Giấy phép làm đại lý hải quan là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện dịch vụ thông quan cho khách hàng. Tìm hiểu thủ tục xin cấp giấy phép chi tiết cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép làm đại lý hải quan (Customs Broker License)
Giấy phép làm đại lý hải quan hay còn gọi là Customs Broker License là văn bản do Tổng cục Hải quan (Bộ Tài chính) cấp cho doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện để thực hiện dịch vụ khai thuê hải quan, thay mặt chủ hàng làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.
Theo quy định tại Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP và Nghị định 18/2021/NĐ-CP), chỉ những doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan mới được thực hiện các hoạt động khai thuê hải quan, ký tên đóng dấu trên tờ khai điện tử và thực hiện các nghiệp vụ liên quan trong chuỗi cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu.
Giấy phép này có vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp logistics, vận tải quốc tế, giao nhận hàng hóa, đại lý tàu biển, kho ngoại quan… vì giúp họ chủ động trong chuỗi thủ tục hải quan, từ đó tiết kiệm thời gian, kiểm soát chất lượng dịch vụ và mở rộng thị phần.
Ngoài ra, đây còn là điều kiện tiên quyết để các công ty có thể cung cấp dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan hợp pháp, không bị xử phạt hoặc thu hồi quyền truy cập hệ thống VNACCS/VCIS – hệ thống thông quan điện tử hiện nay của ngành hải quan.
2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy phép làm đại lý hải quan
Để được cấp giấy phép làm đại lý hải quan, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình gồm 5 bước chính như sau:
Bước 1: Kiểm tra điều kiện đủ theo quy định pháp luật
Doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện theo Điều 20 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi):
– Là doanh nghiệp Việt Nam có đăng ký ngành nghề liên quan đến dịch vụ logistics, xuất nhập khẩu, đại lý hải quan.
– Có tối thiểu 1 nhân viên được cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan, có hợp đồng lao động chính thức.
– Có cơ sở vật chất, trang thiết bị công nghệ thông tin kết nối được với hệ thống hải quan điện tử.
– Có quy trình nội bộ về quản lý hồ sơ, bảo mật thông tin khách hàng và trách nhiệm trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký làm đại lý hải quan
Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ hồ sơ theo mẫu quy định, có đầy đủ thông tin về năng lực pháp lý, nhân sự, công nghệ thông tin và hệ thống quản lý nội bộ.
Bước 3: Nộp hồ sơ đến Tổng cục Hải quan
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Tổng cục Hải quan – Cục Giám sát quản lý về hải quan.
Bước 4: Thẩm định và cấp giấy chứng nhận
Tổng cục Hải quan tiếp nhận hồ sơ, đánh giá thực tế năng lực doanh nghiệp (nếu cần), thẩm tra chứng chỉ nghiệp vụ và ra quyết định cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện làm đại lý hải quan trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Bước 5: Công bố và triển khai dịch vụ
Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp sẽ được công bố trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan tại danh sách đại lý hợp pháp, từ đó có thể triển khai các hoạt động đại lý khai thuê hải quan, ký hợp đồng với khách hàng và thực hiện dịch vụ.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép làm đại lý hải quan
Theo quy định hiện hành, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép làm đại lý hải quan bao gồm các tài liệu chính sau:
– Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện làm đại lý làm thủ tục hải quan (theo mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư 12/2015/TT-BTC).
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực hoặc bản điện tử hợp lệ).
– Bản sao chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan của ít nhất 1 nhân viên chính thức đang làm việc tại doanh nghiệp.
– Hợp đồng lao động giữa người có chứng chỉ nghiệp vụ và doanh nghiệp nộp hồ sơ.
– Tài liệu chứng minh năng lực hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, như mô tả phần mềm, thiết bị, kết nối hệ thống VNACCS.
– Cam kết của doanh nghiệp về tuân thủ các quy định pháp luật hải quan, bảo mật thông tin khách hàng, lưu trữ chứng từ và không làm giả mạo hồ sơ.
Hồ sơ có thể nộp bản cứng hoặc nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến tùy theo từng giai đoạn quy định của Tổng cục Hải quan.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép làm đại lý hải quan
Thứ nhất, chỉ các doanh nghiệp được Tổng cục Hải quan cấp Giấy chứng nhận mới được thực hiện khai thuê hải quan, ký tên đóng dấu điện tử trên tờ khai VNACCS. Trường hợp không có giấy phép mà vẫn khai thuê, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.
Thứ hai, nhân viên khai báo hải quan trong doanh nghiệp bắt buộc phải có Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan hợp lệ do Tổng cục Hải quan cấp. Các chứng chỉ quá hạn hoặc được cấp bởi tổ chức không đúng thẩm quyền sẽ không được chấp nhận.
Thứ ba, doanh nghiệp cần đảm bảo năng lực kỹ thuật, đặc biệt là khả năng kết nối ổn định với hệ thống VNACCS/VCIS – điều kiện tiên quyết để thực hiện khai báo điện tử. Doanh nghiệp nên phối hợp với đơn vị kỹ thuật để triển khai phần mềm phù hợp.
Thứ tư, việc làm đại lý hải quan là ngành dịch vụ đặc thù có độ rủi ro cao nếu không kiểm soát tốt nghiệp vụ, thông tin khách hàng và tuân thủ pháp luật. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý chất lượng nội bộ, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và thường xuyên cập nhật kiến thức pháp lý mới.
Thứ năm, doanh nghiệp sau khi được cấp giấy chứng nhận cần thường xuyên báo cáo cập nhật nhân sự, chứng chỉ và năng lực hệ thống theo yêu cầu kiểm tra định kỳ của cơ quan hải quan. Trường hợp có thay đổi nhân sự chủ chốt hoặc vi phạm quy định, giấy chứng nhận có thể bị thu hồi.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ xin giấy phép đại lý hải quan nhanh chóng và chuyên nghiệp
Luật PVL Group tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ xin giấy phép làm đại lý hải quan uy tín – trọn gói – nhanh chóng trên toàn quốc. Chúng tôi hiểu rõ các quy định pháp lý liên quan và có kinh nghiệm thực tiễn trong việc làm việc với Tổng cục Hải quan, đảm bảo doanh nghiệp:
– Được tư vấn rõ ràng về điều kiện pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu.
– Được hỗ trợ rà soát chứng chỉ nghiệp vụ, hợp đồng lao động và năng lực kỹ thuật để đảm bảo không bị trả hồ sơ.
– Được Luật sư đại diện làm việc trực tiếp với cơ quan Hải quan, rút ngắn thời gian xử lý và tiết kiệm chi phí.
– Cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp và hỗ trợ doanh nghiệp sau cấp phép để triển khai hoạt động đúng quy định.
Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý, chuyên gia logistics nhiều năm kinh nghiệm, Luật PVL Group sẽ là đối tác pháp lý đáng tin cậy trong quá trình xây dựng và phát triển dịch vụ đại lý hải quan chuyên nghiệp cho doanh nghiệp bạn.
Liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
Xem thêm các bài viết pháp lý hữu ích tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
