Chứng nhận kiểm tra chất lượng theo yêu cầu thị trường nhập khẩu (ví dụ: SGS, Intertek). Bài viết hướng dẫn chi tiết thủ tục, hồ sơ và vai trò của PVL Group.
1. Giới thiệu về chứng nhận kiểm tra chất lượng theo yêu cầu thị trường nhập khẩu
Chứng nhận kiểm tra chất lượng (Certificate of Inspection) là văn bản xác nhận rằng lô hàng đã được kiểm tra, đánh giá độc lập và đạt yêu cầu chất lượng của thị trường nhập khẩu. Chứng nhận này do các tổ chức kiểm định độc lập cấp – điển hình là:
SGS (Société Générale de Surveillance) – Thụy Sĩ;
Intertek – Vương quốc Anh;
Bureau Veritas, TÜV Rheinland, UL, ITS,…
Việc có chứng nhận này giúp:
Đáp ứng điều kiện nhập khẩu của nhiều quốc gia/đối tác như Mỹ, EU, Nhật Bản, UAE, Ấn Độ;
Chứng minh hàng hóa đạt chuẩn quốc tế, giảm thiểu rủi ro bị trả hàng, chậm thông quan;
Gia tăng uy tín và thương hiệu sản phẩm trên thị trường toàn cầu;
Hỗ trợ kiểm tra tại cảng đi và cảng đến, tiết kiệm thời gian và chi phí logistics;
Một số nước bắt buộc phải có kiểm định bởi tổ chức quốc tế trước khi hàng vào cửa khẩu.
Lĩnh vực áp dụng
Các chứng nhận SGS, Intertek thường được yêu cầu cho:
Dệt may – sợi vải: kiểm tra formaldehyde, màu nhuộm, độ bền màu, kim loại nặng;
Thực phẩm – đồ uống: dư lượng thuốc trừ sâu, vi sinh, chất cấm;
Thiết bị điện – điện tử: tiêu chuẩn CE, RoHS, EMC, an toàn điện;
Đồ chơi, sản phẩm tiêu dùng: kiểm tra không chứa chất độc hại theo tiêu chuẩn quốc tế;
Hóa chất, chất phụ gia: kiểm tra MSDS, độ an toàn và độc tính.
2. Trình tự thủ tục xin chứng nhận kiểm tra chất lượng quốc tế (SGS, Intertek)
Bước 1: Đăng ký yêu cầu kiểm định với tổ chức kiểm tra
Doanh nghiệp liên hệ với tổ chức như SGS, Intertek, Bureau Veritas để đăng ký kiểm định;
Cần thông báo rõ: tên hàng hóa, số lượng, mục đích (xuất khẩu đi nước nào), thời gian kiểm định mong muốn.
Bước 2: Chuẩn bị mẫu sản phẩm và hồ sơ đi kèm
Gửi mẫu đại diện tới phòng thí nghiệm của tổ chức kiểm định;
Cung cấp hồ sơ kỹ thuật, thông tin nguyên liệu, bảng thành phần, nhãn hàng hóa.
Bước 3: Kiểm tra tại nhà máy (nếu yêu cầu)
Đối với các sản phẩm xuất khẩu số lượng lớn, kiểm tra sẽ được thực hiện tại kho nhà máy, xưởng đóng gói;
Kỹ sư kiểm định sẽ lấy mẫu, đo lường, phân tích tại chỗ hoặc gửi về phòng thí nghiệm.
Bước 4: Phân tích và cấp chứng nhận
Tổ chức kiểm định tiến hành xét nghiệm theo tiêu chuẩn kỹ thuật của nước nhập khẩu;
Nếu đạt yêu cầu, cấp Certificate of Inspection, kèm Test Report (bản phân tích kết quả);
Kết quả có giá trị sử dụng để kèm theo bộ hồ sơ hải quan, hoặc gửi cho đối tác nước ngoài.
