Giấy chứng nhận phân tích (COA) cho mực in, giấy in. Thủ tục xin COA như thế nào và cần lưu ý những gì?
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận phân tích (COA) cho mực in, giấy in
COA – Certificate of Analysis (Giấy chứng nhận phân tích) là tài liệu kỹ thuật chứng minh một sản phẩm cụ thể đã được kiểm nghiệm và đạt yêu cầu chất lượng theo các chỉ tiêu đã đăng ký hoặc tiêu chuẩn quốc tế.
Trong ngành in ấn, COA cho mực in, giấy in là tài liệu quan trọng nhằm:
Chứng minh thành phần và độ an toàn của mực in, giấy in khi sử dụng trên bao bì thực phẩm, nhãn sản phẩm, sách giáo khoa, tài liệu cho trẻ em;
Đáp ứng yêu cầu về kiểm soát hóa chất, tiêu chuẩn môi trường và an toàn trong thương mại, đặc biệt khi xuất khẩu sang EU, Mỹ, Nhật, Hàn Quốc;
Là tiêu chí bắt buộc trong các hồ sơ công bố hợp quy, đăng ký lưu hành sản phẩm, hoặc tham gia đấu thầu sản xuất in ấn.
COA có thể do:
Nhà sản xuất cung cấp (thường kèm theo lô hàng);
Phòng thí nghiệm được công nhận trong nước hoặc quốc tế cấp sau khi phân tích mẫu.
Tùy loại sản phẩm và thị trường, COA của mực in, giấy in có thể áp dụng các tiêu chuẩn như:
TCVN (Tiêu chuẩn Việt Nam);
ASTM, ISO, DIN (quốc tế);
RoHS, EN71, REACH (đối với sản phẩm in xuất khẩu).
2. Trình tự thủ tục xin giấy chứng nhận phân tích (COA) cho mực in, giấy in
Bước 1: Xác định tiêu chuẩn áp dụng và mục đích sử dụng COA
Trước khi gửi mẫu phân tích, doanh nghiệp cần xác định rõ:
Mục đích sử dụng COA: công bố chất lượng, hồ sơ hải quan, đấu thầu, kiểm soát chất lượng nội bộ hay xuất khẩu;
Tiêu chuẩn cần áp dụng:
Mực in: TCVN 7669, ASTM D5067, EN71-3 (đồ chơi), RoHS (điện tử), ISO 2846;
Giấy in: TCVN 6725, ISO 2471, ISO 536, ISO 11475 (độ trắng), FSC nếu cần chứng nhận nguồn gốc;
Loại mẫu cụ thể cần phân tích: màu mực, loại giấy, định lượng, bề mặt, độ thấm, khả năng in…
Việc xác định chính xác giúp chọn đúng phòng thí nghiệm và tiêu chí kiểm nghiệm cần thiết.
Bước 2: Chuẩn bị mẫu gửi kiểm nghiệm
Chuẩn bị tối thiểu 03 mẫu đại diện cho từng loại mực/giấy cần phân tích;
Đóng gói mẫu đúng quy cách, có dán nhãn đầy đủ:
Tên mẫu, ngày lấy mẫu, tên nhà sản xuất, số lô (nếu có);
Gửi mẫu đến phòng thử nghiệm được công nhận, ví dụ:
Quatest 1, 2, 3;
SGS, Intertek, Bureau Veritas;
Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (được chỉ định theo ISO/IEC 17025).
Bước 3: Tiến hành kiểm nghiệm và cấp COA
Sau khi nhận mẫu, phòng thử nghiệm sẽ:
Phân tích theo tiêu chuẩn đã đăng ký (ví dụ: đo độ bám dính, độ khô, pH, độ thấm mực, VOC…);
Ghi nhận kết quả kiểm tra;
Cấp giấy chứng nhận COA có đầy đủ:
Tên sản phẩm;
Số lô/mẫu;
Các chỉ tiêu phân tích;
Kết quả;
Tên tiêu chuẩn áp dụng;
Chữ ký chuyên viên kỹ thuật và dấu phòng thử nghiệm.
