Hợp đồng giám sát và kiểm soát hoạt động đại lý

Công ty luật PVL chuyên soạn Hợp đồng giám sát và kiểm soát hoạt động đại lý có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ

Số: …../2025/HĐGS-KSDT

Hôm nay, ngày …. tháng ….. năm 2025, tại [Địa điểm ký kết Hợp đồng, ví dụ: Trụ sở chính Bên A hoặc Văn phòng công chứng], chúng tôi gồm có:

CĂN CỨ PHÁP LÝ VÀ THÔNG TIN CÁC BÊN

Căn cứ:

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Nghị định số 08/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 01 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý, môi giới, ủy thác mua bán hàng hóa;

BÊN A (BÊN GIAO ĐẠI LÝ/BÊN CÓ SẢN PHẨM/DỊCH VỤ):

Tên công ty: [Tên đầy đủ của Bên A]
Địa chỉ trụ sở chính: [Địa chỉ đầy đủ trụ sở chính của Bên A]
Mã số thuế: [Mã số thuế của Bên A]
Người đại diện theo pháp luật: [Họ và tên người đại diện theo pháp luật]
Chức vụ: [Chức vụ của người đại diện]
Điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]
Tài khoản ngân hàng: [Số tài khoản và tên ngân hàng của Bên A]

BÊN B (BÊN ĐẠI LÝ):

Tên công ty/hộ kinh doanh: [Tên đầy đủ của Bên B]
Địa chỉ trụ sở chính/thường trú: [Địa chỉ đầy đủ trụ sở chính/thường trú của Bên B]
Mã số thuế/CMND/CCCD: [Mã số thuế hoặc số CMND/CCCD của Bên B]
Người đại diện theo pháp luật/chủ hộ kinh doanh: [Họ và tên người đại diện theo pháp luật/chủ hộ kinh doanh]
Chức vụ: [Chức vụ của người đại diện/chủ hộ kinh doanh]
Điện thoại: [Số điện thoại liên hệ]
Tài khoản ngân hàng: [Số tài khoản và tên ngân hàng của Bên B]

Sau khi cùng nhau bàn bạc, hai bên thống nhất ký kết hợp đồng giám sát và kiểm soát hoạt động đại lý với các điều khoản sau:

ĐIỀU KHOẢN HỢP ĐỒNG

ĐIỀU 1: MỤC ĐÍCH VÀ ĐỐI TƯỢNG HỢP ĐỒNG

1.1. Mục đích: Hợp đồng này được lập ra nhằm thiết lập một khuôn khổ pháp lý chặt chẽ cho việc giám sát và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của Bên B trong vai trò đại lý phân phối sản phẩm/dịch vụ của Bên A. Mục tiêu chính là đảm bảo Bên B tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản trong Hợp đồng đại lý [Số hiệu Hợp đồng đại lý giữa hai bên] (sau đây gọi tắt là “Hợp đồng Đại lý chính”) và các chính sách, quy định của Bên A; duy trì chất lượng dịch vụ, hình ảnh thương hiệu; tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh; và phát hiện, xử lý kịp thời các hành vi vi phạm (nếu có) nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Bên A.

1.2. Đối tượng giám sát và kiểm soát: Đối tượng của hợp đồng này là toàn bộ các hoạt động kinh doanh, tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng, tài chính, và tuân thủ pháp luật của Bên B liên quan đến việc phân phối các sản phẩm/dịch vụ của Bên A (sau đây gọi tắt là “Hoạt động Đại lý”). Các sản phẩm/dịch vụ cụ thể được đề cập trong Hợp đồng Đại lý chính sẽ là trọng tâm của việc giám sát.

ĐIỀU 2: NỘI DUNG GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT

Bên A có quyền và Bên B có nghĩa vụ cho phép Bên A thực hiện các nội dung giám sát và kiểm soát sau đây đối với Hoạt động Đại lý của Bên B:

2.1. Giám sát tuân thủ chính sách giá và bán hàng: Kiểm tra việc tuân thủ chính sách giá niêm yết, giá bán buôn, giá sàn tối thiểu (nếu có), các chương trình khuyến mại, chiết khấu do Bên A quy định. Giám sát các hoạt động bán hàng, đặc biệt là việc bán hàng đa kênh, nhằm đảm bảo không có hành vi phá giá, gây ảnh hưởng tiêu cực đến thị trường.

2.2. Kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Kiểm tra điều kiện bảo quản, trưng bày, lưu trữ sản phẩm tại kho/cửa hàng của Bên B. Đánh giá chất lượng dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng, và quy trình xử lý khiếu nại của Bên B đối với khách hàng cuối cùng.

2.3. Giám sát hoạt động marketing và truyền thông: Kiểm tra việc sử dụng thương hiệu, logo, hình ảnh, tài liệu marketing của Bên A, đảm bảo đúng quy định bộ nhận diện thương hiệu và không vi phạm pháp luật (ví dụ: quảng cáo sai sự thật). Giám sát các kênh truyền thông, quảng cáo của Bên B để đảm bảo nội dung phù hợp và không gây tổn hại đến uy tín của Bên A.

2.4. Kiểm soát báo cáo và số liệu kinh doanh: Yêu cầu Bên B cung cấp các báo cáo định kỳ (doanh số, tồn kho, công nợ, hoạt động marketing), và kiểm tra tính chính xác, trung thực của các số liệu này. Bên A có quyền đối chiếu số liệu báo cáo với các chứng từ, hóa đơn liên quan.

2.5. Giám sát tuân thủ pháp luật: Đảm bảo Bên B tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật liên quan đến ngành nghề kinh doanh (ví dụ: giấy phép kinh doanh, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, luật lao động, nghĩa vụ thuế).

