Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại là gì? Thủ tục xin giấy phép nhanh, đúng luật, hỗ trợ trọn gói bởi Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại
Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức, doanh nghiệp trong hoặc ngoài nước có nhu cầu tổ chức các hoạt động giao lưu, chia sẻ, giới thiệu thông tin về sản phẩm, dịch vụ, công nghệ hoặc cơ hội đầu tư tại Việt Nam. Đây là một hình thức xúc tiến thương mại phổ biến và hiệu quả, được pháp luật cho phép nhưng có quy định rõ ràng về điều kiện, trình tự, thủ tục và hồ sơ để đảm bảo tính minh bạch, đúng pháp lý và bảo vệ lợi ích các bên tham gia.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển thị trường toàn cầu, các hoạt động hội nghị, hội thảo, tọa đàm có yếu tố thương mại ngày càng gia tăng cả về quy mô và mức độ chuyên sâu. Các sự kiện này thường có sự tham gia của doanh nghiệp, chuyên gia, nhà đầu tư, khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy, để tổ chức các chương trình thương mại như vậy một cách hợp pháp, chuyên nghiệp và tránh các rủi ro pháp lý, tổ chức đứng ra tổ chức cần thực hiện thủ tục xin giấy phép theo quy định pháp luật hiện hành.
Công ty Luật PVL Group với đội ngũ luật sư và chuyên viên am hiểu pháp luật thương mại và hành chính, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại, đảm bảo thủ tục nhanh chóng, đúng quy định, chi phí hợp lý.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại
Theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP ngày 22/5/2018 về xúc tiến thương mại, các tổ chức có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại có yếu tố nước ngoài cần thực hiện đúng trình tự thủ tục như sau:
Trước tiên, đơn vị tổ chức cần xây dựng kế hoạch sự kiện cụ thể, xác định rõ nội dung, mục đích, quy mô, thành phần tham dự, địa điểm tổ chức và thời gian diễn ra. Đây là cơ sở để lập đề án và soạn thảo các tài liệu pháp lý cần thiết.
Tiếp theo, tổ chức gửi hồ sơ đề nghị cấp phép đến Cục Xúc tiến thương mại – Bộ Công Thương nếu sự kiện có yếu tố nước ngoài hoặc nội dung thương mại ảnh hưởng đến nhiều tỉnh, thành. Nếu hội nghị mang tính chất địa phương và không có yếu tố nước ngoài, có thể xin phép tại Sở Công Thương nơi tổ chức.
Hồ sơ phải được gửi ít nhất 20 ngày trước ngày khai mạc sự kiện. Nếu nộp muộn, cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối tiếp nhận.
Sau khi tiếp nhận, cơ quan quản lý sẽ thẩm định hồ sơ. Trong trường hợp cần thiết, có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa nội dung đề án. Nếu hồ sơ hợp lệ và đáp ứng các điều kiện theo quy định, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy phép trong vòng 7–10 ngày làm việc.
Khi đã được cấp phép, đơn vị tổ chức phải thực hiện đúng nội dung đã đăng ký, đặc biệt về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung chương trình. Trường hợp có thay đổi, cần làm thủ tục điều chỉnh kịp thời.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại
Để được cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
Trước hết là văn bản đề nghị cấp phép, trong đó trình bày rõ thông tin về sự kiện: tên sự kiện, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, tổ chức chủ trì, tổ chức phối hợp (nếu có), mục tiêu và nội dung chính của sự kiện.
Kèm theo đó là đề án tổ chức chi tiết, thể hiện rõ các yếu tố như kế hoạch truyền thông, sơ đồ tổ chức sự kiện, phương án đảm bảo an ninh, y tế, phòng cháy chữa cháy, kiểm soát chất lượng, quản lý tài liệu và nội dung phát biểu của khách mời.
Nếu tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài, cần bổ sung thư mời đối tác quốc tế, danh sách khách mời nước ngoài, hộ chiếu bản sao có công chứng (nếu đã xác định), thông tin hàng hóa mẫu (nếu có trình diễn sản phẩm tại sự kiện).
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép thành lập tổ chức cũng là một thành phần bắt buộc trong hồ sơ, nhằm xác minh tư cách pháp lý của đơn vị xin phép.
Nếu địa điểm tổ chức không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, cần có hợp đồng thuê địa điểm hoặc văn bản cho phép sử dụng mặt bằng.
Trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện thủ tục xin cấp phép (ví dụ như PVL Group), cần có văn bản ủy quyền hợp lệ, có xác nhận chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.
Tất cả các tài liệu bằng tiếng nước ngoài cần được dịch công chứng sang tiếng Việt, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
4. Điều kiện cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại
Không phải mọi sự kiện hội thảo thương mại đều được cấp phép. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, các đơn vị tổ chức cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Thứ nhất, nội dung của sự kiện phải phù hợp với định hướng phát triển kinh tế – thương mại của Nhà nước, không chứa đựng yếu tố chính trị, quốc phòng, tôn giáo, phân biệt chủng tộc hoặc các vấn đề nhạy cảm liên quan đến an ninh quốc gia và thuần phong mỹ tục Việt Nam.
Thứ hai, đơn vị xin phép phải là tổ chức có tư cách pháp nhân hợp pháp tại Việt Nam, có chức năng tổ chức sự kiện hoặc xúc tiến thương mại. Đối với tổ chức nước ngoài, phải có sự phối hợp với đơn vị đối tác trong nước có đủ điều kiện.
Thứ ba, đề án tổ chức phải cụ thể, chi tiết, chứng minh được năng lực tổ chức và các biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, xử lý sự cố y tế. Nếu sự kiện tổ chức tại các địa phương nhạy cảm về an ninh hoặc có quy mô lớn, cơ quan chức năng có thể yêu cầu ý kiến từ các cơ quan liên ngành khác.
Thứ tư, nếu trong sự kiện có nội dung quảng bá hàng hóa, giới thiệu sản phẩm, trình diễn công nghệ hoặc mời gọi đầu tư, đơn vị tổ chức phải cam kết không vi phạm pháp luật về cạnh tranh, sở hữu trí tuệ, vệ sinh an toàn thực phẩm, xuất nhập khẩu và tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm.
Ngoài ra, cơ quan cấp phép có quyền từ chối cấp giấy phép nếu phát hiện đơn vị đã từng bị xử phạt hành chính hoặc vi phạm pháp luật trong các hoạt động thương mại trước đó.
5. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại
Để đảm bảo quá trình xin giấy phép diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng như sau:
Nộp hồ sơ đúng thời hạn là yêu cầu bắt buộc. Hồ sơ phải được nộp tối thiểu 20 ngày trước thời điểm diễn ra sự kiện. Nếu nộp muộn, sẽ không đủ thời gian để thẩm định và xử lý, ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức.
Nội dung chương trình phải đảm bảo minh bạch, không vi phạm quy định cấm. Nếu có yếu tố nước ngoài, cần xác định rõ người phát biểu, nội dung phát biểu và tài liệu đi kèm để tránh rủi ro về chính trị và pháp lý.
Nếu có mời đối tác nước ngoài tham gia, cần chuẩn bị các thủ tục liên quan như visa, thông tin hộ chiếu, lịch trình lưu trú, an ninh và tiếp đón.
Trong quá trình tổ chức, nếu có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến địa điểm, thời gian hoặc nội dung, cần thông báo ngay cho cơ quan cấp phép để được hướng dẫn điều chỉnh phù hợp.
Cuối cùng, nên lựa chọn đơn vị tư vấn pháp lý uy tín như Luật PVL Group để hỗ trợ soạn hồ sơ, tư vấn chiến lược tổ chức, thay mặt nộp hồ sơ và xử lý phát sinh. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
Công ty Luật PVL Group là đơn vị tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực xúc tiến thương mại, thủ tục hành chính và tổ chức sự kiện thương mại có yếu tố nước ngoài. Với nhiều năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên viên pháp lý dày dạn, chúng tôi tự tin mang đến giải pháp trọn gói – từ tư vấn pháp lý ban đầu, xây dựng hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ đến việc nhận kết quả và hỗ trợ triển khai sự kiện.
Liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm thương mại một cách nhanh chóng, đúng pháp luật và chuyên nghiệp.
Đọc thêm các bài viết pháp lý khác tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
