Giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling tại nơi công cộng là điều kiện bắt buộc trước khi triển khai sự kiện quảng bá sản phẩm. Tìm hiểu thủ tục và hồ sơ đầy đủ tại đây cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling tại nơi công cộng
Giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling tại nơi công cộng là loại giấy phép hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp để cho phép doanh nghiệp tổ chức các hoạt động quảng bá sản phẩm, dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng tại các khu vực công cộng như: công viên, quảng trường, tuyến phố, khu dân cư, trung tâm thương mại ngoài trời…
Đây là những hình thức marketing trực tiếp ngoài trời (BTL – Below The Line), bao gồm các hoạt động như phát mẫu thử, tổ chức trò chơi tương tác, biểu diễn lưu động, xe diễu hành… nhằm tạo ấn tượng thương hiệu, thu hút sự chú ý và gia tăng trải nghiệm thực tế cho người tiêu dùng.
Tuy nhiên, vì các hoạt động này diễn ra ở nơi công cộng, ảnh hưởng đến trật tự đô thị, an toàn giao thông và vệ sinh môi trường, nên theo quy định pháp luật, doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép tổ chức trước khi triển khai.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động này bao gồm:
Luật Quảng cáo 2012,
Nghị định 181/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quảng cáo,
Luật Giao thông đường bộ 2008,
Các quy định của UBND địa phương nơi thực hiện chương trình.
Hiện nay, không ít doanh nghiệp khi thực hiện roadshow, activation hoặc sampling đã bị xử phạt do tổ chức “chui”, không xin phép hoặc không nắm rõ quy trình xin giấy phép. Để giải quyết triệt để vấn đề này, Luật PVL Group cung cấp dịch vụ xin giấy phép nhanh chóng, đúng quy định, hỗ trợ trọn gói từ khâu tư vấn đến khi hoàn tất thủ tục và tổ chức sự kiện thành công.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling tại nơi công cộng
Làm sao để xin giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling tại nơi công cộng đúng luật và kịp tiến độ chương trình? Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ trình tự dưới đây:
Bước 1: Lập kế hoạch chi tiết chương trình
Đây là bước quan trọng đầu tiên. Kế hoạch cần ghi rõ:
Thời gian, địa điểm tổ chức.
Hình thức chương trình (diễu hành xe, phát sản phẩm dùng thử, dựng booth tương tác, biểu diễn nghệ thuật…).
Mục đích tổ chức.
Dự kiến số lượng nhân sự tham gia, phương tiện, thiết bị, âm thanh, ánh sáng…
Cam kết đảm bảo an toàn giao thông, vệ sinh môi trường, trật tự công cộng.
Bước 2: Xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Tùy địa phương tổ chức, hồ sơ sẽ được nộp đến:
Phòng Văn hóa Thông tin cấp quận/huyện nếu hoạt động diễn ra trong phạm vi một quận/huyện.
Sở Văn hóa và Thể thao tỉnh/thành phố nếu hoạt động tổ chức trên nhiều quận, địa bàn hoặc có quy mô lớn.
Sở Giao thông Vận tải, Phòng Cảnh sát Giao thông, nếu có sử dụng phương tiện lưu động như xe cổ động, xe tải roadshow.
Công an phường, UBND cấp xã/phường để xin xác nhận địa điểm, đảm bảo an ninh.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp phép
Doanh nghiệp cần nộp đầy đủ hồ sơ xin phép trước ít nhất 10 – 15 ngày làm việc trước ngày tổ chức sự kiện.
Bước 4: Cơ quan chức năng tiếp nhận và xử lý
Trong vòng 5 – 7 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận sẽ thẩm định hồ sơ. Nếu đầy đủ, hợp lệ sẽ cấp văn bản chấp thuận. Nếu thiếu hoặc sai sót, sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.
Bước 5: Tổ chức chương trình sau khi được cấp phép
Sau khi nhận được văn bản cho phép, doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện đúng theo kế hoạch đã đăng ký. Nếu thay đổi về thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức – cần thông báo lại và xin điều chỉnh kịp thời.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling
Một bộ hồ sơ xin phép tổ chức chương trình ngoài trời cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
Đơn xin cấp phép tổ chức chương trình ngoài trời (theo mẫu của cơ quan địa phương).
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (bản sao công chứng).
