Hợp đồng lưu giữ hàng hóa điện tử

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo các Hợp đồng lưu giữ hàng hóa điện tử, đặc biệt hữu ích trong các tình huống tranh chấp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG LƯU GIỮ HÀNG HÓA ĐIỆN TỬ

Số: [SỐ HỢP ĐỒNG]

Hôm nay, ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm], tại [Địa điểm ký kết Hợp đồng], chúng tôi gồm có:

Căn cứ

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;¹

Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ²ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của các bên.

Thông tin các bên

BÊN A (BÊN GỬI HÀNG/CHỦ SỞ HỮU HÀNG HÓA ĐIỆN TỬ):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

BÊN B (BÊN NHẬN GIỮ HÀNG/ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ KHO BÃI HÀNG HÓA ĐIỆN TỬ):

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): ………………………………………………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………
Số tài khoản: ……………………………………………………………………………………………………………
Ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng lưu giữ hàng hóa điện tử với các điều khoản và điều kiện sau đây:

Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng

Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B nhận lưu giữ, bảo quản các loại hàng hóa là sản phẩm điện tử, linh kiện điện tử, thiết bị công nghệ cao (sau đây gọi tắt là “Hàng hóa điện tử”) của Bên A tại kho của Bên B. Việc lưu giữ và bảo quản phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định về an toàn điện tử, chống tĩnh điện, kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và các yêu cầu cụ thể của Bên A được quy định chi tiết trong Hợp đồng này và các Phụ lục kèm theo. Bên A cam kết Hàng hóa điện tử được lưu giữ có nguồn gốc rõ ràng, hợp pháp, không thuộc danh mục cấm lưu hành, tàng trữ và đã được cấp phép đầy đủ (nếu có) theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều 2. Số lượng, chủng loại, chất lượng và điều kiện bảo quản đặc biệt của hàng hóa điện tử

Số lượng hàng hóa điện tử: Số lượng Hàng hóa điện tử cụ thể được lưu giữ sẽ được xác định theo từng lô hàng, căn cứ vào Phiếu nhập kho/Biên bản giao nhận có xác nhận của cả hai bên. Tổng số lượng Hàng hóa điện tử sẽ được cập nhật định kỳ hoặc theo yêu cầu của một trong hai bên.
Chủng loại hàng hóa điện tử: Hàng hóa điện tử lưu giữ bao gồm [liệt kê chủng loại hàng hóa điện tử, ví dụ: điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay, linh kiện bán dẫn, thiết bị mạng, thiết bị gia dụng điện tử, máy ảnh kỹ thuật số…]. Chi tiết từng loại Hàng hóa điện tử, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, số serial (nếu có), quy cách đóng gói, và các thông tin nhận dạng khác sẽ được ghi rõ trong Phụ lục Hợp đồng hoặc Phiếu nhập kho.
Chất lượng và tình trạng hàng hóa điện tử: Bên A cam kết Hàng hóa điện tử giao cho Bên B phải đạt chất lượng theo tiêu chuẩn đã công bố, không bị hư hỏng, lỗi, hoặc có bất kỳ tình trạng nào ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng và an toàn. Hàng hóa điện tử phải còn nguyên vẹn bao bì, nhãn mác, không có dấu hiệu bị can thiệp. Bên B sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, chủng loại, số serial (nếu có) và tình trạng bên ngoài của bao bì Hàng hóa điện tử tại thời điểm nhập kho. Bất kỳ sự khác biệt hoặc dấu hiệu hư hỏng nào phải được ghi nhận vào biên bản giao nhận. Bên B không chịu trách nhiệm về chất lượng bên trong của Hàng hóa điện tử hoặc các khuyết tật ẩn tì mà không thể phát hiện bằng mắt thường hoặc bằng các phương pháp kiểm tra thông thường tại thời điểm nhập kho.
Điều kiện bảo quản đặc biệt: Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chi tiết các yêu cầu về điều kiện bảo quản đặc biệt cho từng loại Hàng hóa điện tử, bao gồm nhưng không giới hạn:
- Nhiệt độ: [Phạm vi nhiệt độ cụ thể, ví dụ: từ $1 8^{\circ} C$ đến $2 5^{\circ} C$ ].
- Độ ẩm: [Phạm vi độ ẩm cụ thể, ví dụ: $40% \pm 10%$ (kiểm soát độ ẩm để tránh ngưng tụ hơi nước và ăn mòn)].
- Kiểm soát tĩnh điện (ESD): [Yêu cầu về khu vực chống tĩnh điện, sàn chống tĩnh điện, thiết bị chống tĩnh điện, quy trình xử lý hàng hóa nhạy cảm với tĩnh điện].
- Ánh sáng: [Yêu cầu về ánh sáng, ví dụ: tránh ánh sáng trực tiếp, bảo quản trong điều kiện tối hoặc ánh sáng phù hợp].
- Thông gió: [Yêu cầu về thông gió, ví dụ: thông thoáng, không khí lưu thông, hệ thống lọc bụi].
- Kiểm soát bụi bẩn: [Biện pháp cụ thể để duy trì môi trường sạch sẽ, không bụi].
- Yêu cầu về an toàn: [Ví dụ: chống cháy nổ, chống ẩm, chống nước, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy bằng khí (FM200, Novec 1230) cho khu vực lưu trữ thiết bị nhạy cảm].
- Phương pháp xếp dỡ, lưu trữ: [Ví dụ: xếp dỡ bằng thiết bị chuyên dụng, không chồng chất quá quy định, sử dụng pallet, kệ chuyên dụng, cách ly với các nguồn gây nhiễu điện từ].
- Hệ thống giám sát: [Ví dụ: hệ thống giám sát nhiệt độ, độ ẩm tự động 24/7, ghi nhận dữ liệu liên tục, cảnh báo khi vượt ngưỡng, hệ thống camera giám sát an ninh].
- Các yêu cầu khác: [Ví dụ: yêu cầu về kho đạt chuẩn ISO, kho chuyên biệt cho linh kiện điện tử nhạy cảm…].
  Bên B cam kết duy trì và giám sát các điều kiện bảo quản này 24/7, thực hiện các quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ và thông báo ngay lập tức cho Bên A về bất kỳ sự sai lệch nào hoặc sự cố phát sinh.