Thời gian thực hiện trung bình từ 7 – 10 ngày làm việc tùy loại mẫu và số lượng.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận phân tích COA
Một bộ hồ sơ xin phân tích mẫu để cấp COA cho mực in hoặc giấy in cần bao gồm:
Phiếu đăng ký phân tích mẫu (theo mẫu phòng thử nghiệm);
Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, mã số thuế, người liên hệ;
Bảng mô tả chi tiết mẫu gửi (loại mực, loại giấy, nguồn gốc…);
Tiêu chuẩn đề nghị phân tích (TCVN, ISO, ASTM…);
Hợp đồng dịch vụ hoặc giấy đề nghị phân tích (nếu có);
Mẫu sản phẩm kèm theo (ít nhất 3 mẫu/mặt hàng).
Ngoài ra, nếu COA phục vụ cho mục đích nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đấu thầu, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp thêm:
Hợp đồng mua bán/hóa đơn lô hàng;
Bản công bố chất lượng nội bộ (nếu là hàng Việt Nam sản xuất);
Giấy chứng nhận nguồn gốc (FSC, RoHS, Reach…) nếu cần phối hợp nhiều chứng từ.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin COA cho mực in, giấy in
COA không phải là chứng nhận bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng ngày càng phổ biến
Pháp luật hiện nay không quy định bắt buộc COA cho mực hoặc giấy in thông thường. Tuy nhiên, các trường hợp bắt buộc bao gồm:
Mực in trên bao bì thực phẩm, dược phẩm, đồ chơi trẻ em;
Giấy in dùng trong xuất bản phẩm giáo dục, tài liệu cho trẻ em;
Sản phẩm in hoặc giấy in xuất khẩu sang các thị trường yêu cầu khắt khe về an toàn (EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản…);
Tham gia dự án in ấn của nhà nước, tổ chức quốc tế hoặc trường học.
COA không có giá trị thay thế cho các giấy phép hợp quy, chứng nhận sản phẩm – nhưng là bằng chứng kỹ thuật không thể thiếu để chứng minh chất lượng.
Nên chọn phòng thử nghiệm được công nhận để COA có giá trị quốc tế
Doanh nghiệp nên ưu tiên các tổ chức:
Có chứng nhận ISO/IEC 17025;
Được Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương hoặc Bộ TT&TT chỉ định;
Có khả năng phân tích đúng tiêu chuẩn cần thiết.
Các đơn vị như SGS, Bureau Veritas, Quatest… đều được chấp nhận ở cả thị trường trong và ngoài nước.
Mỗi COA chỉ áp dụng cho một mẫu/lô sản phẩm nhất định
Không thể sử dụng COA của một lô hàng cho các lô sản xuất sau, trừ khi:
Mẫu thuộc lô sản xuất liên tục có hồ sơ truy xuất đầy đủ;
Có cam kết đồng nhất quy trình, nguyên liệu và điều kiện sản xuất.
Vì vậy, COA cần cập nhật định kỳ hoặc theo từng lô nhập khẩu/xuất xưởng.
COA không phải là CO/CQ
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn COA với:
CO – Certificate of Origin: chứng nhận xuất xứ;
CQ – Certificate of Quality: chứng nhận chất lượng chung do nhà sản xuất cung cấp.
Trong khi đó, COA là chứng nhận kỹ thuật về kết quả kiểm nghiệm theo từng chỉ tiêu cụ thể, và có thể độc lập với CO/CQ.
5. Luật PVL Group – Hỗ trợ xin giấy chứng nhận COA chuyên nghiệp cho ngành in ấn
Luật PVL Group là đơn vị tư vấn pháp lý doanh nghiệp chuyên sâu, cung cấp dịch vụ trọn gói từ xin phép nhập khẩu – công bố chất lượng – chứng nhận hợp quy – đến kiểm định, phân tích sản phẩm phục vụ sản xuất và xuất khẩu ngành in.
Chúng tôi hỗ trợ:
Tư vấn tiêu chuẩn phù hợp để xin COA theo từng loại mực, giấy và mục đích sử dụng;
Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ xin phân tích mẫu;
Kết nối với phòng thử nghiệm uy tín trong và ngoài nước;
Theo dõi và đại diện nhận kết quả, hỗ trợ làm COA đa ngôn ngữ (Anh – Việt);
Kết hợp COA với hồ sơ công bố hợp quy, giấy phép môi trường hoặc chứng nhận FSC nếu cần.
Liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ xin COA cho mực in, giấy in nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm chi phí.
📌 Tham khảo thêm các thủ tục pháp lý doanh nghiệp tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
