Giấy chứng nhận phù hợp Hệ thống quản lý an toàn ISM Code (DOC, SMC) là gì? Thủ tục, hồ sơ và lưu ý khi xin chứng nhận an toàn hàng hải theo chuẩn quốc tế? Luật PVL Group hỗ trợ trọn gói.
1. Giới thiệu về Giấy chứng nhận phù hợp Hệ thống quản lý an toàn ISM Code (DOC, SMC)
Giấy chứng nhận phù hợp Hệ thống quản lý an toàn quốc tế (International Safety Management Code – gọi tắt là ISM Code) là chứng nhận bắt buộc đối với tất cả các tàu biển và công ty quản lý tàu, nhằm đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn hàng hải, ngăn ngừa tai nạn và bảo vệ môi trường biển.
ISM Code được Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) ban hành và áp dụng theo Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển (SOLAS). Theo đó, mọi công ty quản lý tàu và các tàu có trọng tải từ 500 GT trở lên hoạt động trên tuyến quốc tế phải thiết lập, duy trì và thực hiện hệ thống quản lý an toàn phù hợp với ISM Code để được cấp hai loại chứng nhận chính:
DOC (Document of Compliance – Giấy chứng nhận phù hợp hệ thống quản lý an toàn dành cho công ty)
SMC (Safety Management Certificate – Giấy chứng nhận hệ thống quản lý an toàn dành cho tàu)
DOC cấp cho công ty vận hành tàu, thể hiện rằng hệ thống quản lý an toàn của công ty phù hợp với ISM Code và được cơ quan có thẩm quyền hoặc tổ chức được ủy quyền (RO – Recognized Organization) công nhận. SMC cấp cho tàu cụ thể do công ty đó quản lý, sau khi tàu được đánh giá trực tiếp.
Tại Việt Nam, Cục Đăng kiểm Việt Nam là cơ quan nhà nước được ủy quyền cấp giấy chứng nhận ISM Code, hoặc cho phép một số tổ chức đăng kiểm quốc tế (như DNV, ABS, LR…) thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận cho các doanh nghiệp có hoạt động hàng hải.
Việc sở hữu DOC và SMC không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý, mà còn là yếu tố tiên quyết để được vận hành tuyến quốc tế, được các cảng biển nước ngoài chấp nhận và tạo uy tín trong hoạt động vận tải hàng hải toàn cầu.
2. Trình tự thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận phù hợp ISM Code (DOC, SMC)
Thủ tục xin cấp chứng nhận ISM Code cần thực hiện theo quy trình chặt chẽ và khoa học, trải qua nhiều bước kiểm tra, đánh giá độc lập từ phía tổ chức đăng kiểm.
Đối với DOC (cấp cho công ty):
Bước 1: Công ty thiết lập Hệ thống quản lý an toàn (SMS) phù hợp với yêu cầu ISM Code. Hệ thống này bao gồm quy trình làm việc, kiểm soát rủi ro, phản ứng tai nạn, đào tạo nhân lực…
Bước 2: Gửi đề nghị đánh giá chứng nhận DOC đến Cục Đăng kiểm Việt Nam hoặc tổ chức được ủy quyền. Đề nghị cần nêu rõ loại hình hoạt động, số lượng tàu đang quản lý và mong muốn được đánh giá hệ thống SMS.
Bước 3: Tổ chức đăng kiểm thực hiện đánh giá tại trụ sở công ty, bao gồm kiểm tra tài liệu SMS, phỏng vấn cán bộ quản lý an toàn, kiểm tra năng lực đội ngũ, hồ sơ thực hành, báo cáo nội bộ…
Bước 4: Nếu đạt yêu cầu, tổ chức sẽ cấp DOC có hiệu lực 5 năm, nhưng phải được đánh giá giám sát hàng năm. Nếu phát hiện thiếu sót nghiêm trọng, DOC có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi.
Đối với SMC (cấp cho tàu):
Bước 1: Tàu biển phải thuộc quyền quản lý của một công ty đã có DOC còn hiệu lực. Chủ tàu chuẩn bị tài liệu, báo cáo và thực hiện SMS tại tàu theo đúng chuẩn mực đã phê duyệt.
Bước 2: Đăng ký với cơ quan đăng kiểm để thực hiện đánh giá trực tiếp tại tàu. Tổ chức đánh giá sẽ kiểm tra các yếu tố như đào tạo thuyền viên, hồ sơ an toàn, thiết bị ứng phó sự cố, tình huống mô phỏng tai nạn…
Bước 3: Nếu đạt yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp SMC cho tàu, có hiệu lực 5 năm và phải đánh giá định kỳ trong khoảng 2-3 năm đầu.
Bước 4: Trong thời gian hiệu lực, nếu tàu thay đổi đơn vị quản lý, công ty bị mất DOC hoặc có vi phạm nghiêm trọng, thì SMC sẽ tự động mất hiệu lực.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận phù hợp ISM Code (DOC, SMC)
Để việc cấp chứng nhận diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và rõ ràng theo đúng hướng dẫn. Hồ sơ bao gồm:
Hồ sơ xin DOC (cho công ty):
Đơn đề nghị đánh giá và cấp DOC theo mẫu
Sổ tay quản lý an toàn (Safety Management Manual) được xây dựng theo tiêu chuẩn ISM Code
Các tài liệu quy trình nội bộ, báo cáo kiểm tra định kỳ, báo cáo rủi ro
Danh sách tàu do công ty quản lý, kèm theo thông tin chi tiết
Hồ sơ đào tạo và chứng nhận năng lực của cán bộ phụ trách an toàn
Bản cam kết tuân thủ hệ thống quản lý an toàn
Giấy phép đăng ký doanh nghiệp, giấy phép ngành nghề vận tải biển
Biên bản đánh giá nội bộ, kế hoạch hành động khắc phục thiếu sót
Hồ sơ xin SMC (cho tàu):
Đơn đề nghị cấp SMC
Bản sao DOC còn hiệu lực của công ty quản lý
Bản sao sổ tay SMS áp dụng cho tàu
Danh sách thuyền viên, sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động và bằng cấp
Biên bản kiểm tra an toàn định kỳ trên tàu
Hồ sơ đào tạo, thực hành tình huống khẩn cấp
Tài liệu liên quan đến báo cáo tai nạn, sự cố và hướng xử lý
Chứng nhận đăng ký tàu, phân cấp kỹ thuật, PCCC, cứu sinh
Tất cả hồ sơ phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, có tính logic, nhất quán và cập nhật. Nếu hồ sơ sơ sài hoặc hệ thống SMS chưa đầy đủ, rất dễ bị đánh giá không đạt hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin Giấy chứng nhận phù hợp ISM Code
Hệ thống quản lý an toàn ISM Code không chỉ là quy trình thủ tục mà còn là chuẩn mực hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. Vì vậy, khi triển khai thủ tục xin cấp DOC và SMC, cần lưu ý những điểm sau:
Thứ nhất, phải xây dựng hệ thống SMS chuyên nghiệp, phù hợp thực tế. Tránh việc sao chép tài liệu mẫu không đúng thực trạng dẫn đến đánh giá không đạt hoặc bị từ chối chứng nhận.
Thứ hai, các cán bộ chủ chốt phải được đào tạo kỹ lưỡng, nhất là người phụ trách an toàn (Designated Person Ashore – DPA). Nếu nhân sự không nắm vững quy trình ISM, rất dễ bị đánh giá không đạt trong buổi thẩm định.
Thứ ba, các tàu phải thực hiện nghiêm túc các bước kiểm tra, đánh giá nội bộ và diễn tập ứng phó tai nạn. Đây là phần quan trọng trong hồ sơ SMC, thể hiện tính chủ động và hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn.
Thứ tư, tuyệt đối không để giấy chứng nhận hết hạn hoặc bị gián đoạn. Vì nếu DOC hết hiệu lực, toàn bộ SMC của các tàu thuộc công ty cũng tự động mất hiệu lực, gây thiệt hại lớn về thương mại.
Thứ năm, nên có đơn vị tư vấn chuyên nghiệp đồng hành trong suốt quá trình: từ xây dựng SMS, soạn thảo hồ sơ, tổ chức diễn tập, cho đến làm việc với tổ chức đăng kiểm. Điều này giúp rút ngắn thời gian, giảm sai sót và tăng khả năng đạt chứng nhận ngay từ lần đầu.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp xin chứng nhận ISM Code (DOC, SMC)
Với kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực hàng hải, vận tải biển và quản lý an toàn theo chuẩn quốc tế, Luật PVL Group tự hào là đối tác đồng hành của nhiều doanh nghiệp trong việc xin Giấy chứng nhận phù hợp Hệ thống quản lý an toàn ISM Code (DOC, SMC).
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm:
Tư vấn xây dựng hệ thống SMS theo tiêu chuẩn ISM Code
Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ xin DOC, SMC đúng quy chuẩn
Tập huấn nhân sự an toàn, tổ chức diễn tập mô phỏng
Làm việc trực tiếp với Cục Đăng kiểm hoặc tổ chức được ủy quyền
Hỗ trợ khắc phục sai sót sau đánh giá và tái chứng nhận định kỳ
Luật PVL Group cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ A đến Z, giúp khách hàng đạt được chứng nhận nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo đầy đủ pháp lý khi vận hành tàu biển quốc tế.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ xin chứng nhận ISM Code chuyên nghiệp, hiệu quả và đáng tin cậy.
👉 Xem thêm các dịch vụ pháp lý khác tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
