Hợp đồng dịch vụ lưu kho và phân phối hàng hóa

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo Hợp đồng Dịch vụ Lưu kho và Phân phối Hàng hóa, đảm bảo tối đa quyền lợi cho bạn khi xảy ra tranh chấp. Hợp đồng chi tiết, chặt chẽ, được thiết kế để bảo vệ lợi ích của bạn, với chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ LƯU KHO VÀ PHÂN PHỐI HÀNG HÓA

Số: [Số hợp đồng]/HĐDV-LKPP-PVL

Hôm nay, ngày….tháng…năm 2025, tại [Địa điểm ký kết], chúng tôi gồm có:

Căn cứ:

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Các quy định pháp luật khác có liên quan đến hoạt động logistics, vận tải hàng hóa, kho bãi, quản lý chuỗi cung ứng, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường.

BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ (Bên A):

Tên tổ chức/cá nhân: ……………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở/thường trú: ………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………
Số điện thoại: ………………………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): …………………………………………………………………
Chức vụ: ……………………………………………………………………………

BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ (Bên B):

Tên tổ chức/cá nhân: ……………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở/thường trú: ………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………
Số điện thoại: ………………………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): …………………………………………………………………
Chức vụ: ……………………………………………………………………………

Hai bên đồng ý cùng nhau ký kết Hợp đồng Dịch vụ Lưu kho và Phân phối Hàng hóa với các điều khoản và điều kiện sau đây:

ĐIỀU KHOẢN HỢP ĐỒNG

Điều 1: Đối tượng của Hợp đồng và Phạm vi Dịch vụ

1.1. Đối tượng của hợp đồng là việc Bên A cung cấp Dịch vụ lưu kho và phân phối hàng hóa cho Bên B tại Kho [Tên/Mô tả cụ thể của kho] (sau đây gọi tắt là “Kho”), tọa lạc tại địa chỉ: [Địa chỉ đầy đủ của kho], thuộc quyền quản lý/sở hữu hợp pháp của Bên A.

1.2. Kho có tổng diện tích sàn là [Số] m², được thiết kế và trang bị để phục vụ các hoạt động logistics tổng hợp, bao gồm:

Diện tích kho chứa hàng hóa: [Số] m².
Khu vực bốc dỡ/tiếp nhận/giao hàng (dock leveler, cửa xuất nhập): [Số] m².
Khu vực đóng gói lại/chia lẻ/gia tăng giá trị (VAS – Value Added Services): [Số] m².
Khu vực văn phòng/khu vực làm việc cho nhân sự của Bên B (nếu có): [Số] m².
Kết cấu kho: [Mô tả chi tiết về kết cấu, ví dụ: sàn bê tông chịu lực cao, tường xây kiên cố, mái chống nóng, hệ thống cửa cuốn công nghiệp, chiều cao thông thủy].
Hệ thống cơ sở hạ tầng: [Liệt kê chi tiết, ví dụ: hệ thống điện 3 pha, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống chiếu sáng đạt chuẩn, hệ thống mạng internet/wifi].
Hệ thống kiểm soát môi trường (nếu có): [Mô tả chi tiết, ví dụ: hệ thống điều hòa, thông gió, kiểm soát độ ẩm, dải nhiệt độ/độ ẩm duy trì].
Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) chuyên dụng: [Mô tả chi tiết loại hệ thống (ví dụ: Sprinkler tự động, báo cháy tự động, bình chữa cháy các loại), công suất, khả năng hoạt động, chứng nhận kiểm định].
Hệ thống an ninh, giám sát 24/7 (camera, bảo vệ, kiểm soát ra vào, hệ thống báo động).
Sân bãi, đường nội bộ, khu vực đỗ xe/container: [Số] m².

