Giấy phép sử dụng phần mềm quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng là gì? Điều kiện, thủ tục và lưu ý cần biết khi đăng ký phần mềm sử dụng hợp pháp cho doanh nghiệp. Tìm hiểu chi tiết tại đây cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép sử dụng phần mềm quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng
Trong thời đại số hóa, việc ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý và chăm sóc khách hàng không còn là xu hướng mà đã trở thành tiêu chuẩn vận hành trong các lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt là ngành làm đẹp, spa, nha khoa, thẩm mỹ viện hay các cơ sở khám chữa bệnh. Phần mềm quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) giúp doanh nghiệp tổ chức lịch hẹn khoa học, theo dõi lịch sử khách hàng, quản lý liệu trình, chăm sóc sau dịch vụ và đặc biệt là tự động hóa tiếp thị lại (remarketing).
Tuy nhiên, để phần mềm đó được sử dụng một cách hợp pháp và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần có giấy phép sử dụng phần mềm hoặc hợp đồng chuyển nhượng bản quyền rõ ràng. Việc này tuân theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2022), trong đó phần mềm máy tính được xác định là một dạng tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả.
Do đó, khi sử dụng phần mềm quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng, đặc biệt là các phần mềm nước ngoài, phần mềm nội bộ tự phát triển hoặc thuê đơn vị bên ngoài phát triển, chủ thể sử dụng cần thực hiện thủ tục xin giấy phép hoặc hợp pháp hóa quyền sử dụng nhằm đảm bảo tuân thủ luật pháp và tránh rủi ro về sau.
2. Trình tự thủ tục xin cấp phép sử dụng phần mềm quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng
Tùy theo trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm được mua lại từ nhà cung cấp có bản quyền, tự phát triển hoặc thuê lập trình viên viết phần mềm riêng, thủ tục xin phép sử dụng có thể khác nhau. Tuy nhiên, quy trình cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định hình thức phần mềm đang sử dụng
Nếu sử dụng phần mềm của bên thứ ba (ví dụ: phần mềm nước ngoài như Zenoti, Salonist, SimpleSpa…), cần có giấy phép sử dụng (License Key) hoặc hợp đồng mua bản quyền.
Nếu sử dụng phần mềm tự phát triển, cần đăng ký quyền tác giả phần mềm với Cục Bản quyền tác giả (Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch).
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký quyền sử dụng phần mềm
Tùy vào trường hợp sử dụng, có thể là:
Hồ sơ đăng ký quyền tác giả đối với phần mềm do chính doanh nghiệp phát triển hoặc được ủy quyền.
Hồ sơ xin xác nhận bản quyền đã chuyển nhượng hoặc giấy phép phân phối phần mềm.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Cơ quan tiếp nhận chính là Cục Bản quyền tác giả – Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, hoặc các văn phòng đại diện.
Đối với phần mềm có yếu tố nước ngoài, có thể phải thực hiện thêm bước thông báo hoặc đăng ký với Bộ Thông tin và Truyền thông (trong một số trường hợp như phần mềm cung cấp dịch vụ qua nền tảng).
Bước 4: Nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng phần mềm (nếu đăng ký quyền tác giả)
Thời gian xử lý từ 15 đến 20 ngày làm việc, kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ. Kết quả là Giấy chứng nhận quyền tác giả phần mềm máy tính hoặc xác nhận quyền sử dụng phần mềm hợp lệ.
3. Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng phần mềm quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng
Tùy vào mục đích và cách thức sở hữu phần mềm, hồ sơ xin phép sử dụng có thể bao gồm các loại giấy tờ sau:
Đối với phần mềm tự phát triển (đăng ký quyền tác giả):
Tờ khai đăng ký quyền tác giả phần mềm (theo mẫu).
Hai bản in mã nguồn phần mềm (hoặc bản cài đặt file mềm).
Giấy cam kết của tác giả nếu là nhân viên của doanh nghiệp hoặc hợp đồng giao việc nếu phần mềm do thuê ngoài lập trình.
Bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh.
Bản sao chứng minh nhân dân/hộ chiếu của người đại diện pháp luật.
Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua tổ chức đại diện).
Đối với phần mềm mua bản quyền từ bên thứ ba:
Hợp đồng mua bán hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng phần mềm.
Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm gốc (nếu có).
Hóa đơn mua phần mềm hoặc email xác nhận license key.
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Văn bản giải trình mục đích và phạm vi sử dụng phần mềm.
Tất cả giấy tờ nộp lên Cục Bản quyền hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ chữ ký và dấu đỏ (nếu có).
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép sử dụng phần mềm quản lý khách hàng
Thứ nhất, sử dụng phần mềm không có giấy phép, không đăng ký quyền tác giả, hoặc cài đặt lậu (crack) là hành vi vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, có thể bị xử phạt hành chính lên đến 250 triệu đồng, hoặc bị kiện dân sự nếu chủ sở hữu phần mềm phát hiện.
Thứ hai, khi sử dụng phần mềm thuê ngoài hoặc đặt hàng riêng, cần xác lập quyền sở hữu trí tuệ rõ ràng trong hợp đồng để tránh tranh chấp. Nếu không có điều khoản chuyển giao quyền tác giả, thì mặc định lập trình viên có thể giữ quyền sở hữu phần mềm.
Thứ ba, đối với phần mềm dạng nền tảng (platform SaaS – Software as a Service), cần đọc kỹ điều khoản sử dụng (Terms of Use), chính sách bảo mật dữ liệu khách hàng và giấy phép phân phối tại Việt Nam. Một số phần mềm nước ngoài bị hạn chế lưu trữ dữ liệu người dùng Việt Nam nếu không đăng ký với Bộ TT&TT.
Thứ tư, phần mềm chăm sóc khách hàng thường thu thập dữ liệu cá nhân (số điện thoại, email, lịch sử sử dụng dịch vụ…), nên doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ Luật An ninh mạng và Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tránh rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
Thứ năm, việc có giấy chứng nhận quyền sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng tham gia các gói hỗ trợ chuyển đổi số, tăng độ tin cậy khi triển khai CRM và thuận lợi khi kiểm toán nội bộ, kiểm tra thuế hoặc gọi vốn từ nhà đầu tư.
5. Luật PVL Group – Hỗ trợ xin giấy phép sử dụng phần mềm quản lý khách hàng trọn gói
Với năng lực chuyên sâu về pháp lý sở hữu trí tuệ, phần mềm và công nghệ, Luật PVL Group tự hào là đối tác pháp lý đáng tin cậy cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuỗi salon, spa và cơ sở dịch vụ muốn sử dụng phần mềm quản lý hợp pháp.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm:
Tư vấn xác định loại giấy phép phần mềm phù hợp với mô hình doanh nghiệp.
Soạn hồ sơ đăng ký quyền tác giả phần mềm nội bộ hoặc hợp thức hóa phần mềm mua ngoài.
Đại diện nộp hồ sơ tại Cục Bản quyền, theo dõi và xử lý phản hồi.
Hỗ trợ xây dựng điều khoản bảo mật dữ liệu khách hàng và hợp đồng sử dụng phần mềm.
Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng phần mềm hợp lệ, tránh rủi ro pháp lý và kiểm soát chặt chẽ quyền sở hữu.
Luật PVL Group cam kết:
Xử lý hồ sơ nhanh, đúng quy định.
Tư vấn chính xác, cập nhật theo luật mới nhất.
Chi phí minh bạch, rõ ràng từng bước.
Hãy để Luật PVL Group đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình chuyển đổi số an toàn và đúng pháp lý, đặc biệt khi sử dụng các phần mềm quản lý đặt lịch, chăm sóc khách hàng chuyên sâu.
👉 Xem thêm các bài viết liên quan tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
