Giấy phép hoạt động của thư viện, trung tâm học liệu là điều kiện bắt buộc để cơ sở vận hành hợp pháp. Vậy thủ tục và hồ sơ cần chuẩn bị ra sao?
Việc thành lập và vận hành một thư viện hoặc trung tâm học liệu tại Việt Nam, dù là cơ sở giáo dục công lập hay tư nhân, đều phải tuân thủ quy định pháp luật, đặc biệt là Nghị định số 93/2020/NĐ-CP và Thông tư 01/2023/TT-BVHTTDL. Đây là một thủ tục hành chính nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, điều kiện cơ sở vật chất, nguồn tài nguyên thông tin, cũng như năng lực của đội ngũ cán bộ thư viện.
Trong bài viết này, Luật PVL Group sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về khái niệm, quy trình xin giấy phép hoạt động thư viện, các thành phần hồ sơ và những lưu ý quan trọng trong thực tiễn triển khai, từ đó giúp các tổ chức, đơn vị tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo hồ sơ hợp lệ theo đúng quy định pháp luật.
1. Giới thiệu về giấy phép hoạt động của thư viện, trung tâm học liệu
Giấy phép hoạt động của thư viện hay trung tâm học liệu là văn bản xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (thường là Sở Văn hóa và Thể thao hoặc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch tùy cấp độ) về việc cho phép một thư viện được chính thức cung cấp dịch vụ phục vụ người dùng.
Theo Luật Thư viện 2019, các loại thư viện phải xin cấp phép bao gồm:
Thư viện công lập ngoài hệ thống thư viện công cộng.
Thư viện tư nhân có phục vụ cộng đồng.
Thư viện của cơ sở giáo dục tư thục.
Trung tâm học liệu phục vụ mục đích đào tạo, nghiên cứu, tra cứu.
Mỗi thư viện khi đi vào hoạt động đều phải đảm bảo điều kiện về nhân sự chuyên môn, diện tích, kho tài liệu, hệ thống phần mềm quản lý thư viện và điều kiện phục vụ người dùng.
Giấy phép hoạt động là bằng chứng pháp lý cho thấy thư viện đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định, và được phép cung cấp dịch vụ cho học sinh, sinh viên, giảng viên hoặc công chúng.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép hoạt động thư viện, trung tâm học liệu
Quy trình xin giấy phép hoạt động của thư viện được thực hiện theo các bước cụ thể như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép hoạt động
Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc trường học có nhu cầu thành lập thư viện phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định (sẽ trình bày ở phần 3 dưới đây).
- Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Tùy theo loại hình thư viện, cơ quan tiếp nhận sẽ là:
Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh/thành phố nơi thư viện đặt trụ sở (đối với thư viện cấp tỉnh, cơ sở giáo dục phổ thông, thư viện tư nhân…).
Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (đối với thư viện thuộc đại học, học viện hoặc có quy mô quốc gia).
Hồ sơ được nộp qua hình thức:
Trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Qua bưu chính.
Qua cổng dịch vụ công quốc gia (nếu có hỗ trợ).
- Bước 3: Thẩm định và kiểm tra điều kiện
Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra các điều kiện như:
Diện tích sử dụng.
Tài liệu, sách, dữ liệu điện tử.
Phần mềm quản lý thư viện.
Nguồn nhân lực thư viện.
Điều kiện an toàn, phòng cháy chữa cháy…
Trong một số trường hợp, cơ quan cấp phép có thể cử đoàn kiểm tra thực tế tại cơ sở.
- Bước 4: Cấp giấy phép hoạt động
Nếu hồ sơ hợp lệ và thư viện đáp ứng đủ điều kiện, trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép hoạt động. Trong trường hợp từ chối cấp phép, phải có văn bản trả lời rõ lý do.
- Bước 5: Thông báo hoạt động chính thức
Sau khi được cấp phép, thư viện hoặc trung tâm học liệu phải công khai thông tin hoạt động lên cổng thông tin của đơn vị chủ quản hoặc thông báo đến người dùng.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy phép hoạt động của thư viện, trung tâm học liệu
Hồ sơ xin giấy phép hoạt động thư viện gồm những thành phần chính như sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép hoạt động
Do người đại diện theo pháp luật ký, ghi rõ thông tin cơ sở, lý do đề nghị cấp phép, cam kết tuân thủ các quy định pháp luật.
- Đề án hoạt động thư viện
Đề án phải thể hiện rõ các nội dung:
Mục tiêu hoạt động, đối tượng phục vụ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy.
Nguồn tài chính bảo đảm cho hoạt động.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ thư viện.
Số lượng tài liệu, sách hiện có.
Kế hoạch phát triển tài nguyên thư viện trong 3-5 năm.
Hệ thống phần mềm quản lý thư viện, công nghệ số.
Bản sao các văn bản liên quan
Quyết định thành lập (nếu là tổ chức mới thành lập).
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký hoạt động.
Hợp đồng thuê/mượn địa điểm (nếu không sở hữu).
- Chứng chỉ chuyên môn của người phụ trách thư viện
Người phụ trách thư viện phải có trình độ chuyên môn phù hợp (đại học trở lên chuyên ngành thư viện, thông tin học, khoa học thư viện, văn hóa…).
- Bản sao sơ đồ mặt bằng và danh mục trang thiết bị
Thể hiện rõ sơ đồ bố trí phòng đọc, phòng mượn, kho sách, thiết bị phòng cháy, máy tính phục vụ người đọc…
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép hoạt động thư viện
Khi tiến hành thủ tục xin giấy phép hoạt động thư viện, trung tâm học liệu, cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian cấp phép:
- Đảm bảo điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất
Luật Thư viện quy định thư viện phục vụ cộng đồng hoặc trong cơ sở giáo dục phải đảm bảo diện tích tối thiểu 50m² trở lên, có khu vực lưu trữ, phòng đọc riêng biệt và đầy đủ ánh sáng, thông gió, bàn ghế, thiết bị đọc.
- Số lượng tài liệu phù hợp với quy mô phục vụ
Thư viện cần có ít nhất 1.500 bản sách hoặc tài liệu điện tử với những thư viện nhỏ, và trên 5.000 bản đối với thư viện cấp trường, đại học. Tài liệu phải có nguồn gốc hợp pháp, phong phú, cập nhật và phục vụ đúng đối tượng.
- Người phụ trách thư viện có đủ trình độ
Việc bổ nhiệm người không có chuyên môn thư viện sẽ dẫn đến việc bị từ chối cấp phép. Trường hợp chưa tuyển được cán bộ có bằng chuyên ngành, có thể liên hệ PVL Group để được hỗ trợ tư vấn giải pháp phù hợp.
- Lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp
Hệ thống thư viện hiện đại cần có phần mềm quản lý sách, mượn trả, số hóa tài liệu để phục vụ người dùng trực tuyến. Đây là tiêu chí bắt buộc trong thẩm định hồ sơ hiện nay.
- Thời hạn hiệu lực và kiểm tra sau cấp phép
Giấy phép không ghi rõ thời hạn, nhưng thư viện phải duy trì điều kiện hoạt động. Cơ quan chức năng có thể kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, nếu phát hiện sai phạm có thể thu hồi giấy phép.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ xin giấy phép hoạt động thư viện uy tín
Với kinh nghiệm tư vấn hàng trăm hồ sơ giấy phép trong lĩnh vực giáo dục, xuất bản, thư viện, Luật PVL Group cam kết hỗ trợ trọn gói thủ tục xin giấy phép hoạt động thư viện, trung tâm học liệu một cách:
Nhanh chóng: Rút ngắn thời gian chuẩn bị và thẩm định.
Đúng quy định: Hạn chế tối đa khả năng hồ sơ bị trả lại.
Tiết kiệm chi phí: Gói dịch vụ hợp lý, cam kết minh bạch.
Chuyên nghiệp: Đội ngũ luật sư am hiểu lĩnh vực giáo dục – văn hóa.
Quý khách hàng đang có nhu cầu thành lập thư viện trường học, thư viện tư nhân hoặc trung tâm học liệu chuyên dụng, hãy liên hệ ngay Luật PVL Group để được hỗ trợ tư vấn miễn phí và cung cấp dịch vụ cấp phép chuyên sâu.
Xem thêm các thủ tục pháp lý dành cho tổ chức, doanh nghiệp tại đây:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
