Báo cáo hoàn thành dự án gửi cơ quan chuyên môn. Báo cáo hoàn thành dự án gửi Sở Công Thương, Sở Xây dựng là thủ tục quan trọng sau đầu tư. Xem chi tiết trình tự, hồ sơ và hỗ trợ chuyên nghiệp từ Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về báo cáo hoàn thành dự án gửi cơ quan chuyên môn
Báo cáo hoàn thành dự án là một thủ tục hành chính quan trọng và bắt buộc mà chủ đầu tư phải thực hiện sau khi kết thúc quá trình triển khai dự án xây dựng, năng lượng, công nghiệp hoặc các lĩnh vực khác có liên quan đến cơ quan chuyên môn như Sở Công Thương, Sở Xây dựng, Bộ Công Thương, Ban Quản lý Khu công nghiệp, Ban Quản lý các Khu kinh tế… Báo cáo này không chỉ nhằm mục tiêu tổng hợp tình hình thực hiện dự án mà còn là cơ sở pháp lý để đánh giá, nghiệm thu và đưa dự án vào vận hành chính thức.
Theo quy định tại Luật Đầu tư 2020, Luật Xây dựng sửa đổi 2020 và các nghị định hướng dẫn thi hành, chủ đầu tư có trách nhiệm báo cáo kết quả triển khai, mức độ hoàn thành các hạng mục, tình hình giải ngân vốn, tuân thủ quy chuẩn – tiêu chuẩn kỹ thuật, cũng như các vấn đề liên quan đến an toàn, phòng cháy chữa cháy, môi trường, đấu nối kỹ thuật…
Báo cáo hoàn thành dự án là một phần trong bộ hồ sơ pháp lý để được xác nhận hoàn tất dự án, đăng ký vận hành hệ thống, nghiệm thu công trình hoặc phục vụ thanh – quyết toán vốn đầu tư. Đối với các dự án sử dụng vốn nhà nước, vốn ODA, hoặc có đấu nối vào hạ tầng kỹ thuật quốc gia (như lưới điện, đường giao thông, cấp – thoát nước…), việc lập báo cáo hoàn thành đúng quy định là điều kiện bắt buộc.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp lúng túng khi thực hiện thủ tục này do chưa hiểu rõ cơ quan tiếp nhận, nội dung cần báo cáo hoặc không có kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ chi tiết. Do đó, Luật PVL Group cung cấp dịch vụ tư vấn và lập báo cáo hoàn thành dự án một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và tuân thủ đầy đủ pháp luật.
2. Trình tự thực hiện báo cáo hoàn thành dự án gửi cơ quan chuyên môn
Để báo cáo hoàn thành dự án đúng quy định, chủ đầu tư cần thực hiện đầy đủ các bước trình tự sau, tùy theo tính chất, quy mô và ngành nghề quản lý dự án:
Bước 1: Xác định cơ quan tiếp nhận báo cáo hoàn thành dự án
Tùy thuộc vào loại hình và quy mô dự án, chủ đầu tư cần gửi báo cáo hoàn thành đến cơ quan chuyên môn phù hợp, ví dụ:
Sở Xây dựng: đối với các công trình xây dựng nhà xưởng, trụ sở, công trình dân dụng.
Sở Công Thương: đối với các dự án điện, năng lượng, kho bãi hóa chất, công trình hạ tầng điện.
Bộ Công Thương hoặc Bộ Xây dựng: đối với dự án nhóm A, quy mô cấp quốc gia, có vốn nhà nước hoặc thuộc thẩm quyền cấp bộ.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ báo cáo hoàn thành
Chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn pháp lý tiến hành tổng hợp toàn bộ quá trình triển khai dự án, từ khi được cấp chủ trương đầu tư đến khi hoàn tất xây dựng. Các nội dung chính gồm: quy mô thực tế, khối lượng thi công, chi phí, thời gian thực hiện, thay đổi so với thiết kế ban đầu, các biên bản nghiệm thu, kiểm định, và đánh giá tuân thủ quy định pháp luật.
Bước 3: Nộp báo cáo và tài liệu liên quan
Báo cáo hoàn thành dự án được lập thành văn bản, kèm theo bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ và nộp tại bộ phận tiếp nhận của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp cần thiết, hồ sơ có thể nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến của các bộ ngành hoặc tại Trung tâm phục vụ hành chính công.
Bước 4: Xem xét, đánh giá và xác nhận hoàn thành
Cơ quan tiếp nhận sẽ tổ chức đánh giá hồ sơ, kiểm tra thực địa nếu cần thiết và ban hành văn bản xác nhận hoàn thành dự án. Đây là cơ sở để chủ đầu tư thực hiện các thủ tục tiếp theo như: nghiệm thu công trình, vận hành kỹ thuật, cấp điện/nước, đăng ký vận hành thương mại hoặc quyết toán vốn đầu tư.
Bước 5: Lưu trữ và sử dụng báo cáo cho các thủ tục sau đầu tư
Sau khi có văn bản xác nhận hoàn thành dự án, chủ đầu tư cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, phục vụ thanh tra, kiểm toán hoặc làm căn cứ để giải trình với các cơ quan như Tổng cục Thuế, Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Bộ Công Thương, Sở Xây dựng.
