng, thể tích, số lượng pallet/thùng, thời gian lưu giữ…] và đơn giá là [Đơn giá] VNĐ. Ngoài phí lưu giữ cơ bản, các chi phí cho các dịch vụ tự động hóa (ví dụ: chi phí nhập/xuất tự động, chi phí xử lý dữ liệu, chi phí tích hợp hệ thống, chi phí xử lý ngoại lệ) sẽ được thỏa thuận và tính riêng theo biểu phí đính kèm Phụ lục Hợp đồng (nếu có). Tổng phí dịch vụ sẽ được tính toán và thông báo định kỳ theo [chu kỳ thanh toán, ví dụ: tháng, quý…].
Phương thức thanh toán: Bên A sẽ thanh toán phí dịch vụ cho Bên B bằng hình thức [chuyển khoản/tiền mặt] vào tài khoản của Bên B theo thông tin đã cung cấp tại mục thông tin các bên. Thời hạn thanh toán là [Số ngày] ngày kể từ ngày Bên B gửi hóa đơn/phiếu thanh toán. Trường hợp Bên A chậm thanh toán, Bên A sẽ phải chịu lãi suất chậm trả theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quyền của Bên A:
- Yêu cầu Bên B bảo quản hàng hóa đúng cách, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ trong kho tự động.
- Yêu cầu Bên B thực hiện các lệnh nhập/xuất hàng hóa thông qua hệ thống đã tích hợp hoặc quy trình đã thỏa thuận.
- Truy cập thông tin tồn kho và lịch sử giao dịch thông qua hệ thống quản lý kho của Bên B (nếu được cấp quyền).
- Được bồi thường thiệt hại nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát do lỗi của Bên B trong quá trình vận hành kho tự động.
- Yêu cầu Bên B cung cấp các báo cáo về tình hình tồn kho, nhập xuất hàng hóa định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Nghĩa vụ của Bên A:
- Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin, dữ liệu liên quan đến hàng hóa và các yêu cầu nhập/xuất kho theo định dạng và giao thức của Bên B.
- Giao hàng hóa đúng số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng đã thỏa thuận, đảm bảo bao bì, đóng gói và ghi nhãn phù hợp với yêu cầu của hệ thống kho tự động.
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác cho Bên B theo Hợp đồng.
- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa được lưu giữ và tuân thủ mọi quy định pháp luật liên quan.
- Phối hợp với Bên B trong việc xử lý các sự cố phát sinh liên quan đến hàng hóa hoặc hệ thống tự động.
Quyền của Bên B:
- Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu cần thiết và hợp lệ về hàng hóa.
- Yêu cầu Bên A thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác.
- Từ chối tiếp nhận hàng hóa không đạt yêu cầu về đóng gói, ghi nhãn, không đúng với khai báo hoặc không tuân thủ quy định về an toàn.
- Được bồi thường thiệt hại nếu Bên A vi phạm các điều khoản của Hợp đồng gây thiệt hại cho Bên B.
- Áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn cho kho và các hàng hóa khác trong trường hợp hàng hóa của Bên A gây nguy hiểm hoặc ảnh hưởng đến vận hành hệ thống tự động.
Nghĩa vụ của Bên B:
- Tiếp nhận và lưu giữ hàng hóa của Bên A tại hệ thống kho tự động theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật và điều kiện bảo quản phù hợp với từng loại hàng hóa.
- Đảm bảo an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy cho kho và hàng hóa lưu giữ, bao gồm cả an toàn vận hành của các thiết bị tự động.
- Vận hành hệ thống kho tự động một cách hiệu quả, chính xác để thực hiện các lệnh nhập/xuất hàng hóa theo yêu cầu của Bên A.
- Duy trì hệ thống quản lý kho (WMS) và các hệ thống tự động liên quan hoạt động ổn định, chính xác.
- Giao trả lại hàng hóa cho Bên A hoặc người được Bên A ủy quyền đúng số lượng, chủng loại và tình trạng khi Hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Bên A.
- Thông báo kịp thời cho Bên A về bất kỳ sự cố nào liên quan đến hàng hóa (hư hỏng, mất mát,…) hoặc sự cố hệ thống ảnh hưởng đến việc lưu giữ/xử lý hàng hóa và các biện pháp khắc phục đã thực hiện.
- Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát do lỗi của Bên B trong quá trình vận hành kho tự động.
- Cung cấp các báo cáo tồn kho và các báo cáo khác theo yêu cầu của Bên A thông qua hệ thống hoặc phương thức đã thỏa thuận.

Điều 6. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại