PVL GROUP chuyên soạn thảo Hợp đồng vận hành và quản lý văn phòng hiệp hội, bảo vệ bạn hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn!
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN PHÒNG HIỆP HỘI
Số: …/HĐVHQLVP/PVL
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại …………………………………………….., chúng tôi gồm:
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Các quy định pháp luật hiện hành khác có liên quan.
BÊN A (HIỆP HỘI/TỔ CHỨC CÓ VĂN PHÒNG):
- Tên Hiệp hội/Tổ chức: ……………………………………………………………………………………….
- Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………………………
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ………………………………………………………….
- Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………………
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: ……………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………………..
BÊN B (ĐƠN VỊ VẬN HÀNH VÀ QUẢN LÝ):
- Tên công ty/doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………..
- Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………………………
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ………………………………………………………….
- Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………………….
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: ……………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………………..
Hai bên đồng ý ký kết Hợp đồng vận hành và quản lý văn phòng Hiệp hội với các điều khoản sau:
Điều khoản hợp đồng
Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng
Hợp đồng này quy định việc Bên B cung cấp dịch vụ vận hành và quản lý toàn diện hoặc một phần văn phòng cho Bên A tại địa điểm được xác định rõ tại Điều 2 của Hợp đồng này. Các dịch vụ bao gồm nhưng không giới hạn ở việc quản lý cơ sở vật chất, hành chính, nhân sự hỗ trợ, và các hoạt động khác nhằm đảm bảo văn phòng Hiệp hội hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp.
Điều 2. Địa điểm và phạm vi quản lý
- Địa điểm văn phòng Hiệp hội được quản lý: [Ghi rõ số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố].
- Diện tích quản lý: Khoảng [Ghi rõ diện tích bằng số] m2, bao gồm các khu vực sau:
- Khu vực làm việc chung: [Số] m2
- Phòng họp: [Số] phòng, diện tích mỗi phòng [Số] m2
- Khu vực tiếp khách: [Số] m2
- Khu vực lưu trữ tài liệu: [Số] m2
- Khu vực pantry/bếp: [Số] m2
- Nhà vệ sinh: [Số] phòng
- Các khu vực khác (nếu có): [Mô tả chi tiết]
- Tình trạng tài sản và trang thiết bị: Bên B sẽ tiếp nhận quản lý các tài sản, trang thiết bị hiện có tại văn phòng Bên A theo Biên bản bàn giao tài sản, trang thiết bị được lập tại thời điểm bắt đầu Hợp đồng. Biên bản này sẽ ghi rõ chủng loại, số lượng, tình trạng và giá trị ước tính của từng hạng mục.
Điều 3. Nội dung và phạm vi dịch vụ vận hành, quản lý
Bên B sẽ cung cấp các dịch vụ vận hành và quản lý văn phòng Hiệp hội cho Bên A bao gồm nhưng không giới hạn các hạng mục sau:
- Quản lý cơ sở vật chất và bảo trì:
- Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ toàn bộ không gian văn phòng, bao gồm khu vực làm việc, phòng họp, khu vực công cộng, nhà vệ sinh.
- Kiểm tra, bảo trì định kỳ các hệ thống kỹ thuật (điều hòa không khí, điện, nước, internet, chiếu sáng, PCCC) và các trang thiết bị văn phòng (máy in, máy chiếu, thiết bị hội nghị, v.v.).
- Xử lý kịp thời các sự cố kỹ thuật, hỏng hóc phát sinh trong quá trình vận hành.
- Đề xuất và thực hiện các kế hoạch nâng cấp, sửa chữa nhỏ theo yêu cầu và sự chấp thuận của Bên A.
- Quản lý hành chính và lễ tân:
- Tiếp đón khách, đối tác đến làm việc tại văn phòng Hiệp hội một cách chuyên nghiệp.
- Quản lý điện thoại, fax, thư từ, bưu phẩm đến và đi.
- Hỗ trợ sắp xếp lịch họp, chuẩn bị phòng họp, thiết bị phục vụ họp.
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao.
- Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo yêu cầu của Bên A (ví dụ: in ấn, photocopy tài liệu).
- Quản lý hồ sơ, tài liệu:
- Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Hiệp hội một cách khoa học, an toàn và dễ tra cứu.
- Thực hiện việc luân chuyển tài liệu nội bộ và bên ngoài theo quy định của Bên A.