1.3. Phạm vi dịch vụ: Bên A cam kết cung cấp các dịch vụ chi tiết sau đây cho Bên B, bao gồm nhưng không giới hạn:

Dịch vụ lưu kho (Warehousing Services):
- Tiếp nhận hàng hóa: Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa theo chứng từ (PO, Packing List, Invoice, Bill of Lading, AWB), kiểm tra seal (nếu có), lập biên bản nhập kho, ghi nhận và báo cáo các sai lệch (nếu có), cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý kho (WMS).
- Lưu trữ hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa vào vị trí quy định (theo mã vị trí, zone), đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp (nhiệt độ, độ ẩm – nếu có yêu cầu đặc biệt và kho có khả năng), tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO)/nhập sau xuất trước (LIFO)/FEFO (First Expired First Out) hoặc theo yêu cầu cụ thể của Bên B, đảm bảo không gian và lối đi an toàn.
- Quản lý hàng tồn kho: Cập nhật thông tin hàng hóa (SKU, Lot/Batch, hạn sử dụng), theo dõi số lượng, vị trí, tình trạng trên hệ thống WMS, thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Bên B, đối chiếu số liệu tồn kho.
- An ninh và PCCC: Đảm bảo an ninh cho kho và hàng hóa, duy trì hệ thống PCCC hoạt động tốt, thực hiện các biện pháp phòng ngừa cháy nổ theo quy định và kế hoạch.
- Vệ sinh kho: Duy trì vệ sinh sạch sẽ khu vực kho bãi, kiểm soát côn trùng, mối mọt, vệ sinh định kỳ theo tiêu chuẩn.
Dịch vụ phân phối (Distribution Services):
- Lấy hàng (Picking): Lấy hàng từ vị trí lưu trữ theo lệnh xuất hàng (Sales Order) của Bên B, đảm bảo đúng mã hàng, số lượng, chất lượng và hạn sử dụng.
- Đóng gói (Packing): Đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn của Bên B và yêu cầu của đơn hàng, dán nhãn, tem nhãn phụ (nếu có), chuẩn bị cho việc vận chuyển.
- Soạn hàng (Staging): Tập kết hàng hóa đã được lấy và đóng gói tại khu vực chờ xuất hàng, phân loại theo tuyến/địa điểm giao nhận.
- Bốc xếp và chất xếp: Cung cấp nhân lực và thiết bị bốc xếp (xe nâng, pallet, công cụ hỗ trợ khác) để bốc dỡ từ phương tiện vận chuyển và chất xếp lên phương tiện vận chuyển của Bên B hoặc của bên vận tải do Bên A chỉ định/ Bên B thuê.
- Vận chuyển: Tổ chức vận chuyển hàng hóa từ Kho đến các địa điểm được chỉ định bởi Bên B (địa điểm phân phối, điểm bán lẻ, khách hàng cuối). Lựa chọn phương tiện, tuyến đường tối ưu, đảm bảo thời gian giao hàng và chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
- Quản lý bằng chứng giao hàng (POD – Proof Of Delivery): Thu thập, quản lý và cung cấp các chứng từ xác nhận việc giao hàng thành công (ký nhận, hình ảnh) cho Bên B.
- Quản lý hàng trả về (Reverse Logistics): Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại hàng hóa trả về từ khách hàng của Bên B, cập nhật hệ thống và thực hiện theo hướng dẫn của Bên B (tái nhập kho, xử lý, hủy bỏ).
Dịch vụ khác (nếu có): [Liệt kê các dịch vụ giá trị gia tăng khác như kiểm tra chất lượng sơ bộ, lắp ráp đơn giản, dán tem chống giả, xử lý đơn hàng điện tử (e-commerce fulfillment), tư vấn tối ưu hóa chuỗi cung ứng, v.v.].

1.4. Loại hàng hóa: Bên B cam kết hàng hóa gửi vào kho và yêu cầu phân phối là [Mô tả loại hàng hóa cụ thể, ví dụ: hàng tiêu dùng nhanh, điện tử, linh kiện, dược phẩm, v.v.]. Bên B phải cung cấp đầy đủ thông tin về đặc tính hàng hóa, yêu cầu bảo quản, vận chuyển đặc biệt (nếu có). Bên A có quyền từ chối tiếp nhận, lưu trữ hoặc phân phối các loại hàng hóa bị cấm, hàng hóa nguy hiểm (nếu kho và phương tiện không được cấp phép), hàng hóa không phù hợp với điều kiện của kho/phương tiện hoặc không được Bên A chấp thuận trước bằng văn bản.

1.5. Hệ thống thông tin: Hai bên thống nhất sử dụng hệ thống quản lý [Tên hệ thống WMS/ERP/Excel] để quản lý thông tin hàng hóa, nhập xuất tồn. Bên A có trách nhiệm duy trì, cập nhật hệ thống một cách chính xác, kịp thời.

