Hợp đồng lưu giữ hàng hóa có kiểm kê định kỳ

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo các Hợp đồng lưu giữ hàng hóa có kiểm kê định kỳ, đặc biệt hữu ích trong các tình huống tranh chấp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG LƯU GIỮ HÀNG HÓA CÓ KIỂM KÊ ĐỊNH KỲ

Số: [SỐ HỢP ĐỒNG]

Hôm nay, ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm], tại [Địa điểm ký kết Hợp đồng], chúng tôi gồm có:

Căn cứ

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;¹

Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ²ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của các bên.

Thông tin các bên

BÊN A (BÊN GỬI HÀNG/CHỦ HÀNG):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

BÊN B (BÊN NHẬN GIỮ HÀNG/ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO BÃI):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng lưu giữ hàng hóa có kiểm kê định kỳ với các điều khoản và điều kiện sau đây:

Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng

Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B nhận lưu giữ, bảo quản hàng hóa của Bên A tại kho của Bên B, đồng thời thực hiện dịch vụ kiểm kê hàng hóa định kỳ theo thỏa thuận giữa hai bên. Việc lưu giữ và kiểm kê nhằm đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong điều kiện tối ưu, an toàn, và duy trì sự chính xác về số lượng, chủng loại hàng hóa trong kho. Bên A cam kết hàng hóa được lưu giữ không thuộc danh mục cấm lưu thông, tàng trữ theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều 2. Số lượng, chủng loại, chất lượng và yêu cầu đóng gói hàng hóa

Số lượng hàng hóa: Số lượng hàng hóa cụ thể được lưu giữ sẽ được xác định theo từng lô hàng, căn cứ vào Phiếu nhập kho/Biên bản giao nhận có xác nhận của cả hai bên. Số lượng này sẽ được cập nhật liên tục thông qua hệ thống quản lý kho của Bên B và được đối chiếu, xác nhận trong các đợt kiểm kê định kỳ.
Chủng loại hàng hóa: Hàng hóa lưu giữ bao gồm [liệt kê chủng loại hàng hóa, ví dụ: hàng tiêu dùng, vật liệu xây dựng, linh kiện, thành phẩm…]. Chi tiết từng chủng loại hàng hóa, bao gồm mã sản phẩm, quy cách, và các thông tin nhận dạng khác sẽ được ghi rõ trong Phụ lục Hợp đồng hoặc Phiếu nhập kho.
Chất lượng và tình trạng hàng hóa: Bên A cam kết hàng hóa giao cho Bên B phải đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận hoặc tiêu chuẩn công bố áp dụng, đảm bảo không bị hư hỏng, lỗi hoặc các tình trạng khác ảnh hưởng đến việc bảo quản. Bên B sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, chủng loại và tình trạng bên ngoài của bao bì hàng hóa tại thời điểm nhập kho. Bất kỳ sự khác biệt hoặc dấu hiệu hư hỏng nào phải được ghi nhận vào biên bản giao nhận. Bên B không chịu trách nhiệm về chất lượng bên trong của hàng hóa hoặc các khuyết tật ẩn tì mà không thể phát hiện bằng mắt thường hoặc bằng các phương pháp kiểm tra thông thường tại thời điểm nhập kho.
Yêu cầu đóng gói và ghi nhãn: Hàng hóa phải được đóng gói phù hợp để bảo quản trong kho và thuận tiện cho việc xếp dỡ, kiểm đếm. Bao bì phải đủ chắc chắn để bảo vệ hàng hóa khỏi các tác động bên ngoài. Bên A có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ về yêu cầu ghi nhãn (nếu có) để thuận tiện cho việc quản lý và kiểm kê.

Điều 3. Thời hạn và địa điểm lưu giữ

Thời hạn lưu giữ: Thời hạn lưu giữ hàng hóa được tính từ ngày hàng hóa được nhập kho và kết thúc khi Bên A nhận lại toàn bộ hàng hóa hoặc theo thỏa thuận khác của hai bên. Thời hạn cụ thể cho từng lô hàng sẽ được ghi rõ trong Phiếu nhập kho hoặc Phụ lục Hợp đồng. Hợp đồng có thể được gia hạn theo thỏa thuận bằng văn bản của hai bên.
Địa điểm lưu giữ: Hàng hóa sẽ được lưu giữ tại kho của Bên B có địa chỉ tại [Địa chỉ kho], là kho bãi được trang bị phù hợp cho việc lưu trữ hàng hóa và thực hiện các hoạt động kiểm kê. Bên B cam kết duy trì các điều kiện bảo quản phù hợp với từng loại hàng hóa và đảm bảo an ninh, an toàn cho hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ.