3. Thành phần hồ sơ báo cáo hoàn thành dự án gửi cơ quan chuyên môn
Một bộ hồ sơ báo cáo hoàn thành dự án đầy đủ, hợp lệ cần bao gồm các nhóm tài liệu chính sau:
Văn bản chính:
Báo cáo hoàn thành dự án theo mẫu quy định.
Đơn đề nghị xác nhận hoàn thành dự án gửi cơ quan chuyên môn.
Bản cam kết của chủ đầu tư về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.
Hồ sơ pháp lý dự án:
Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư/giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Quyết định phê duyệt dự án đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công.
Giấy phép xây dựng (nếu thuộc diện cấp phép).
Các văn bản chấp thuận đấu nối, phòng cháy chữa cháy, môi trường, thẩm định kỹ thuật (nếu có).
Hồ sơ thi công và nghiệm thu:
Nhật ký thi công, bản vẽ hoàn công, hình ảnh công trình thực tế.
Biên bản nghiệm thu từng phần, nghiệm thu tổng thể công trình.
Kết quả kiểm định, thử nghiệm, kiểm tra an toàn điện – nước – cơ khí – phòng cháy chữa cháy.
Hồ sơ tài chính và khối lượng:
Bảng tổng hợp chi phí đầu tư thực tế.
Bảng quyết toán khối lượng xây dựng.
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp năm thực hiện dự án.
Hồ sơ vận hành thử nghiệm:
Kết quả chạy thử, biên bản nghiệm thu vận hành thử (nếu là công trình năng lượng, nhà máy điện).
Biên bản bàn giao cho đơn vị vận hành quản lý hạ tầng kỹ thuật (nếu có).
Việc thiếu một trong các thành phần trên có thể khiến hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xác nhận hoàn thành dự án.
4. Những lưu ý quan trọng khi lập và nộp báo cáo hoàn thành dự án
Thực hiện thủ tục báo cáo hoàn thành dự án không chỉ đơn thuần là lập văn bản mà còn liên quan đến sự tổng hợp và thống kê đầy đủ các yếu tố kỹ thuật, pháp lý và tài chính. Do đó, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
Xác định đúng cơ quan tiếp nhận và phạm vi báo cáo. Tránh tình trạng nộp sai cơ quan hoặc thiếu tài liệu theo yêu cầu đặc thù từng ngành (ví dụ: Sở Công Thương yêu cầu thêm biên bản thí nghiệm thiết bị điện, Sở Xây dựng yêu cầu thêm hồ sơ đấu nối hệ thống thoát nước…).
Lập báo cáo đúng thời điểm, không để quá hạn sau khi hoàn thành công trình. Trường hợp không báo cáo đúng thời hạn sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Cần chuẩn bị song song với quá trình thi công: ghi chép nhật ký công trình, lưu ảnh chụp thực tế, sao lưu bản vẽ thay đổi, nghiệm thu đầy đủ hạng mục… để khi lập báo cáo hoàn công không thiếu chứng từ.
Lưu ý sự nhất quán giữa các tài liệu: tổng mức đầu tư trong báo cáo phải phù hợp với số liệu thực tế thi công, hồ sơ tài chính, và hóa đơn thanh toán. Mọi thay đổi phải có văn bản điều chỉnh hoặc biên bản xác nhận kèm theo.
Do hồ sơ báo cáo hoàn thành thường cần nhiều bản gốc, bản sao chứng thực, doanh nghiệp nên sao lưu bản mềm và bản in đầy đủ để tránh bị động trong quá trình thẩm định hoặc kiểm tra sau này.
5. Luật PVL Group – Hỗ trợ lập báo cáo hoàn thành dự án chuyên nghiệp, đúng pháp luật
Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn đầu tư, xây dựng, năng lượng và pháp lý doanh nghiệp, Luật PVL Group là đối tác đáng tin cậy trong việc hỗ trợ khách hàng lập và nộp báo cáo hoàn thành dự án gửi cơ quan chuyên môn một cách nhanh chóng, đúng quy trình và hiệu quả.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ:
Rà soát hồ sơ dự án, xác định cơ quan tiếp nhận và nội dung báo cáo phù hợp.
Soạn thảo báo cáo hoàn thành theo đúng biểu mẫu.
Tư vấn, hỗ trợ thu thập và hợp thức hóa các tài liệu pháp lý, kỹ thuật, tài chính.
Đại diện doanh nghiệp làm việc với Sở Xây dựng, Sở Công Thương, Bộ Công Thương, Ban quản lý khu công nghiệp…
Hướng dẫn giải trình nếu cơ quan yêu cầu bổ sung hoặc kiểm tra hiện trường.
Lưu trữ, số hóa hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm toán về sau.
Luật PVL Group cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn – từ đầu tư đến hoàn công và vận hành. Chúng tôi hiểu rõ quy trình, am hiểu pháp luật và luôn đặt uy tín – chất lượng – bảo mật lên hàng đầu.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về các dịch vụ pháp lý liên quan tại chuyên mục Doanh nghiệp:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