Điều 2: Thời hạn Hợp đồng

2.1. Thời hạn của Hợp đồng là [Số] năm/tháng, kể từ ngày [Ngày bắt đầu hiệu lực] đến hết ngày [Ngày kết thúc hiệu lực].

2.2. Trong trường hợp Bên B có nhu cầu tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi hợp đồng này hết hạn, Bên B phải thông báo bằng văn bản cho Bên A ít nhất [Số] tháng trước ngày hợp đồng hết hạn. Việc gia hạn hợp đồng sẽ được hai bên thỏa thuận và ký kết phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới, trên cơ sở các điều kiện và giá dịch vụ tại thời điểm gia hạn, ưu tiên các điều khoản có lợi cho Bên B nếu Bên B đã thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình.

Điều 3: Phí dịch vụ và Phương thức thanh toán

3.1. Phí dịch vụ:

Phí dịch vụ lưu kho và phân phối được tính theo các hạng mục chi tiết và đơn giá quy định tại Phụ lục 01 – Biểu phí dịch vụ đính kèm hợp đồng này. Các hạng mục có thể bao gồm:
- Phí lưu kho (theo m², m³, pallet, tấn hoặc SKU).
- Phí nhập hàng (theo lượt, container, pallet, kiện).
- Phí xuất hàng (theo lượt, đơn hàng, kiện).
- Phí bốc xếp (theo giờ, tấn, kiện).
- Phí vận chuyển (theo km, chuyến, trọng lượng, thể tích, điểm giao nhận).
- Phí quản lý/sử dụng hệ thống (nếu có).
- Phí dịch vụ giá trị gia tăng khác.
Tổng phí dịch vụ dự kiến hàng tháng/quý là: [Số tiền] VNĐ (Bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] đồng Việt Nam).
Giá dịch vụ này đã bao gồm/chưa bao gồm [Liệt kê các khoản phí đã bao gồm/chưa bao gồm, ví dụ: thuế GTGT, phí điện, nước, phí nhân công bốc xếp cơ bản, phí bảo hiểm hàng hóa, v.v.].

3.2. Phương thức thanh toán:

Thanh toán định kỳ: [Hàng tháng/Hàng quý].
Thời điểm thanh toán: Bên A sẽ gửi hóa đơn/phiếu đề nghị thanh toán cho Bên B vào ngày [Ngày] của mỗi tháng/quý, kèm theo bảng kê chi tiết dịch vụ đã thực hiện. Bên B có trách nhiệm thanh toán đầy đủ phí dịch vụ trong vòng [Số] ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn/phiếu đề nghị thanh toán.
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng. Thông tin tài khoản ngân hàng của Bên A là: [Tên chủ tài khoản, Số tài khoản, Tên ngân hàng, Chi nhánh].
Bên A sẽ xuất hóa đơn tài chính hợp lệ cho Bên B trong vòng [Số] ngày kể từ ngày nhận được tiền thanh toán.

3.3. Tiền đặt cọc/Bảo lãnh thanh toán (nếu có): Bên B sẽ đặt cọc cho Bên A số tiền là [Số tiền] VNĐ (Bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] đồng Việt Nam), tương đương với [Số] tháng phí dịch vụ dự kiến, ngay sau khi ký kết hợp đồng này. Tiền đặt cọc này sẽ được sử dụng để đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán của Bên B và các nghĩa vụ khác theo hợp đồng. Tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả cho Bên B trong vòng [Số] ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng và Bên B đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ tài chính của mình. Tiền đặt cọc sẽ không được tính lãi.

Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của Bên A (Bên cung cấp dịch vụ)

4.1. Quyền của Bên A:

Yêu cầu Bên B cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin về hàng hóa, kế hoạch nhập xuất, đơn hàng, yêu cầu phân phối, và các yêu cầu đặc biệt để Bên A có thể thực hiện dịch vụ.
Yêu cầu Bên B thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác theo hợp đồng.
Từ chối tiếp nhận, lưu trữ, xử lý hoặc phân phối hàng hóa nếu hàng hóa đó không phù hợp với quy định của kho, hoặc không nằm trong danh mục thỏa thuận, hoặc gây nguy hiểm, hoặc vi phạm pháp luật.
Yêu cầu Bên B bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên B gây ra cho Kho, hệ thống, thiết bị của Bên A, phương tiện vận chuyển, hoặc bên thứ ba.
Đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Điều [Số điều khoản chấm dứt hợp đồng] của hợp đồng này nếu Bên B vi phạm nghiêm trọng các điều khoản của hợp đồng, đặc biệt là nghĩa vụ thanh toán hoặc cung cấp thông tin không chính xác gây hậu quả nghiêm trọng.
Kiểm tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất việc tuân thủ các quy định của Bên B liên quan đến hàng hóa và quy trình trong kho/phân phối.