- Đảm bảo tính bảo mật của các thông tin, tài liệu mật theo yêu cầu của Bên A.
- Quản lý an ninh, an toàn:
- Đảm bảo an ninh cho văn phòng, tài sản của Hiệp hội và khách đến làm việc.
- Giám sát hệ thống camera an ninh (nếu có).
- Thực hiện các biện pháp phòng cháy chữa cháy, sơ tán khi có tình huống khẩn cấp theo quy định.
- Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho cán bộ, nhân viên Hiệp hội.
- Quản lý nhân sự hỗ trợ (nếu có):
- Cung cấp nhân sự phù hợp (ví dụ: lễ tân, tạp vụ, kỹ thuật viên) để thực hiện các dịch vụ đã cam kết.
- Quản lý giờ giấc, tác phong, chất lượng công việc của nhân sự do Bên B cung cấp.
- Quản lý tài chính liên quan đến vận hành:
- Lập và quản lý các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận hành (điện, nước, internet, sửa chữa nhỏ, văn phòng phẩm) theo ngân sách được duyệt của Bên A.
- Báo cáo định kỳ các khoản thu chi liên quan đến hoạt động vận hành văn phòng.
- Các dịch vụ khác (nếu có):
- Hỗ trợ tổ chức sự kiện nhỏ tại văn phòng.
- Hỗ trợ đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho các chuyến công tác của lãnh đạo/nhân viên Hiệp hội.
- [Liệt kê các dịch vụ cụ thể khác theo yêu cầu].
Điều 4. Thời hạn Hợp đồng
- Thời hạn Hợp đồng là [Ghi rõ số năm/tháng], kể từ ngày [Ngày/tháng/năm] đến hết ngày [Ngày/tháng/năm].
- Khi hết thời hạn Hợp đồng, nếu Bên A có nhu cầu tiếp tục sử dụng dịch vụ và Bên B đồng ý, hai bên sẽ ưu tiên đàm phán để ký kết Hợp đồng mới với các điều khoản và điều kiện được thỏa thuận lại tại thời điểm đó.
Điều 5. Phí dịch vụ và phương thức thanh toán
- Phí dịch vụ:
- Phí dịch vụ vận hành và quản lý văn phòng là: [Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ] VNĐ/tháng (Chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng – nếu có).
- Phí dịch vụ này bao gồm/chưa bao gồm chi phí nhân sự do Bên B cung cấp, chi phí vật tư tiêu hao, chi phí bảo trì định kỳ các hệ thống kỹ thuật. Các chi phí khác như tiền điện, nước, internet, điện thoại, chi phí sửa chữa lớn, mua sắm tài sản cố định sẽ do Bên A chi trả theo hóa đơn thực tế và theo thỏa thuận riêng.
- Phương thức thanh toán:
- Tiền đặt cọc (nếu có): Bên A sẽ đặt cọc cho Bên B số tiền là [Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ] VNĐ, tương đương với [Số] tháng phí dịch vụ, ngay sau khi ký kết Hợp đồng này. Khoản tiền đặt cọc này sẽ được hoàn trả lại cho Bên A trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày Hợp đồng chấm dứt và Bên B đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ theo Hợp đồng.
- Thanh toán phí dịch vụ định kỳ: Phí dịch vụ sẽ được thanh toán theo kỳ [tháng/quý]. Mỗi kỳ, Bên A sẽ thanh toán phí dịch vụ của [Số] tháng/quý cho Bên B vào ngày [Ngày] của tháng đầu tiên của kỳ thanh toán đó.
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B như đã nêu tại phần thông tin các bên.
- Điều chỉnh phí dịch vụ: Phí dịch vụ có thể được điều chỉnh sau mỗi [Số] năm, với mức tăng không quá [Phần trăm]% so với phí dịch vụ của kỳ trước đó, dựa trên sự thỏa thuận của hai bên và tình hình thị trường tại thời điểm điều chỉnh.
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Bên A
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của Bên B
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 8. Bàn giao và tiếp nhận
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 9. Bảo mật thông tin
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 10. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 11. Bất khả kháng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 12. Chấm dứt Hợp đồng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 13. Giải quyết tranh chấp
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 14. Điều khoản chung
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Bạn có muốn PVL GROUP tư vấn thêm về các điều khoản cụ thể trong hợp đồng này để tối ưu hóa lợi ích của bạn không?