Kế hoạch tổ chức chi tiết, nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung hoạt động, mục tiêu, đơn vị thực hiện.
Sơ đồ bố trí khu vực tổ chức, địa điểm dựng booth (nếu có), tuyến đường roadshow (nếu có).
Danh sách phương tiện và thiết bị sử dụng, gồm biển số xe, loại xe, âm thanh, ánh sáng, băng rôn, pano…
Cam kết đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy.
Văn bản chấp thuận của UBND hoặc chủ quản địa điểm tổ chức (trung tâm thương mại, khu dân cư, công viên…).
Chứng minh nhân dân/CCCD của người đại diện thực hiện chương trình.
Hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận với các đơn vị phối hợp (nếu có) như đơn vị vận tải, công ty truyền thông.
Trong một số trường hợp đặc biệt như có biểu diễn nghệ thuật, ca nhạc ngoài trời hoặc sự kiện thu hút đông người, doanh nghiệp còn cần có:
Giấy phép biểu diễn nghệ thuật
Phương án phân luồng giao thông nếu hoạt động tổ chức trên đường phố
Giấy phép quảng cáo nếu đặt banner, standee ngoài trời
Với kinh nghiệm thực hiện hàng trăm bộ hồ sơ tương tự, Luật PVL Group sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng quy chuẩn, hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối.
4. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức roadshow, activation, sampling
Để đảm bảo chương trình tổ chức tại nơi công cộng diễn ra an toàn, đúng pháp luật và mang lại hiệu quả truyền thông tốt, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
- Lưu ý 1: Không tổ chức khi chưa có giấy phép
Việc tổ chức roadshow, activation khi chưa được cấp phép có thể bị xử phạt từ 10 – 30 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm, kèm theo tịch thu phương tiện hoặc đình chỉ hoạt động. - Lưu ý 2: Thời gian xin phép phải hợp lý
Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ trước ít nhất 10 – 15 ngày làm việc, tránh tình trạng sát ngày mới nộp sẽ dễ bị chậm tiến độ hoặc từ chối vì lý do không đủ thời gian thẩm định. - Lưu ý 3: Tuân thủ nghiêm quy định về trật tự, giao thông, môi trường
Các chương trình tổ chức ngoài trời phải đảm bảo không gây ùn tắc giao thông, không phát âm thanh vượt ngưỡng, không xả rác nơi công cộng. Nếu không, ngoài bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp có thể bị cấm tổ chức trong lần tiếp theo. - Lưu ý 4: Có phương án ứng phó sự cố
Cần chuẩn bị đầy đủ các biện pháp phòng chống rủi ro như: cháy nổ, mất điện, mưa lớn, sự cố kỹ thuật… để không làm ảnh hưởng đến chương trình và người tham gia. - Lưu ý 5: Nội dung quảng bá phải đúng pháp luật
Tránh sử dụng hình ảnh, âm thanh, nội dung phản cảm, vi phạm thuần phong mỹ tục, gây ảnh hưởng đến cộng đồng. Các hình ảnh trưng bày cũng cần phù hợp với quy định của Luật Quảng cáo.
Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn khung giờ tổ chức phù hợp, tránh giờ cao điểm giao thông hoặc thời tiết xấu để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí vận hành.
5. Luật PVL Group – Đơn vị tư vấn và thực hiện giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling chuyên nghiệp
Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý nhiều năm kinh nghiệm, Luật PVL Group tự hào là đối tác tin cậy của nhiều thương hiệu lớn khi triển khai các chương trình quảng bá ngoài trời trên toàn quốc.
Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục xin giấy phép tổ chức roadshow, activation, sampling với các ưu điểm nổi bật:
Tư vấn toàn diện về quy định pháp lý, hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện.
Soạn thảo hồ sơ đúng chuẩn, đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu.
Thay mặt doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước, từ nộp hồ sơ đến nhận kết quả.
Xử lý hồ sơ nhanh chóng, hỗ trợ cấp tốc cho chương trình cần tổ chức gấp.
Chi phí hợp lý, minh bạch, không phát sinh.
Nếu bạn đang lên kế hoạch tổ chức chương trình marketing ngoài trời, đừng để các thủ tục pháp lý làm cản trở tiến độ. Hãy để Luật PVL Group giúp bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, hợp pháp và hiệu quả.
Xem thêm các bài viết liên quan trong chuyên mục Doanh nghiệp tại đây:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