Điều 3. Thời hạn và địa điểm lưu giữ

Thời hạn lưu giữ: Thời hạn lưu giữ Hàng hóa điện tử được tính từ ngày Hàng hóa điện tử được nhập kho và kết thúc khi Bên A nhận lại toàn bộ Hàng hóa điện tử hoặc theo thỏa thuận khác của hai bên. Thời hạn cụ thể cho từng lô hàng sẽ được ghi rõ trong Phiếu nhập kho hoặc Phụ lục Hợp đồng. Các bên có thể thỏa thuận gia hạn thời hạn lưu giữ bằng văn bản.
Địa điểm lưu giữ: Hàng hóa điện tử sẽ được lưu giữ tại kho của Bên B có địa chỉ tại [Địa chỉ kho], cụ thể là tại khu vực [tên khu vực/phân khu chuyên biệt] được thiết kế và trang bị để đáp ứng các điều kiện bảo quản đặc biệt đã nêu tại Điều 2.4 của Hợp đồng này. Bên B cam kết địa điểm này đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, giấy phép cần thiết để lưu giữ Hàng hóa điện tử theo quy định của pháp luật và các tiêu chuẩn ngành.

Điều 4. Phí dịch vụ và phương thức thanh toán

Phí dịch vụ: Phí dịch vụ lưu giữ Hàng hóa điện tử sẽ được tính dựa trên [đơn vị tính, ví dụ: khối lượng, thể tích, số lượng pallet, thời gian lưu giữ…] và đơn giá là [Đơn giá] VNĐ. Do tính chất đặc biệt của Hàng hóa điện tử và yêu cầu về điều kiện bảo quản, đơn giá này có thể cao hơn so với hàng hóa thông thường và đã bao gồm chi phí vận hành các hệ thống kiểm soát điều kiện bảo quản, chi phí tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn. Tổng phí dịch vụ sẽ được tính toán và thông báo định kỳ theo [chu kỳ thanh toán, ví dụ: tháng, quý…] hoặc theo từng lô hàng. Các chi phí phát sinh khác (nếu có) như chi phí xử lý sự cố, kiểm định định kỳ, bảo hiểm chuyên biệt, v.v., sẽ được thỏa thuận và thanh toán riêng.
Phương thức thanh toán: Bên A sẽ thanh toán phí dịch vụ cho Bên B bằng hình thức [chuyển khoản/tiền mặt] vào tài khoản của Bên B theo thông tin đã cung cấp tại mục thông tin các bên. Thời hạn thanh toán là [Số ngày] ngày kể từ ngày Bên B gửi hóa đơn/phiếu thanh toán. Trường hợp Bên A chậm thanh toán, Bên A sẽ phải chịu lãi suất chậm trả theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quyền của Bên A:
- Yêu cầu Bên B bảo quản Hàng hóa điện tử đúng cách, đảm bảo duy trì các điều kiện bảo quản đặc biệt đã thỏa thuận và chất lượng hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ.
- Kiểm tra tình trạng Hàng hóa điện tử và điều kiện kho lưu giữ định kỳ hoặc đột xuất (có thông báo trước, tuân thủ quy định an toàn và vệ sinh của Bên B).
- Yêu cầu Bên B giao trả lại Hàng hóa điện tử đúng số lượng, chủng loại, số serial (nếu có) và chất lượng, tình trạng đã giao.
- Được bồi thường thiệt hại nếu Hàng hóa điện tử bị hư hỏng, mất mát do lỗi của Bên B trong việc không duy trì đúng điều kiện bảo quản hoặc các lỗi khác.
- Yêu cầu Bên B cung cấp các báo cáo về tình hình tồn kho, nhập xuất, tình trạng bảo quản định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Nghĩa vụ của Bên A:
- Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi thông tin liên quan đến Hàng hóa điện tử, bao gồm tính chất, đặc điểm, yêu cầu về điều kiện bảo quản, các cảnh báo an toàn, số serial (nếu có), và các giấy phép cần thiết (nếu có).
- Giao Hàng hóa điện tử đúng số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng đã thỏa thuận, đảm bảo bao bì, đóng gói phù hợp với yêu cầu bảo quản đặc biệt và an toàn trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ.
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác cho Bên B theo Hợp đồng.
- Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của Hàng hóa điện tử được lưu giữ và tuân thủ mọi quy định pháp luật liên quan đến Hàng hóa điện tử.
- Phối hợp với Bên B trong việc xử lý các sự cố phát sinh liên quan đến Hàng hóa điện tử (ví dụ: thu hồi, tiêu hủy, kiểm tra chất lượng).
Quyền của Bên B:
- Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, hồ sơ, chứng từ cần thiết và hợp lệ về Hàng hóa điện tử và các yêu cầu bảo quản.
- Yêu cầu Bên A thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác.
- Từ chối tiếp nhận Hàng hóa điện tử không đạt yêu cầu, không đúng với khai báo, không có đủ giấy tờ hợp lệ hoặc không tuân thủ quy định về an toàn, điều kiện bảo quản.
- Được bồi thường thiệt hại nếu Bên A vi phạm các điều khoản của Hợp đồng gây thiệt hại cho Bên B.
- Áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn cho kho và các Hàng hóa điện tử khác trong trường hợp Hàng hóa điện tử của Bên A gây nguy hiểm hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng.
Nghĩa vụ của Bên B:
- Tiếp nhận và lưu giữ Hàng hóa điện tử của Bên A tại kho theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện bảo quản đặc biệt đã thỏa thuận tại Điều 2.4.
- Trang bị và vận hành các hệ thống, thiết bị cần thiết để duy trì và giám sát liên tục các điều kiện bảo quản đặc biệt (nhiệt độ, độ ẩm, chống tĩnh điện, v.v.), đảm bảo hệ thống cảnh báo hoạt động hiệu quả.
- Thực hiện các biện pháp phòng ngừa cháy nổ, an ninh, an toàn lao động, vệ sinh môi trường và kiểm soát bụi bẩn theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn ngành.
- Giao trả lại Hàng hóa điện tử cho Bên A hoặc người được Bên A ủy quyền đúng số lượng, chủng loại, số serial (nếu có) và chất lượng, tình trạng khi Hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Bên A.
- Thông báo kịp thời cho Bên A về bất kỳ sự sai lệch nào về điều kiện bảo quản, sự cố liên quan đến Hàng hóa điện tử (hư hỏng, mất mát, rò rỉ, v.v.) và các biện pháp khắc phục đã thực hiện.
- Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A nếu Hàng hóa điện tử bị hư hỏng, mất mát do lỗi của Bên B trong quá trình lưu giữ.
- Duy trì hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc nhập, xuất, tồn kho và điều kiện bảo quản Hàng hóa điện tử.

Điều 6. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại