Giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận là điều kiện bắt buộc để đảm bảo quản lý hành trình, an toàn và minh bạch trong hoạt động vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận là gì?
Giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận hệ thống định vị (GPS) và giám sát hành trình được lắp đặt trên phương tiện giao nhận hàng hóa đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật. Chứng nhận này không chỉ bảo đảm việc giám sát phương tiện trong quá trình vận hành mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định bắt buộc trong ngành vận tải, logistics.
Câu hỏi “Giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận là gì?” thường được các doanh nghiệp vận tải, giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics đặt ra khi triển khai đội xe vận chuyển hoặc đăng ký phương tiện kinh doanh vận tải. Đây là một trong những điều kiện bắt buộc theo quy định tại Nghị định 10/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan đến hoạt động vận tải bằng xe ô tô.
Theo đó, tất cả các phương tiện kinh doanh vận tải phải lắp thiết bị giám sát hành trình hợp chuẩn và có Giấy chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn thiết bị giám sát hành trình, được kiểm định, kết nối dữ liệu về Tổng cục Đường bộ Việt Nam. Đây là cơ sở để nhà nước giám sát an toàn giao thông, kiểm tra tốc độ, điểm dừng, thời gian lái xe… và phục vụ điều tra nếu có sự cố.
2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện
Để được cấp giấy chứng nhận cho hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ trình tự kiểm tra, đánh giá, và đăng ký theo quy định của Bộ Giao thông vận tải và Bộ Thông tin và Truyền thông. Trình tự thủ tục gồm các bước chính sau:
Bước 1: Lắp đặt thiết bị giám sát hành trình hợp chuẩn
Doanh nghiệp lựa chọn thiết bị định vị GPS có chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy, do tổ chức chứng nhận sản phẩm được chỉ định xác nhận. Thiết bị phải phù hợp với phương tiện đăng ký kinh doanh vận tải.
Bước 2: Kết nối thiết bị với hệ thống dữ liệu giám sát của Tổng cục Đường bộ Việt Nam
Sau khi lắp đặt, thiết bị cần được cấu hình để truyền dữ liệu tự động, liên tục lên hệ thống giám sát của Tổng cục Đường bộ. Dữ liệu bao gồm: vị trí, tốc độ, thời gian dừng đỗ, tình trạng bật/tắt động cơ, hành trình vận chuyển…
Bước 3: Gửi hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận thiết bị và hệ thống giám sát hành trình
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Trung tâm chứng nhận sự phù hợp (được chỉ định bởi Bộ GTVT và Bộ TTTT) hoặc nộp thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến nếu được hỗ trợ.
Bước 4: Đánh giá, kiểm tra và cấp giấy chứng nhận
Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá tài liệu kỹ thuật, kiểm tra thực tế thiết bị, phần mềm, khả năng kết nối dữ liệu và tính ổn định của hệ thống. Nếu đáp ứng đầy đủ yêu cầu, giấy chứng nhận sẽ được cấp trong thời hạn 5–7 ngày làm việc.
Bước 5: Cập nhật thông tin phương tiện đã lắp thiết bị lên Cổng thông tin của Tổng cục Đường bộ
Sau khi có chứng nhận, doanh nghiệp phải cập nhật thông tin xe, biển số, thiết bị sử dụng và mã định danh lên hệ thống trực tuyến để đồng bộ dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận
Để xin cấp giấy chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy cho hệ thống giám sát phương tiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu như sau:
Đơn đăng ký cấp giấy chứng nhận (theo mẫu của tổ chức chứng nhận).
Bản mô tả thiết bị định vị, hệ thống phần mềm giám sát hành trình đang sử dụng.
Kết quả kiểm tra kỹ thuật thiết bị từ phòng thử nghiệm được công nhận.
Tài liệu chứng minh thiết bị có khả năng kết nối với hệ thống của Tổng cục Đường bộ.
Giấy chứng nhận hợp quy hoặc hợp chuẩn thiết bị (nếu đã được cấp từ nhà sản xuất hoặc nhập khẩu).
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng mua bán thiết bị hoặc giấy xác nhận quyền sử dụng.
Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
Trong trường hợp doanh nghiệp tự phát triển phần mềm giám sát riêng, cần cung cấp thêm tài liệu mô tả kỹ thuật phần mềm, sơ đồ luồng dữ liệu và khả năng bảo mật, sao lưu dữ liệu.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện
Khi thực hiện thủ tục xin giấy chứng nhận định vị, giám sát hành trình cho phương tiện giao nhận, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung quan trọng dưới đây:
Thiết bị GPS phải được sản xuất hoặc nhập khẩu bởi đơn vị đã có chứng nhận hợp quy, hợp chuẩn theo tiêu chuẩn Việt Nam (QCVN 31:2014/BGTVT hoặc bản cập nhật mới nhất). Việc sử dụng thiết bị không hợp chuẩn có thể dẫn đến từ chối cấp chứng nhận.
Tất cả dữ liệu hành trình của xe phải được truyền liên tục, tự động và không bị gián đoạn trong quá trình vận hành. Thiết bị phải có khả năng lưu trữ dữ liệu tối thiểu 30 ngày.
Giấy chứng nhận chỉ có giá trị trong thời gian nhất định, phụ thuộc vào quy định của tổ chức chứng nhận. Khi có thay đổi về phần mềm, phần cứng, doanh nghiệp phải thực hiện tái kiểm tra và cập nhật lại thông tin.
Mỗi thiết bị trên từng xe phải có mã định danh riêng. Không được dùng một thiết bị cho nhiều phương tiện hoặc gắn sai vị trí lắp đặt gây sai lệch thông tin.
Doanh nghiệp cần duy trì hệ thống giám sát trung tâm có khả năng theo dõi toàn bộ đội xe, phân tích hành trình, lịch sử vận chuyển, tốc độ, thời gian lái xe… Việc này không chỉ phục vụ kiểm tra của cơ quan quản lý mà còn tối ưu hóa hoạt động giao nhận.
Nếu phát hiện thiết bị hoạt động không ổn định, truyền dữ liệu chậm hoặc không chính xác, cần liên hệ đơn vị kỹ thuật xử lý ngay để tránh bị cơ quan chức năng xử phạt.
5. Luật PVL Group – Hỗ trợ doanh nghiệp xin giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý giao thông, logistics và đăng ký kỹ thuật, Luật PVL Group cam kết hỗ trợ doanh nghiệp xin giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận nhanh chóng, đúng quy trình và tiết kiệm chi phí.
Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:
Tư vấn lựa chọn thiết bị phù hợp với quy định mới nhất về tiêu chuẩn giám sát hành trình.
Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu và đúng cơ quan tiếp nhận.
Hỗ trợ kết nối với tổ chức chứng nhận uy tín được Bộ GTVT, Bộ TTTT chỉ định.
Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, theo dõi tiến trình và nhận giấy chứng nhận.
Hỗ trợ cập nhật dữ liệu lên hệ thống Tổng cục Đường bộ, xử lý lỗi kỹ thuật khi kết nối hệ thống.
Tư vấn tái chứng nhận khi có thay đổi cấu hình thiết bị hoặc hệ thống giám sát.
Đối với doanh nghiệp có đội xe lớn, Luật PVL Group có thể thiết lập quy trình kiểm soát thiết bị GPS đồng bộ, đảm bảo hệ thống định vị hoạt động ổn định, đúng pháp luật và phục vụ hiệu quả quản lý giao nhận hàng hóa.
Mời quý khách tham khảo thêm nhiều thủ tục pháp lý hữu ích khác trong lĩnh vực logistics, giao thông và doanh nghiệp tại chuyên mục Doanh nghiệp của Luật PVL Group.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cần xin Giấy chứng nhận hệ thống định vị, giám sát phương tiện giao nhận, hãy liên hệ ngay Luật PVL Group để được hỗ trợ toàn diện từ A đến Z – nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp.
