Giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo, roadshow, activation là thủ tục pháp lý bắt buộc để triển khai chiến dịch quảng bá tại nơi công cộng. Tìm hiểu quy trình, hồ sơ chi tiết tại đây cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo, roadshow, activation
Trong lĩnh vực marketing hiện đại, các hình thức quảng cáo như tổ chức sự kiện, roadshow, activation, flashmob, street show… đang trở thành công cụ truyền thông mạnh mẽ để tăng độ nhận diện thương hiệu và tiếp cận trực tiếp người tiêu dùng. Tuy nhiên, do các hoạt động này thường diễn ra ở nơi công cộng, có sự tập trung đông người, sử dụng thiết bị âm thanh ánh sáng lớn, phương tiện lưu động… nên phải thực hiện đúng thủ tục pháp lý để đảm bảo không ảnh hưởng đến trật tự xã hội, an toàn giao thông và mỹ quan đô thị.
Theo quy định pháp luật hiện hành, để tổ chức các hoạt động quảng cáo như roadshow, activation hoặc sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp phải xin giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo từ cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là Sở Văn hóa và Thể thao, UBND quận/huyện, Công an giao thông, tùy theo tính chất, quy mô và phạm vi thực hiện.
Việc không xin phép hoặc tổ chức sai quy định có thể bị xử phạt hành chính, buộc dừng hoạt động, thu giữ phương tiện, thiết bị quảng cáo. Vì vậy, việc thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý là điều kiện bắt buộc và tiên quyết để doanh nghiệp triển khai chiến dịch quảng cáo ngoài trời một cách an toàn, hiệu quả và hợp pháp.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo, roadshow, activation
Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện và địa điểm thực hiện, quy trình xin giấy phép tổ chức quảng cáo có thể thay đổi, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định loại hình sự kiện cần xin phép
Doanh nghiệp cần xác định rõ hình thức sự kiện dự kiến tổ chức thuộc loại nào:
Roadshow: biểu diễn lưu động trên xe máy, ô tô, diễu hành ngoài đường
Activation: tương tác với khách hàng tại trung tâm thương mại, công viên, quảng trường…
Street event: tổ chức game show, phát quà, biểu diễn đường phố
Triển lãm quảng bá sản phẩm tại khu vực công cộng
Sự kiện kết hợp trình diễn nghệ thuật tại nơi công cộng
Bước 2: Chuẩn bị nội dung, kịch bản và phương án tổ chức
Doanh nghiệp cần có kế hoạch tổ chức chi tiết bao gồm:
Kịch bản sự kiện (nội dung, thời gian, vị trí, nhân sự)
Thiết kế sân khấu, biển hiệu, banner, xe lưu động
Thiết bị âm thanh ánh sáng dự kiến sử dụng
Danh sách phương tiện tham gia (đối với roadshow)
Phương án đảm bảo an toàn giao thông, PCCC, an ninh trật tự
Bước 3: Soạn hồ sơ và nộp tại cơ quan có thẩm quyền
Tùy theo địa điểm và phạm vi tổ chức sự kiện, hồ sơ xin phép sẽ được nộp tại:
Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh/thành phố (nếu tổ chức sự kiện quy mô lớn, liên quận, có yếu tố biểu diễn nghệ thuật)
UBND quận/huyện nơi diễn ra sự kiện (nếu sự kiện chỉ diễn ra trong phạm vi một quận)
Phòng CSGT – Công an thành phố/quận (đối với roadshow sử dụng phương tiện lưu động)
Bước 4: Xác minh, thẩm định và cấp phép
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành thẩm định kế hoạch tổ chức, kiểm tra tính hợp pháp của nội dung, phương tiện, phương án đảm bảo an toàn, từ đó ra văn bản chấp thuận tổ chức sự kiện quảng cáo.
Bước 5: Tổ chức sự kiện theo kế hoạch được duyệt
Doanh nghiệp chỉ được thực hiện sự kiện đúng thời gian, địa điểm, quy mô đã được phê duyệt trong giấy phép.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo, roadshow, activation
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo bao gồm:
Đơn đề nghị xin phép tổ chức sự kiện quảng cáo (theo mẫu của Sở Văn hóa – Thể thao)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện hoặc nhà tài trợ
Hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện (nếu thuê ngoài)
Kịch bản chi tiết chương trình sự kiện
Thiết kế mặt bằng, sơ đồ tổ chức sự kiện (sân khấu, khu vực trưng bày, di chuyển)
Giấy chấp thuận của địa phương nơi tổ chức sự kiện (nếu diễn ra tại công viên, quảng trường, đường phố…)
Cam kết đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường và phòng cháy chữa cháy
Danh sách và thông tin các phương tiện tham gia (đối với roadshow)
Văn bản đồng ý sử dụng bản quyền nội dung (âm nhạc, hình ảnh, biểu tượng) nếu có
Tùy thuộc vào địa phương, có thể yêu cầu thêm xác nhận của công an phường/xã, giấy chứng nhận đăng ký tạm trú của người tổ chức, hoặc xác nhận từ ban quản lý địa điểm tổ chức.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo ngoài trời
- Lưu ý về thời gian nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước ngày tổ chức ít nhất 7 – 10 ngày làm việc để cơ quan chức năng có thời gian thẩm định và cấp phép. Trường hợp tổ chức sự kiện quy mô lớn, có yếu tố nghệ thuật, cần nộp sớm hơn. - Lưu ý về yếu tố an toàn giao thông:
Đối với roadshow sử dụng phương tiện lưu động, doanh nghiệp cần xin phép CSGT về tuyến đường, thời gian di chuyển, đảm bảo không ảnh hưởng giao thông, không sử dụng xe độ chế, loa công suất lớn gây tiếng ồn vượt ngưỡng cho phép. - Lưu ý về âm thanh, ánh sáng:
Thiết bị âm thanh, ánh sáng cần được kê khai trong hồ sơ. Âm thanh chỉ được sử dụng ở mức vừa phải (không quá 70 dBA tại khu dân cư) và phải kết thúc đúng giờ theo quy định địa phương. - Lưu ý về bản quyền:
Nếu sử dụng nhạc nền, logo thương hiệu, hình ảnh nhân vật nổi tiếng, doanh nghiệp bắt buộc phải có văn bản chứng minh quyền sử dụng hợp pháp để tránh bị kiện vi phạm bản quyền. - Lưu ý về kiểm tra và hậu kiểm:
Trong thời gian diễn ra sự kiện, cơ quan chức năng có thể tiến hành kiểm tra đột xuất. Nếu phát hiện vi phạm (sai nội dung, không xin phép, gây mất trật tự…), doanh nghiệp có thể bị buộc dừng sự kiện, xử phạt lên đến 50 triệu đồng, thu giữ thiết bị hoặc cấm tổ chức sự kiện trong thời gian tiếp theo.
5. Công ty Luật PVL Group – Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo chuyên nghiệp, nhanh chóng
Là đơn vị chuyên hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực truyền thông và quảng cáo, Công ty Luật PVL Group tự hào cung cấp dịch vụ tư vấn và xin giấy phép tổ chức sự kiện quảng cáo, roadshow, activation nhanh chóng – chính xác – đúng pháp luật.
Chúng tôi hỗ trợ:
Tư vấn pháp lý đầy đủ về quy định tổ chức sự kiện quảng cáo ngoài trời
Soạn thảo hồ sơ xin phép sự kiện đúng chuẩn quy định địa phương
Làm việc trực tiếp với Sở Văn hóa – Thể thao, UBND, CSGT
Giải trình, xử lý khiếu nại và xử phạt vi phạm nếu có
Tư vấn chiến lược tổ chức sự kiện hợp pháp, an toàn, hiệu quả
Đến với PVL Group, doanh nghiệp sẽ được đồng hành từ khâu chuẩn bị ý tưởng đến hoàn tất giấy phép tổ chức sự kiện, cam kết đúng thời hạn, tối ưu chi phí và đảm bảo không rủi ro pháp lý.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá trọn gói.
👉 Xem thêm các bài viết liên quan tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
