Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 trong vận tải biển giúp nâng cao uy tín và chất lượng quản lý dịch vụ. Luật PVL Group hỗ trợ thủ tục cấp chứng nhận nhanh chóng và chuyên nghiệp.
1. Giới thiệu về Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 (quản lý chất lượng dịch vụ vận tải biển)
Giấy chứng nhận ISO 9001 là văn bản xác nhận doanh nghiệp đã xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành. Đối với ngành dịch vụ vận tải biển, việc sở hữu chứng nhận này không chỉ thể hiện năng lực tổ chức, vận hành bài bản mà còn là tấm vé thông hành giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, đủ điều kiện tham gia các hợp đồng lớn và hội nhập quốc tế.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất, quy định các yêu cầu chung đối với hệ thống quản lý chất lượng áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics – vận tải – giao nhận quốc tế. Đối với dịch vụ vận tải biển, ISO 9001 giúp doanh nghiệp:
Thiết lập quy trình vận hành hiệu quả từ khâu tiếp nhận hàng hóa, điều phối tàu, kiểm soát hành trình, giao nhận…
Nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu lỗi phát sinh và khiếu nại từ khách hàng.
Tăng cường năng lực cạnh tranh trong thị trường nội địa và quốc tế.
Thỏa mãn các yêu cầu từ khách hàng quốc tế, hãng tàu, tổ chức giám định hoặc đối tác nước ngoài.
Tại Việt Nam, giấy chứng nhận ISO 9001 được cấp bởi tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng được Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc tổ chức quốc tế công nhận, sau khi doanh nghiệp vượt qua quá trình đánh giá, thẩm tra và kiểm tra tính phù hợp của hệ thống.
2. Trình tự thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận ISO 9001 cho dịch vụ vận tải biển
Làm thế nào để doanh nghiệp vận tải biển đạt được chứng nhận ISO 9001?
Để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước triển khai hệ thống quản lý chất lượng và mời tổ chức chứng nhận độc lập đánh giá. Cụ thể, quy trình gồm các bước như sau:
Bước 1: Khảo sát hiện trạng và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
Doanh nghiệp cần tiến hành khảo sát thực tế các hoạt động vận tải biển hiện tại, từ đó xây dựng hệ thống tài liệu ISO 9001 bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, quy trình kiểm soát chứng từ, vận hành tàu, xử lý sự cố, tiếp nhận phản hồi khách hàng…
Bước 2: Áp dụng hệ thống ISO 9001 vào thực tiễn
Sau khi xây dựng tài liệu, doanh nghiệp phải áp dụng thử nghiệm hệ thống quản lý này trong tối thiểu 3 tháng. Trong giai đoạn này, cần lưu hồ sơ thực hiện như biên bản cuộc họp, báo cáo chất lượng, phiếu theo dõi dịch vụ, xử lý sai sót…
Bước 3: Đăng ký đánh giá chứng nhận với tổ chức chứng nhận
Doanh nghiệp lựa chọn tổ chức chứng nhận được công nhận quốc tế hoặc bởi BOA (Văn phòng Công nhận chất lượng) để đăng ký đánh giá cấp chứng nhận ISO 9001.
Bước 4: Đánh giá chứng nhận (gồm 2 giai đoạn)
Giai đoạn 1: Đánh giá tài liệu – tổ chức chứng nhận xem xét hệ thống tài liệu ISO của doanh nghiệp có đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9001 không.
Giai đoạn 2: Đánh giá tại hiện trường – đoàn đánh giá đến doanh nghiệp để kiểm tra việc áp dụng thực tế, kiểm tra hồ sơ, quy trình vận hành, phỏng vấn nhân viên…
Bước 5: Cấp giấy chứng nhận ISO 9001
Nếu kết quả đánh giá đạt yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 có hiệu lực trong 3 năm. Hằng năm sẽ có các đợt đánh giá giám sát định kỳ để duy trì hiệu lực chứng nhận.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001
Để bắt đầu quá trình đánh giá và chứng nhận ISO 9001 cho dịch vụ vận tải biển, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
Đơn đăng ký chứng nhận ISO 9001 theo mẫu của tổ chức chứng nhận.
Thông tin pháp lý của doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, danh sách nhân sự, sơ đồ tổ chức.
Hệ thống tài liệu ISO 9001 gồm:
Chính sách chất lượng;
Mục tiêu chất lượng;
Sổ tay chất lượng;
Các quy trình vận hành chính: tiếp nhận đơn hàng, điều phối tàu, giám sát hành trình, bảo trì tàu, xử lý khiếu nại…
Quy trình đánh giá nội bộ, hành động khắc phục – phòng ngừa.
Biên bản đánh giá nội bộ (tự đánh giá);
Biên bản xem xét của lãnh đạo;
Hồ sơ minh chứng hoạt động thực tế (biên bản họp, báo cáo hiệu suất, nhật ký vận hành tàu, hồ sơ khách hàng…);
Chứng chỉ đào tạo ISO cho nhân sự chủ chốt (nếu có).
Doanh nghiệp có thể nhờ đơn vị tư vấn hệ thống ISO xây dựng tài liệu và hướng dẫn áp dụng trước khi đăng ký chứng nhận để đảm bảo kết quả đánh giá đạt yêu cầu.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin chứng nhận ISO 9001 trong lĩnh vực vận tải biển
Việc triển khai ISO 9001 trong ngành dịch vụ vận tải biển có những đặc thù riêng, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để đạt kết quả tốt nhất:
Thứ nhất, ISO 9001 không chỉ là giấy chứng nhận mà là hệ thống cải tiến chất lượng thực sự, giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn. Vì vậy, không nên làm “đối phó” mà cần cam kết thực hiện nghiêm túc.
Thứ hai, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình vận hành tàu, quy trình giao nhận hàng, xử lý khiếu nại khách hàng và hồ sơ kỹ thuật để dễ dàng chứng minh sự phù hợp với ISO.
Thứ ba, việc đánh giá ISO là định kỳ (1 năm/lần), nếu phát hiện không duy trì hệ thống thì giấy chứng nhận sẽ bị thu hồi. Do đó cần duy trì hồ sơ và vận hành thực tế đầy đủ.
Thứ tư, nếu hoạt động với thị trường quốc tế, doanh nghiệp nên chọn tổ chức chứng nhận có công nhận quốc tế (như UKAS, JAS-ANZ, ACB…) để chứng chỉ ISO được chấp nhận toàn cầu.
Thứ năm, trong trường hợp cần chứng nhận ISO gấp để phục vụ hồ sơ thầu, xuất khẩu, đấu nối hãng tàu… nên sử dụng dịch vụ tư vấn trọn gói chuyên nghiệp để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ chuyên nghiệp trong chứng nhận ISO 9001 cho dịch vụ vận tải biển
Với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực tư vấn pháp lý – quản trị doanh nghiệp – hệ thống ISO, Luật PVL Group là địa chỉ tin cậy hỗ trợ các doanh nghiệp vận tải biển trong việc:
Tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 sát với thực tế ngành vận tải biển;
Soạn thảo toàn bộ hồ sơ hệ thống ISO, thiết kế quy trình phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp;
Tổ chức đào tạo ISO 9001 cho cán bộ nhân viên, hướng dẫn ghi chép và lưu hồ sơ minh chứng;
Đăng ký và phối hợp với tổ chức chứng nhận uy tín, có công nhận quốc tế, rút ngắn thời gian đánh giá;
Hỗ trợ đánh giá định kỳ, tái chứng nhận, cập nhật phiên bản ISO mới nhất khi có yêu cầu;
Cam kết tiết kiệm chi phí – đúng chuẩn – đúng hạn – không phát sinh chi phí bất ngờ.
Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp không chỉ trong giai đoạn xin chứng nhận mà cả quá trình duy trì và cải tiến hệ thống sau đó.
Hãy liên hệ với PVL Group để được tư vấn và triển khai chứng nhận ISO 9001 chuyên nghiệp, bài bản và hiệu quả ngay từ hôm nay.
👉 Xem thêm các bài viết và dịch vụ pháp lý liên quan tại chuyên mục Doanh nghiệp của Luật PVL Group
