Mã số xuất nhập khẩu là gì? Làm sao để đăng ký mã số thuế doanh nghiệp dùng cho hoạt động xuất nhập khẩu?Luật PVL Group hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
1. Giới thiệu về mã số xuất nhập khẩu (mã số thuế doanh nghiệp)
Mã số xuất nhập khẩu là gì và vai trò của mã số thuế trong hoạt động xuất nhập khẩu?
Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, mã số xuất nhập khẩu (còn gọi là mã số thuế doanh nghiệp) đóng vai trò cốt lõi, giúp cơ quan hải quan và các cơ quan chức năng quản lý, theo dõi hoạt động thương mại của doanh nghiệp. Mã số này được cấp cho doanh nghiệp khi đăng ký mã số thuế và được sử dụng thống nhất trong các hoạt động như khai hải quan, nộp thuế, hoàn thuế, xin giấy phép xuất nhập khẩu có điều kiện, v.v.
Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và hướng dẫn tại Thông tư số 95/2016/TT-BTC, mỗi tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ nộp thuế sẽ được cấp một mã số thuế duy nhất, sử dụng cho cả hoạt động xuất nhập khẩu. Như vậy, khi doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế thì không cần xin thêm mã số riêng cho xuất nhập khẩu – mã số thuế doanh nghiệp chính là mã số xuất nhập khẩu.
Tuy nhiên, để chính thức tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký thông tin với hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan để mã số này được kích hoạt cho mục đích hải quan. Thủ tục này tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi phải đúng quy trình, đúng biểu mẫu và khai báo chính xác để tránh sai sót dẫn đến bị từ chối kết nối hệ thống.
Hiểu rõ được những điểm mấu chốt này, công ty Luật PVL Group cung cấp dịch vụ đăng ký mã số xuất nhập khẩu nhanh, chính xác và trọn gói, giúp doanh nghiệp sẵn sàng cho mọi hoạt động giao thương quốc tế.
2. Trình tự thủ tục đăng ký mã số xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp
Mã số xuất nhập khẩu được kích hoạt sử dụng qua đâu và trình tự thủ tục đăng ký ra sao?
Theo quy định hiện hành, khi doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có mã số thuế) thì để có thể thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan.
Cụ thể, thủ tục đăng ký mã số xuất nhập khẩu (thực chất là kích hoạt mã số thuế trên hệ thống Hải quan VNACCS/VCIS) được thực hiện như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Bước 2: Truy cập https://www.customs.gov.vn để kê khai thông tin đăng ký theo mẫu 01 (Mẫu đăng ký thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu – Phụ lục I ban hành kèm Thông tư số 22/2021/TT-BTC).
Bước 3: Gửi hồ sơ đăng ký bản mềm qua hệ thống email của Hải quan hoặc qua trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Bước 4: Tổng cục Hải quan xử lý và phản hồi hồ sơ. Nếu hợp lệ, mã số thuế sẽ được cập nhật vào hệ thống VNACCS/VCIS và doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hải quan.
Bước 5: Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp có thể sử dụng mã số thuế đã đăng ký để khai báo hải quan, thông quan hàng hóa, nộp thuế và các nghĩa vụ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
Với đội ngũ chuyên viên pháp lý và hải quan chuyên sâu, Luật PVL Group có thể thay mặt doanh nghiệp hoàn tất thủ tục này chỉ trong 1–2 ngày làm việc, đảm bảo doanh nghiệp có thể nhanh chóng bắt đầu hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp pháp.
3. Thành phần hồ sơ cần thiết để đăng ký mã số xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu gì để hoàn tất thủ tục đăng ký mã số xuất nhập khẩu?
Mặc dù thủ tục đăng ký không quá phức tạp, nhưng hồ sơ gửi Hải quan cần phải chính xác tuyệt đối, đúng mẫu và thể thức. Các thành phần hồ sơ bao gồm:
Bản scan Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có mã số thuế);
Mẫu đăng ký thông tin doanh nghiệp (Mẫu 01) theo Thông tư 22/2021/TT-BTC: điền đầy đủ các thông tin như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, người đại diện pháp luật, số điện thoại, email, loại hình doanh nghiệp, ngành nghề, v.v.;
Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua bên thứ ba);
Chữ ký số (USB Token) để đăng ký khai hải quan (trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký qua Cổng thông tin điện tử Hải quan hoặc VNACCS);
Email chính thức của doanh nghiệp để nhận phản hồi từ cơ quan Hải quan;
Số tài khoản ngân hàng đã đăng ký với cơ quan thuế.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp đã có mã số thuế nhưng thông tin trên hệ thống VNACCS không trùng khớp với thông tin đăng ký tại cơ quan thuế (về địa chỉ, người đại diện, v.v.) thì sẽ không được chấp thuận. Khi đó cần rà soát và đồng bộ thông tin kịp thời để tránh bị gián đoạn giao dịch.