Điều 4. Phí dịch vụ và phương thức thanh toán

Phí dịch vụ: Phí dịch vụ lưu giữ hàng hóa sẽ được tính dựa trên [đơn vị tính, ví dụ: khối lượng, thể tích, số lượng pallet, thời gian lưu giữ…] và đơn giá là [Đơn giá] VNĐ. Ngoài phí lưu giữ cơ bản, Bên A sẽ thanh toán thêm phí dịch vụ kiểm kê định kỳ theo biểu phí đính kèm (nếu có) hoặc theo thỏa thuận riêng. Tổng phí dịch vụ sẽ được tính toán và thông báo định kỳ theo [chu kỳ thanh toán, ví dụ: tháng, quý…]. Các chi phí phát sinh khác (nếu có) như chi phí bốc xếp, xử lý chênh lệch kiểm kê, v.v., sẽ được thỏa thuận và tính riêng.
Phương thức thanh toán: Bên A sẽ thanh toán phí dịch vụ cho Bên B bằng hình thức [chuyển khoản/tiền mặt] vào tài khoản của Bên B theo thông tin đã cung cấp tại mục thông tin các bên. Thời hạn thanh toán là [Số ngày] ngày kể từ ngày Bên B gửi hóa đơn/phiếu thanh toán. Trường hợp Bên A chậm thanh toán, Bên A sẽ phải chịu lãi suất chậm trả theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của các bên và quy trình kiểm kê

Quyền của Bên A:
- Yêu cầu Bên B bảo quản hàng hóa đúng cách, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ.
- Yêu cầu Bên B thực hiện kiểm kê định kỳ theo tần suất và phương pháp đã thỏa thuận.
- Cử đại diện tham gia, giám sát quá trình kiểm kê hàng hóa tại kho của Bên B.
- Yêu cầu Bên B cung cấp báo cáo kiểm kê chi tiết và giải trình các chênh lệch (nếu có).
- Yêu cầu Bên B giao trả lại hàng hóa đúng số lượng, chủng loại và tình trạng đã giao.
- Được bồi thường thiệt hại nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát hoặc chênh lệch tồn kho do lỗi của Bên B.
Nghĩa vụ của Bên A:
- Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin, hồ sơ, chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa.
- Giao hàng hóa đúng số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng đã thỏa thuận, đảm bảo bao bì, đóng gói phù hợp.
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác cho Bên B theo Hợp đồng.
- Cử đại diện có thẩm quyền tham gia hoặc giám sát các đợt kiểm kê theo lịch trình đã định và ký xác nhận biên bản kiểm kê.
- Phối hợp với Bên B trong việc điều tra và xử lý các chênh lệch tồn kho phát hiện trong quá trình kiểm kê.
Quyền của Bên B:
- Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, hồ sơ, chứng từ cần thiết và hợp lệ về hàng hóa.
- Yêu cầu Bên A thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác.
- Từ chối tiếp nhận hàng hóa không đạt yêu cầu, không đúng với khai báo hoặc không tuân thủ quy định về an toàn.
- Được bồi thường thiệt hại nếu Bên A vi phạm các điều khoản của Hợp đồng gây thiệt hại cho Bên B.
- Yêu cầu Bên A phối hợp trong việc xử lý các chênh lệch tồn kho.
Nghĩa vụ của Bên B:
- Tiếp nhận và lưu giữ hàng hóa của Bên A tại kho theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật và điều kiện bảo quản phù hợp với từng loại hàng hóa.
- Đảm bảo an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy cho kho và hàng hóa lưu giữ.
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ theo tần suất [Tần suất kiểm kê, ví dụ: hàng tháng, hàng quý, 6 tháng một lần…] và phương pháp đã thỏa thuận (ví dụ: kiểm kê toàn bộ, kiểm kê theo chu kỳ, kiểm kê chọn mẫu).
- Lập biên bản kiểm kê chi tiết, ghi rõ số lượng thực tế, số lượng trên sổ sách và các chênh lệch (nếu có), có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên.
- Cung cấp báo cáo kiểm kê cho Bên A trong vòng [Số ngày] ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành kiểm kê.
- Thông báo kịp thời cho Bên A về bất kỳ sự cố nào liên quan đến hàng hóa (hư hỏng, mất mát,…) và các biện pháp khắc phục đã thực hiện.
- Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát hoặc chênh lệch tồn kho do lỗi của Bên B trong quá trình lưu giữ hoặc kiểm kê.
- Duy trì hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc sổ sách ghi chép chính xác về nhập, xuất, tồn kho.

Điều 6. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại