Giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu là gì và thủ tục xin cấp ra sao? Đây là thủ tục bắt buộc với doanh nghiệp khi gia công hàng cho đối tác nước ngoài. Luật PVL Group hỗ trợ trọn gói, nhanh chóng và đúng pháp luật.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu
Gia công xuất khẩu là một hình thức phổ biến trong thương mại quốc tế, khi một doanh nghiệp tại Việt Nam nhận nguyên liệu, vật tư từ đối tác nước ngoài để thực hiện gia công, sản xuất và sau đó xuất trả thành phẩm. Hoạt động này không chỉ thúc đẩy sản xuất trong nước mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu mà không cần bỏ vốn lớn.
Tuy nhiên, để thực hiện đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký hợp đồng gia công với cơ quan hải quan, theo quy định tại Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 59/2018/NĐ-CP.
Giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu là văn bản xác nhận từ cơ quan hải quan cho phép doanh nghiệp được thực hiện hoạt động gia công cho thương nhân nước ngoài. Đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp được miễn thuế nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, và được thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu đơn giản hơn.
Việc đăng ký hợp đồng gia công không chỉ giúp tuân thủ đúng pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, thực hiện chế độ kế toán – thuế rõ ràng, minh bạch. Đồng thời, đây là bước không thể thiếu trong quá trình kiểm tra định kỳ, hậu kiểm của cơ quan chức năng.
2. Trình tự thủ tục đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu
Theo quy định hiện hành, thủ tục đăng ký hợp đồng gia công được thực hiện qua hệ thống hải quan điện tử. Trình tự cụ thể như sau:
Bước 1: Ký kết hợp đồng gia công với đối tác nước ngoài
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một hợp đồng gia công đầy đủ, trong đó quy định rõ trách nhiệm các bên, số lượng – chủng loại nguyên liệu, định mức tiêu hao, tiến độ giao hàng, phương thức thanh toán, xử lý phế liệu và thiết bị (nếu có).
Bước 2: Mở tài khoản trên hệ thống VNACCS/VCIS và chuẩn bị hồ sơ điện tử
Doanh nghiệp đăng ký hồ sơ hợp đồng gia công trên hệ thống hải quan điện tử. Tất cả thông tin về hợp đồng, danh mục nguyên vật liệu, định mức, sản phẩm gia công… phải được khai báo chính xác.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký hợp đồng gia công đến Chi cục Hải quan quản lý
Sau khi khai báo thành công, doanh nghiệp nộp hồ sơ bản cứng hoặc hồ sơ điện tử (nếu áp dụng một cửa quốc gia) tới Chi cục Hải quan nơi đặt trụ sở sản xuất hoặc nơi mở tờ khai.
Bước 4: Hải quan tiếp nhận, thẩm định và xác nhận hợp đồng
Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, có thể yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ nếu thông tin khai báo chưa đầy đủ. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy xác nhận hợp đồng gia công sẽ được cấp trong vòng 1–3 ngày làm việc.
Bước 5: Doanh nghiệp thực hiện nhập nguyên liệu, gia công và xuất khẩu theo hợp đồng
Sau khi được xác nhận, doanh nghiệp có thể làm thủ tục nhập nguyên liệu miễn thuế, theo dõi sản xuất theo định mức, sau đó thực hiện thủ tục xuất khẩu sản phẩm hoàn chỉnh.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng gia công
Theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, hồ sơ đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu bao gồm:
Văn bản đề nghị đăng ký hợp đồng gia công (mẫu HQ/GCKT-01);
Bản sao hợp đồng gia công ký với đối tác nước ngoài (song ngữ hoặc kèm bản dịch tiếng Việt có xác nhận);
Bản kê danh mục nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để gia công (ghi rõ mã HS, số lượng, đơn giá, giá trị);
Bản kê thành phẩm sau gia công và định mức sử dụng nguyên liệu;
Sơ đồ quy trình sản xuất, công đoạn gia công;
Thông tin về địa điểm thực hiện gia công, nơi lưu giữ nguyên liệu, thành phẩm, phế phẩm…;
Giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư có ngành nghề phù hợp;
Hợp đồng thuê máy móc, thiết bị (nếu có) hoặc giấy tờ sở hữu thiết bị sản xuất.
Trong một số trường hợp đặc biệt, nếu hàng hóa thuộc danh mục cấm nhập khẩu hoặc có điều kiện, doanh nghiệp cần bổ sung giấy phép chuyên ngành từ Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp & PTNT hoặc Bộ Quốc phòng.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu
Khai báo đúng, đủ và thống nhất thông tin là yếu tố quyết định
Sai sót trong hợp đồng hoặc danh mục nguyên liệu, định mức tiêu hao có thể dẫn đến việc bị trả hồ sơ hoặc bị xử phạt về sau. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thông tin, đảm bảo tính nhất quán giữa hợp đồng, khai báo hải quan và hồ sơ lưu nội bộ.
Định mức nguyên liệu phải được xây dựng hợp lý
Định mức tiêu hao là cơ sở để hải quan xác định lượng nguyên liệu nhập và lượng thành phẩm xuất. Nếu doanh nghiệp khai định mức không thực tế hoặc chênh lệch lớn có thể bị áp dụng kiểm tra sản xuất thực tế hoặc điều chỉnh định mức.
Theo dõi nguyên liệu và sản phẩm phải minh bạch
Toàn bộ quy trình quản lý nguyên liệu – sản phẩm – phế phẩm phải được theo dõi qua hệ thống kế toán, sổ kho và có thể truy xuất khi cơ quan hải quan yêu cầu hậu kiểm.
Gia hạn hoặc sửa đổi hợp đồng cần đăng ký lại
Nếu có thay đổi về khối lượng, loại nguyên vật liệu, thành phẩm hoặc gia hạn thời gian gia công, doanh nghiệp cần làm thủ tục sửa đổi hợp đồng và đăng ký lại với cơ quan hải quan.
Không nên thực hiện khi chưa có xác nhận hợp đồng gia công
Việc nhập nguyên liệu trước khi hợp đồng được xác nhận có thể bị coi là nhập khẩu thông thường và không được miễn thuế. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính nếu không đăng ký đúng quy trình.
5. Luật PVL Group – Đối tác tin cậy trong việc đăng ký hợp đồng gia công xuất khẩu
Luật PVL Group là đơn vị chuyên nghiệp với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý xuất nhập khẩu và gia công cho thương nhân nước ngoài, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp:
Tư vấn đầy đủ quy trình đăng ký hợp đồng gia công đúng quy định;
Soạn thảo hợp đồng, lập định mức, xây dựng hồ sơ phù hợp yêu cầu hải quan;
Khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS đúng kỹ thuật và chuẩn nghiệp vụ;
Đại diện làm việc với cơ quan hải quan, xử lý các vướng mắc phát sinh;
Hỗ trợ sửa đổi, bổ sung, gia hạn hợp đồng gia công đúng pháp lý;
Đồng hành trong các kỳ thanh tra, kiểm tra, hậu kiểm hợp đồng gia công.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu, hãy để Luật PVL Group hỗ trợ từ A–Z với dịch vụ uy tín – minh bạch – hiệu quả cao, giúp bạn yên tâm sản xuất và tập trung vào chuyên môn.
🌐 Xem thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tại đây