Luật PVL Group với kinh nghiệm xử lý nhiều tình huống thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tránh các lỗi thường gặp khi đăng ký mã số xuất nhập khẩu và đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh – đúng – đủ.
4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện đăng ký mã số xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cần chú ý điều gì để tránh sai sót khi làm thủ tục kích hoạt mã số thuế cho mục đích xuất nhập khẩu?
Một số lưu ý pháp lý và thực tiễn doanh nghiệp cần quan tâm như sau:
Không cần xin mã số riêng cho xuất nhập khẩu: Mã số xuất nhập khẩu thực chất chính là mã số thuế được cấp khi đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, để sử dụng cho mục đích khai hải quan thì mã số này phải được kích hoạt và cập nhật trên hệ thống VNACCS/VCIS.
Chỉ được sử dụng duy nhất một mã số: Mỗi doanh nghiệp chỉ có một mã số thuế duy nhất – đây cũng là mã số được sử dụng xuyên suốt trong mọi giao dịch với hải quan, thuế, ngân hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành khác. Việc sử dụng nhiều mã số hoặc thay đổi tùy tiện có thể bị xử phạt.
Phải cập nhật thông tin kịp thời khi có thay đổi: Nếu có sự thay đổi liên quan đến địa chỉ trụ sở chính, người đại diện theo pháp luật, ngành nghề kinh doanh hoặc thông tin liên hệ, doanh nghiệp phải thực hiện cập nhật với cơ quan thuế và đồng thời cập nhật trên hệ thống hải quan.
Sử dụng chữ ký số và phần mềm khai hải quan hợp lệ: Sau khi đăng ký mã số xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần sở hữu chữ ký số và đăng ký sử dụng phần mềm khai hải quan (có thể là phần mềm miễn phí của Tổng cục Hải quan hoặc phần mềm thương mại). Đây là công cụ bắt buộc khi khai báo, nộp tờ khai và tương tác với cơ quan hải quan.
Chuẩn bị tài khoản ngân hàng để nộp thuế điện tử: Việc nộp thuế, phí và lệ phí hải quan hiện nay được thực hiện hoàn toàn qua hệ thống điện tử. Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài khoản ngân hàng đã liên kết với hệ thống của Tổng cục Hải quan để thuận tiện nộp thuế.
Luật PVL Group hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quy trình trên – từ chuẩn bị hồ sơ, đăng ký trên hệ thống hải quan, đến xử lý tình huống phát sinh. Nếu doanh nghiệp cần gấp mã số để khai báo hải quan – hãy liên hệ với PVL Group để được hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy trình và không phát sinh rủi ro pháp lý.
5. Liên hệ Luật PVL Group để được hỗ trợ xin mã số xuất nhập khẩu chuyên nghiệp
Việc kích hoạt mã số xuất nhập khẩu tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại rất dễ xảy ra sai sót do không nắm rõ kỹ thuật, biểu mẫu và quy trình xử lý của cơ quan hải quan. Những lỗi thường gặp như sai tên người đại diện, không khớp địa chỉ, trùng mã ngành chưa khai báo với thuế, thiếu thông tin liên hệ, không có tài khoản điện tử nộp thuế… đều khiến doanh nghiệp bị từ chối hoặc bị yêu cầu điều chỉnh nhiều lần, làm gián đoạn thời gian chuẩn bị xuất nhập khẩu.
Công ty Luật PVL Group với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, hải quan và thương mại quốc tế sẽ là đối tác tin cậy giúp bạn:
Tư vấn chi tiết từng bước thực hiện và đảm bảo đúng quy định pháp luật;
Thay mặt doanh nghiệp hoàn tất mọi thủ tục đăng ký và kích hoạt mã số trên hệ thống Hải quan;
Đồng bộ thông tin giữa mã số thuế – hải quan – ngân hàng;
Hỗ trợ kèm theo các thủ tục khác như: đăng ký tài khoản hải quan, chữ ký số, nộp thuế điện tử, giấy phép xuất nhập khẩu có điều kiện…
Hãy để Luật PVL Group đồng hành cùng doanh nghiệp bạn vững bước trên hành trình hội nhập và phát triển.
Tham khảo thêm nhiều bài viết hữu ích tại chuyên mục Doanh nghiệp:https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