2.6. Kiểm soát quy trình đặt hàng và giao nhận: Giám sát việc thực hiện quy trình đặt hàng, nhận hàng, vận chuyển, và trả hàng (nếu có) của Bên B để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

ĐIỀU 3: PHƯƠNG THỨC GIÁM SÁT VÀ KIỂM SOÁT

Bên A có thể áp dụng một hoặc nhiều phương thức sau đây để thực hiện việc giám sát và kiểm soát:

3.1. Kiểm tra định kỳ và đột xuất: Bên A hoặc đại diện được ủy quyền của Bên A có quyền thực hiện các đợt kiểm tra định kỳ (theo lịch đã thông báo trước) hoặc đột xuất (không cần thông báo trước trong trường hợp khẩn cấp hoặc có dấu hiệu vi phạm) tại trụ sở chính, kho hàng, cửa hàng, hoặc các điểm bán của Bên B.

3.2. Yêu cầu báo cáo và tài liệu: Yêu cầu Bên B cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, và các tài liệu liên quan đến Hoạt động Đại lý (ví dụ: hóa đơn, chứng từ bán hàng, hợp đồng với khách hàng, biên bản giao nhận, dữ liệu từ hệ thống quản lý bán hàng).

3.3. Sử dụng công nghệ và hệ thống: Bên A có thể yêu cầu Bên B sử dụng hoặc tích hợp vào hệ thống quản lý bán hàng, phần mềm báo cáo, hoặc các công cụ giám sát trực tuyến khác do Bên A cung cấp hoặc chỉ định để tự động thu thập dữ liệu và theo dõi hoạt động kinh doanh.

3.4. Phỏng vấn và khảo sát: Thực hiện phỏng vấn nhân viên của Bên B, hoặc khảo sát ý kiến khách hàng của Bên B để thu thập thông tin và đánh giá chất lượng dịch vụ.

3.5. Đặt hàng thử nghiệm (Mystery Shopping): Bên A có quyền thực hiện việc mua hàng/sử dụng dịch vụ của Bên B dưới hình thức khách hàng thông thường để đánh giá quy trình bán hàng, thái độ phục vụ, và việc tuân thủ các chính sách của Bên A.

ĐIỀU 4: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN TRONG HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT

4.1. Trách nhiệm của Bên A:

* Thực hiện hoạt động giám sát và kiểm soát một cách công bằng, minh bạch, khách quan và chuyên nghiệp.

* Đảm bảo tính bảo mật đối với các thông tin kinh doanh của Bên B thu thập được trong quá trình giám sát (trừ trường hợp pháp luật yêu cầu hoặc có sự đồng ý của Bên B).

* Thông báo kết quả giám sát và kiểm soát cho Bên B một cách kịp thời và rõ ràng, bao gồm cả các phát hiện về vi phạm (nếu có) và đề xuất biện pháp khắc phục.

* Cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ cho Bên B trong việc khắc phục các tồn tại, vi phạm (nếu có) được phát hiện qua quá trình giám sát.

4.2. Trách nhiệm của Bên B:

* Tạo mọi điều kiện thuận lợi và hợp tác tối đa để Bên A (hoặc đại diện được ủy quyền) thực hiện quyền giám sát và kiểm soát theo Hợp đồng này.

* Cung cấp đầy đủ, chính xác, trung thực, và kịp thời các thông tin, tài liệu, báo cáo được yêu cầu bởi Bên A liên quan đến Hoạt động Đại lý.

* Cho phép Bên A hoặc đại diện truy cập vào kho hàng, cửa hàng, hệ thống quản lý bán hàng (trong phạm vi cần thiết cho việc giám sát) khi có yêu cầu hợp lệ.

* Nghiêm túc tiếp thu các ý kiến, khuyến nghị từ Bên A và thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại, vi phạm (nếu có) trong thời hạn do Bên A yêu cầu.

* Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của mọi thông tin, tài liệu cung cấp cho Bên A.

ĐIỀU 5: XỬ LÝ VI PHẠM PHÁT HIỆN QUA GIÁM SÁT

5.1. Thông báo vi phạm: Khi phát hiện bất kỳ hành vi vi phạm nào đối với Hợp đồng Đại lý chính, Hợp đồng này, hoặc các chính sách, quy định của Bên A, Bên A sẽ thông báo bằng văn bản (bao gồm email) cho Bên B, nêu rõ nội dung vi phạm, căn cứ, và yêu cầu Bên B giải trình, khắc phục trong thời hạn nhất định.

5.2. Biện pháp xử lý: Tùy theo mức độ và tính chất của hành vi vi phạm, Bên A có quyền áp dụng một hoặc nhiều biện pháp xử lý sau đây, theo quy định tại Phụ lục 05 – Chính sách xử lý vi phạm:

* Nhắc nhở, cảnh cáo bằng văn bản.

* Yêu cầu giải trình và cam kết khắc phục.

* Đình chỉ tạm thời một phần hoặc toàn bộ quyền lợi đại lý (ví dụ: tạm dừng cung cấp hàng, tạm dừng chiết khấu/hoa hồng).

* Áp dụng các chế tài tài chính (ví dụ: phạt vi phạm hợp đồng, bồi thường thiệt hại) theo thỏa thuận trong Hợp đồng Đại lý chính hoặc Hợp đồng này.

* Chấm dứt Hợp đồng Đại lý chính và Hợp đồng này trước thời hạn.

5.3. Quyền của Bên B: Bên B có quyền giải trình về các vi phạm bị cáo buộc và đưa ra các bằng chứng chứng minh. Bên A sẽ xem xét giải trình của Bên B một cách khách quan trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

ĐIỀU 6: THỜI HẠN HỢP ĐỒNG VÀ GIA HẠN