Bước 5: Giao nhận hồ sơ kiểm định
Doanh nghiệp nhận bản gốc hoặc bản scan có xác thực điện tử (e-certificate);
Nộp chứng nhận cùng các giấy tờ khác (C/O, Invoice, Hợp đồng…) để làm thủ tục thông quan.
3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị để kiểm định chất lượng hàng hóa
a) Thông tin doanh nghiệp và hàng hóa
Tên doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin liên hệ;
Tên sản phẩm, mô tả sản phẩm chi tiết (thành phần, công dụng, mã HS…);
Thị trường xuất khẩu cụ thể.
b) Hồ sơ kỹ thuật và thông tin sản xuất
Quy trình sản xuất mô tả rõ các công đoạn;
Bảng thành phần chi tiết (MSDS, Bảng dữ liệu an toàn vật liệu);
Thông tin về nguyên liệu đầu vào, nhà cung cấp nguyên liệu;
Hình ảnh bao bì, nhãn mác, hướng dẫn sử dụng.
c) Hồ sơ pháp lý khác (nếu có)
Giấy chứng nhận ISO 9001 (quản lý chất lượng);
Giấy công bố sản phẩm phù hợp quy chuẩn kỹ thuật;
Các chứng nhận khác như OEKO-TEX, GRS, WRAP, CE, RoHS tùy mặt hàng.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin chứng nhận kiểm định chất lượng
a) Cần chọn đúng tổ chức được nước nhập khẩu công nhận
Mỗi quốc gia có danh sách các tổ chức kiểm định được chấp nhận. Ví dụ:
UAE, Ả Rập Xê Út chỉ công nhận SGS, Intertek, TÜV theo hệ thống SASO;
EU công nhận CE, REACH, Intertek;
Mỹ yêu cầu UL, CPSC (đối với sản phẩm trẻ em, điện tử);
Doanh nghiệp nên tra cứu danh sách được công nhận từ trang Hải quan hoặc Bộ Công Thương.
b) Thời gian kiểm định phụ thuộc vào sản phẩm
Hàng dệt may: 5 – 7 ngày làm việc;
Thiết bị điện tử: 10 – 15 ngày;
Hóa chất/hàng tiêu dùng: có thể kéo dài đến 20 ngày tùy mức độ kiểm tra;
Nên đặt lịch kiểm định trước ít nhất 7 – 10 ngày trước khi xuất hàng.
c) Mỗi lô hàng có thể phải kiểm định riêng
Đặc biệt với hàng thực phẩm, mỹ phẩm, đồ trẻ em – mỗi lô (batch) cần test mẫu độc lập;
Có thể đàm phán với đối tác để chấp nhận kiểm định theo chu kỳ định kỳ, giảm chi phí.
d) Phối hợp chặt với đơn vị kiểm định khi lấy mẫu
Doanh nghiệp nên tham gia giám sát quá trình lấy mẫu để đảm bảo tính đại diện;
Đảm bảo quy trình đóng gói, lưu mẫu sau kiểm định để tránh khiếu nại sau này.
5. PVL Group – Đơn vị hỗ trợ pháp lý và chứng nhận kiểm định chuyên nghiệp
Với kinh nghiệm tư vấn trong hàng trăm hồ sơ xuất khẩu, Luật PVL Group là đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp cần:
Tư vấn chọn tổ chức kiểm định phù hợp thị trường (SGS, Intertek, TÜV…);
Liên hệ, làm đầu mối đăng ký kiểm định cho từng loại hàng hóa;
Hỗ trợ soạn thảo bộ hồ sơ kỹ thuật, phân tích MSDS, gắn mã HS phù hợp;
Tư vấn thủ tục thông quan sau khi có kết quả kiểm định;
Kết nối với các tổ chức cấp giấy chứng nhận C/O, ISO, CE, WRAP… để hoàn chỉnh bộ hồ sơ xuất khẩu.
📌 Truy cập chuyên mục hỗ trợ doanh nghiệp của PVL tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