4.2. Nghĩa vụ của Bên A:

Cung cấp dịch vụ lưu kho và phân phối cho Bên B một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, đúng theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận, tiêu chuẩn chất lượng cam kết và đúng thời gian quy định (nếu có SLA – Service Level Agreement).
Đảm bảo Kho và các trang thiết bị, phương tiện vận chuyển liên quan đến dịch vụ trong tình trạng tốt, hoạt động ổn định và an toàn.
Đảm bảo an ninh, an toàn cho hàng hóa của Bên B trong suốt quá trình lưu trữ tại Kho và trong quá trình vận chuyển (nếu Bên A chịu trách nhiệm vận chuyển), tuân thủ các quy định về PCCC, vệ sinh môi trường, an toàn giao thông.
Tổ chức quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa của Bên B một cách khoa học, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát.
Cập nhật dữ liệu vào hệ thống WMS (nếu có) một cách kịp thời và chính xác, cung cấp báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình nhập xuất tồn kho, tình hình phân phối.
Chịu trách nhiệm về việc mất mát, hư hỏng hàng hóa của Bên B do lỗi cố ý hoặc sơ suất của Bên A hoặc nhân viên/đối tác vận chuyển của Bên A, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc lỗi của Bên B.
Phối hợp chặt chẽ với Bên B và các cơ quan chức năng (hải quan, thuế, quản lý thị trường) trong các vấn đề liên quan đến hàng hóa của Bên B.
Bảo mật các thông tin về hàng hóa, hoạt động kinh doanh của Bên B mà Bên A tiếp cận được trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Đảm bảo đội ngũ nhân sự thực hiện dịch vụ có đủ năng lực, chuyên môn, được đào tạo về an toàn và quy trình vận hành.

Điều 5: Quyền và nghĩa vụ của Bên B (Bên sử dụng dịch vụ)

5.1. Quyền của Bên B:

Yêu cầu Bên A cung cấp dịch vụ đúng theo phạm vi, chất lượng, thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng và SLA (nếu có).
Yêu cầu Bên A cung cấp các báo cáo về tình hình hàng hóa trong kho (tồn kho, nhập, xuất), tình hình phân phối (tình trạng đơn hàng, bằng chứng giao hàng).
Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình trạng hàng hóa của mình và quy trình quản lý của Bên A tại Kho (phải thông báo trước cho Bên A và tuân thủ các quy định an ninh của Kho).
Yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên A gây ra cho hàng hóa của mình theo quy định của hợp đồng.
Yêu cầu Bên A phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa của mình với các cơ quan chức năng hoặc khách hàng.

5.2. Nghĩa vụ của Bên B:

Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin, chứng từ liên quan đến hàng hóa (tên, số lượng, quy cách, đặc tính, hướng dẫn bảo quản, hạn sử dụng, giấy tờ hải quan nếu có, v.v.), thông tin chi tiết về các đơn hàng (địa chỉ giao hàng, người nhận, thời gian yêu cầu) và các yêu cầu về dịch vụ cho Bên A.
Thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác theo hợp đồng.
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa gửi vào kho và yêu cầu phân phối.
Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng quy cách, phù hợp với việc vận chuyển, bốc xếp và lưu trữ an toàn trong kho.
Chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại phát sinh do thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ về hàng hóa, địa chỉ giao nhận do Bên B cung cấp.
Chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh do yêu cầu dịch vụ ngoài phạm vi thỏa thuận hoặc do lỗi của Bên B (ví dụ: phát sinh kiểm đếm lại do sai lệch, hư hỏng hàng hóa do chất lượng hàng hóa ban đầu kém hoặc đóng gói không đúng, chi phí lưu kho phát sinh do không xuất hàng kịp thời).
Phối hợp với Bên A trong việc giải quyết các sự cố phát sinh liên quan đến hàng hóa của mình một cách kịp thời.
Tuân thủ các quy định của Bên A về an toàn, PCCC, vệ sinh và các quy định nội bộ khác của Kho.
Khi chấm dứt hợp đồng, Bên B có trách nhiệm di dời toàn bộ hàng hóa của mình ra khỏi Kho trong thời hạn quy định.

Điều 6: Tiêu chuẩn Dịch vụ (SLA) và Chất lượng Hàng hóa